PAGE房產(chǎn)中介公司檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)房產(chǎn)中介公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司經(jīng)營(yíng)管理、業(yè)務(wù)拓展及歷史研究等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)全體員工在工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性與完整性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的真實(shí)情況，內(nèi)容完整無(wú)缺漏。3.保密性原則：對(duì)涉及公司商業(yè)機(jī)密、客戶隱私等重要檔案，嚴(yán)格保密，防止信息泄露。4.便捷利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)分工（一）綜合管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中收集、整理、保管公司各類檔案，進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等工作。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。5.監(jiān)督、指導(dǎo)各部門的檔案管理工作，開(kāi)展檔案管理培訓(xùn)和宣傳。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門工作中形成檔案的收集、整理和初步分類，并定期移交綜合管理部門。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案的及時(shí)歸檔和妥善保管。3.配合綜合管理部門做好檔案的查閱、借閱等利用工作。三、檔案分類及歸檔范圍（一）行政管理檔案1.公司文件：包括公司章程、董事會(huì)決議、股東會(huì)決議、公司發(fā)展規(guī)劃、年度工作計(jì)劃與總結(jié)等。2.行政公文：上級(jí)部門下發(fā)的各類文件、公司對(duì)外發(fā)布的各類通知、通報(bào)、報(bào)告等。3.會(huì)議紀(jì)要：公司各類會(huì)議形成的紀(jì)要，包括周會(huì)、月會(huì)、季度會(huì)、年度總結(jié)會(huì)等。4.人事檔案：?jiǎn)T工入職登記表、勞動(dòng)合同、薪資福利記錄、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核檔案、獎(jiǎng)懲記錄等。5.印章管理檔案：印章使用申請(qǐng)表、印章保管記錄、印章變更記錄等。6.證照檔案：公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書(shū)、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證等各類證照的原件及復(fù)印件。（二）業(yè)務(wù)管理檔案1.房源檔案：包括房源信息登記表、房屋產(chǎn)權(quán)證明、房屋照片、房屋實(shí)地勘察記錄、房源委托代理合同等。2.客源檔案：客戶信息登記表、客戶需求記錄、客戶跟進(jìn)記錄、客戶成交記錄等。3.交易合同檔案：房屋買賣合同、租賃合同、居間服務(wù)合同等各類交易合同及其相關(guān)補(bǔ)充協(xié)議。4.業(yè)務(wù)流程記錄：業(yè)務(wù)接待記錄、帶看記錄、洽談?dòng)涗洝⒑灱s記錄、過(guò)戶手續(xù)辦理記錄等。5.市場(chǎng)調(diào)研檔案：房地產(chǎn)市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、區(qū)域市場(chǎng)分析報(bào)告、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手分析報(bào)告等。（三）財(cái)務(wù)管理檔案1.會(huì)計(jì)憑證：各類原始憑證、記賬憑證。2.會(huì)計(jì)賬簿：總賬、明細(xì)賬、日記賬等。3.財(cái)務(wù)報(bào)表：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)表，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表等。4.稅務(wù)資料：納稅申報(bào)表、稅務(wù)發(fā)票存根聯(lián)、稅務(wù)審計(jì)報(bào)告等。5.財(cái)務(wù)預(yù)算與決算檔案：年度財(cái)務(wù)預(yù)算報(bào)告、財(cái)務(wù)決算報(bào)告及相關(guān)分析資料。（四）客戶服務(wù)檔案1.客戶投訴與建議檔案：客戶投訴記錄、處理結(jié)果、客戶建議及反饋等。2.售后服務(wù)檔案：房屋交接記錄、維修記錄、回訪記錄等。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)在工作完成后及時(shí)將形成的檔案材料收集齊全，不得遺漏。2.檔案材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其存儲(chǔ)格式的通用性和可讀性，并定期進(jìn)行備份。（二）整理方法1.分類：按照檔案分類方案，將收集到的檔案進(jìn)行分類。2.編號(hào)：為每一類檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于識(shí)別和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源、保管期限等信息，以便快速查找和檢索。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理裝訂，保持整齊美觀，便于保存和查閱。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.綜合管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案：按照檔案類別和編號(hào)順序排列上架存放，便于查找和管理。