PAGE檔案中心人員崗位制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)檔案中心管理，規(guī)范人員崗位設(shè)置與職責(zé)，提高檔案管理工作效率和質(zhì)量，確保檔案的完整、安全與有效利用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織檔案中心全體工作人員。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家檔案管理法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：保證檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)活動(dòng)和業(yè)務(wù)情況。3.保密性原則：對涉及公司/組織機(jī)密的檔案嚴(yán)格保密，防止信息泄露。4.高效性原則：優(yōu)化崗位設(shè)置與工作流程，提高檔案管理工作效率，滿足公司/組織對檔案利用的需求。二、崗位設(shè)置與職責(zé)（一）檔案中心主任1.職責(zé)概述全面負(fù)責(zé)檔案中心的管理工作，制定檔案管理工作計(jì)劃與目標(biāo)，組織實(shí)施檔案管理各項(xiàng)工作任務(wù)，確保檔案中心工作的順利開展。2.具體職責(zé)貫徹執(zhí)行國家檔案管理法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司/組織實(shí)際情況，制定和完善檔案管理制度、流程和規(guī)范，并監(jiān)督執(zhí)行。根據(jù)公司/組織發(fā)展戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)需求，制定檔案中心年度工作計(jì)劃和預(yù)算，報(bào)上級領(lǐng)導(dǎo)審批后組織實(shí)施。負(fù)責(zé)檔案中心人員的崗位設(shè)置、人員調(diào)配、績效考核等工作，合理安排工作任務(wù)，提高團(tuán)隊(duì)整體工作效率。組織檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作，定期檢查檔案管理工作情況，確保檔案的質(zhì)量和安全。加強(qiáng)與公司/組織內(nèi)部各部門的溝通協(xié)調(diào)，了解業(yè)務(wù)需求，提供檔案服務(wù)支持，促進(jìn)檔案信息的有效利用。負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)工作，推動(dòng)檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用與升級，提高檔案管理的信息化水平。組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)交流活動(dòng)，提高檔案中心人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)技能。負(fù)責(zé)檔案中心的安全管理工作，制定安全管理制度和應(yīng)急預(yù)案，確保檔案實(shí)體和信息安全。完成上級領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案管理相關(guān)工作任務(wù)。（二）檔案收集與整理崗1.職責(zé)概述負(fù)責(zé)公司/組織各類檔案的收集、整理工作，確保檔案的齊全、完整和規(guī)范。2.具體職責(zé)制定檔案收集計(jì)劃，明確收集范圍、內(nèi)容和要求，定期向公司/組織內(nèi)部各部門收集各類檔案資料。對收集到的檔案資料進(jìn)行初步審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，對不符合要求的檔案及時(shí)反饋相關(guān)部門進(jìn)行補(bǔ)充或修正。按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案進(jìn)行分類整理，編制檔案目錄，建立檔案索引，方便檔案的查找和利用。負(fù)責(zé)檔案的裝訂、編頁、編目等基礎(chǔ)整理工作，確保檔案的整齊、美觀和便于保管。協(xié)助檔案中心主任開展檔案數(shù)字化工作，對需要數(shù)字化的檔案進(jìn)行掃描、圖像處理等操作。定期對檔案收集與整理工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)措施和建議，不斷提高檔案收集與整理工作質(zhì)量。（三）檔案保管崗1.職責(zé)概述負(fù)責(zé)檔案的安全保管工作，確保檔案實(shí)體和信息的安全。2.具體職責(zé)按照檔案保管要求，負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理工作，包括庫房的清潔、通風(fēng)、防潮、防蟲、防火、防盜等工作。建立檔案庫房管理制度，嚴(yán)格執(zhí)行檔案出入庫登記手續(xù)，對檔案的出入庫時(shí)間、數(shù)量、去向等進(jìn)行詳細(xì)記錄，確保檔案的安全流轉(zhuǎn)。定期對檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，核對檔案數(shù)量、種類和保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。負(fù)責(zé)檔案存儲(chǔ)設(shè)備的維護(hù)和管理，定期檢查存儲(chǔ)設(shè)備的運(yùn)行情況，確保檔案數(shù)據(jù)的安全存儲(chǔ)。對破損、褪色等檔案進(jìn)行修復(fù)和保護(hù)，延長檔案的使用壽命。協(xié)助檔案利用崗做好檔案的查閱、借閱等服務(wù)工作，確保檔案的合理利用。