2.電子檔案：存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并建立電子檔案索引目錄，方便查詢。3.對(duì)于重要的紙質(zhì)檔案和電子檔案，應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)在不同的物理位置，以防數(shù)據(jù)丟失。（三）保管期限1.永久保管：涉及公司重大權(quán)益、核心業(yè)務(wù)、歷史沿革等具有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存價(jià)值的檔案，如公司章程、董事會(huì)決議、重要合同等。2.定期保管：30年保管：如公司年度工作計(jì)劃與總結(jié)、財(cái)務(wù)報(bào)表等重要文件。10年保管：一般性的業(yè)務(wù)文件、客戶資料等。5年保管：時(shí)效性較強(qiáng)、使用頻率較低的文件，如短期的市場(chǎng)調(diào)研資料等。（四）檔案清查1.綜合管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少一次，確保檔案的完整和安全。2.清查內(nèi)容包括檔案數(shù)量、保管狀況、存儲(chǔ)位置等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)記錄并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。3.清查結(jié)束后，應(yīng)編制檔案清查報(bào)告，對(duì)清查情況進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)建議。六、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案，可直接向綜合管理部門提出申請(qǐng)，填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱及編號(hào)等信息。2.涉及公司機(jī)密的檔案，查閱人應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位或個(gè)人查閱公司檔案，需持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，并經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。（二）查閱流程1.查閱申請(qǐng)人提交《檔案查閱申請(qǐng)表》，按權(quán)限審批。2.綜合管理部門根據(jù)審批結(jié)果，安排專人陪同查閱，并提供必要的協(xié)助。3.查閱人應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換等。4.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)歸還檔案，由檔案管理人員進(jìn)行核對(duì)和簽收。（三）借閱權(quán)限1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限、用途等信息，按權(quán)限審批。2.重要檔案的借閱需經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。3.檔案借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱流程1.借閱申請(qǐng)人提交《檔案借閱申請(qǐng)表》，按權(quán)限審批。2.綜合管理部門根據(jù)審批結(jié)果，辦理檔案借閱手續(xù)，填寫(xiě)《檔案借閱登記冊(cè)》，記錄借閱人姓名、部門、檔案名稱及編號(hào)、借閱日期、歸還日期等信息。3.借閱人憑《檔案借閱登記冊(cè)》領(lǐng)取檔案，并在規(guī)定期限內(nèi)歸還。4.檔案管理人員在借閱人歸還檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)向借閱人核實(shí)并報(bào)告。七、檔案保密（一）保密措施1.對(duì)涉及公司商業(yè)機(jī)密、客戶隱私等重要檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、限制訪問(wèn)權(quán)限等措施進(jìn)行保密。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。3.在檔案查閱、借閱過(guò)程中，對(duì)涉及保密內(nèi)容的檔案，應(yīng)要求查閱人、借閱人履行保密義務(wù)。（二）保密教育1.公司應(yīng)定期對(duì)員工進(jìn)行檔案保密教育，提高員工的保密意識(shí)。2.在新員工入職培訓(xùn)中，應(yīng)將檔案保密知識(shí)作為重要內(nèi)容進(jìn)行培訓(xùn)。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反檔案保密制度，擅自泄露檔案內(nèi)容的員工，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分。2.如因員工泄密行為給公司造成損失的，公司將依法追究其法律責(zé)任。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、慎重決定的原則，確保檔案鑒定的準(zhǔn)確性和公正性。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。2.檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，提出存毀意見(jiàn)。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清單》。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員和指定的監(jiān)銷人員共同實(shí)施銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采