負(fù)責(zé)檔案庫房的安全保衛(wèi)工作崗位，制定安全保衛(wèi)制度和應(yīng)急預(yù)案，定期進(jìn)行安全檢查和演練，確保檔案庫房安全。（四）檔案利用崗1.職責(zé)概述負(fù)責(zé)為公司/組織內(nèi)部各部門及外部相關(guān)單位提供檔案查閱、借閱等利用服務(wù)，確保檔案的合理利用。2.具體職責(zé)建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱的申請、審批、登記等環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范管理，詳細(xì)記錄利用者的基本信息、利用時(shí)間、利用內(nèi)容等。根據(jù)檔案利用需求，及時(shí)準(zhǔn)確地提供檔案查閱、借閱服務(wù)，對查閱、借閱的檔案進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督和指導(dǎo)，確保利用過程的規(guī)范和安全。對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，定期向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案利用情況，為公司/組織決策提供參考依據(jù)。負(fù)責(zé)接待檔案利用者的咨詢和來訪，解答有關(guān)檔案利用的問題，提供必要的檔案信息服務(wù)。協(xié)助檔案收集與整理崗、檔案保管崗做好檔案的整理、保管等工作，及時(shí)反饋檔案利用過程中發(fā)現(xiàn)的問題。對涉及公司/組織機(jī)密的檔案利用進(jìn)行嚴(yán)格保密管理，防止信息泄露。（五）檔案信息化管理崗1.職責(zé)概述負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)與管理工作，推動(dòng)檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用與升級，提高檔案管理的信息化水平。2.具體職責(zé)制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃和方案，明確信息化建設(shè)目標(biāo)、任務(wù)和措施，報(bào)上級領(lǐng)導(dǎo)審批后組織實(shí)施。負(fù)責(zé)檔案管理系統(tǒng)的選型、采購、安裝、調(diào)試和維護(hù)等工作，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。組織開展檔案數(shù)據(jù)的錄入、審核、存儲(chǔ)等工作，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理。負(fù)責(zé)檔案管理系統(tǒng)的用戶權(quán)限設(shè)置和管理，確保不同用戶對檔案信息的訪問權(quán)限符合規(guī)定。對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行日常維護(hù)和優(yōu)化，及時(shí)處理系統(tǒng)故障和問題，保障系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。定期對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。開展檔案信息化應(yīng)用培訓(xùn)和指導(dǎo)工作，提高檔案中心人員及公司/組織內(nèi)部各部門人員的信息化操作技能。跟蹤檔案信息化技術(shù)發(fā)展趨勢，積極探索和應(yīng)用新技術(shù)、新方法，不斷提升檔案信息化管理水平。三、工作流程（一）檔案收集流程1.檔案收集與整理崗根據(jù)檔案收集計(jì)劃，定期向公司/組織內(nèi)部各部門發(fā)放檔案收集清單，明確收集范圍、內(nèi)容和時(shí)間要求。2.各部門按照檔案收集清單，整理本部門產(chǎn)生的各類檔案資料，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)移交至檔案收集與整理崗。3.檔案收集與整理崗對接收的檔案資料進(jìn)行初步審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，對不符合要求的檔案及時(shí)反饋相關(guān)部門進(jìn)行補(bǔ)充或修正。4.審核通過的檔案資料，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類整理，編制檔案目錄，建立檔案索引。（二）檔案整理流程1.檔案收集與整理崗對收集到的檔案進(jìn)行進(jìn)一步整理，包括裝訂、編頁、編目等基礎(chǔ)工作。2.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對檔案進(jìn)行詳細(xì)分類，確定檔案的類別、編號和存放位置。3.建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，將檔案的基本信息錄入系統(tǒng)，方便檔案的查找和利用。4.對整理好的檔案進(jìn)行質(zhì)量檢查，確保檔案的整齊、美觀和便于保管。（三）檔案保管流程1.檔案整理完成后，檔案保管崗按照檔案庫房管理制度，將檔案移交至檔案庫房進(jìn)行保管。2.建立檔案入庫登記臺賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫時(shí)間、數(shù)量、種類、存放位置等信息。3.定期對檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，核對檔案數(shù)量、種類和保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。4.做好檔案庫房的日常管理工作，包括庫房的清潔、通風(fēng)、防潮、防蟲、防火、防盜等工作。5.對破損、褪色等檔案進(jìn)行修復(fù)和保護(hù)，延長檔案的使用壽命。（四）檔案利用流程1.公司/組織內(nèi)部各部門及外部相關(guān)單位如需查閱、借閱檔案，需填寫檔案利用申請表，注明利用目的、內(nèi)容和時(shí)間要求等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交至檔案利用崗。2.檔案利用崗對檔案利用申請表進(jìn)行審核，根據(jù)檔案的保密級別和利用范圍，確定是否批準(zhǔn)利用申請。3.批準(zhǔn)后的檔案利用申請，檔案利用崗按照檔案利用登記制度，詳細(xì)記錄利用者的基本信息、利用時(shí)間、利用內(nèi)容等，并安排檔案查閱、借閱服務(wù)。4.在檔案查閱、借閱過程中，檔案利用崗對利用者進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督和指導(dǎo)，確保利用過程的規(guī)范和安全。5.檔案利用完畢后，利用者應(yīng)及時(shí)歸還檔案，并辦理歸還手續(xù)。檔案利用崗對歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的完整和安全。（五）檔案信息化管理流程1.檔案信息化管理崗根據(jù)檔案信息化建設(shè)規(guī)劃和方案，負(fù)責(zé)檔案管理系統(tǒng)的選型、采購、安裝、調(diào)試和維護(hù)等工作。2.組織開展檔案數(shù)據(jù)的錄入、審核、存儲(chǔ)等工作，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理。3.負(fù)責(zé)檔案管理系統(tǒng)的用戶權(quán)限設(shè)置和管理，確保不同用戶對檔案信息的訪問權(quán)限符合規(guī)定。4.對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行日常維護(hù)和優(yōu)化，及時(shí)處理系統(tǒng)故障和問題，保障系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。5.開展檔案信息化應(yīng)用培訓(xùn)和指導(dǎo)工作，提高檔案中心人員及公司/組織內(nèi)部各部門人員的信息化操作技能。6.跟蹤檔案信息化技術(shù)發(fā)展趨勢，積極探索和應(yīng)用新技術(shù)、新方法，不斷提升檔案信息化管理水平。四、考核與獎(jiǎng)懲（一）考核原則1.客觀公正原則：考核過程和結(jié)果應(yīng)客觀、公正，以事實(shí)為依據(jù)，避免主觀隨意性。2.全面考核原則：對檔案中心人員的德、能、勤、績、廉等方面進(jìn)行全面考核，重點(diǎn)考核工作業(yè)績。3.激勵(lì)與約束并重原則：通過考核，激勵(lì)檔案中心人員積極工作，同時(shí)對違反規(guī)定的行為進(jìn)行約束和懲處。（二）考核內(nèi)容與標(biāo)準(zhǔn)1.工作業(yè)績（60分）檔案收集工作：按時(shí)完成檔案收集任務(wù)，檔案收集齊全、完整，得1520分；未按時(shí)完成任務(wù)或檔案收集不齊全、完整，酌情扣分。檔案整理工作：檔案整理規(guī)范、準(zhǔn)確，編目清晰，得1520分；整理工作出現(xiàn)錯(cuò)誤或不規(guī)范情況，酌情扣分。檔案保管工作：檔案保管安全，無丟失、損壞等情況，得1015分；因保管不善導(dǎo)致檔案出現(xiàn)問題，酌情扣分。檔案利用工作：及時(shí)、準(zhǔn)確地為利用者提供檔案服務(wù)，利用登記規(guī)范，得1015分；服務(wù)不及時(shí)或利用登記不規(guī)范，酌情扣分。檔案信息化管理工作：檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定，數(shù)據(jù)錄入準(zhǔn)確，信息化應(yīng)用水平較高，得1015分；系統(tǒng)出現(xiàn)故障或數(shù)據(jù)錄入錯(cuò)誤，酌情扣分。2.工作能力（20分）專業(yè)知識：熟悉檔案管理相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和業(yè)務(wù)知識，得812分；專業(yè)知識掌握不足，酌情扣分。業(yè)務(wù)技能：具備較強(qiáng)的檔案收集、整理、保管、利用等業(yè)務(wù)技能，能夠熟練操作檔案管理系統(tǒng)，得812分；業(yè)務(wù)技能不熟練，酌情扣分。3.工作態(tài)度（10分）責(zé)任心：工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，積極主動(dòng)，得46分；責(zé)任心不強(qiáng)，工作敷衍了事，酌情扣分。團(tuán)隊(duì)協(xié)作：具有良好的團(tuán)隊(duì)協(xié)作精神，能夠與同事配合完成工作任務(wù)，得35分；團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力差，酌情扣分。敬業(yè)精神：熱愛檔案管理工作，敬業(yè)愛崗，得35分；敬業(yè)精神不足，酌情扣分。4.廉潔自律（10分）嚴(yán)格遵守廉潔自律規(guī)定，無違規(guī)違紀(jì)行為，得810分；出現(xiàn)違規(guī)違紀(jì)行為，酌情扣分。（三）考核方式與周期1.考核方式平時(shí)考核：由檔案中心主任對檔案中心人員的日常工作表現(xiàn)進(jìn)行記錄和評價(jià)。定期考核：每半年進(jìn)行一次定期考核，檔案中心人員需提交個(gè)人工作總結(jié)，檔案中心主任根據(jù)平時(shí)考核記錄和個(gè)人工作總結(jié)，對檔案中心人員進(jìn)行全面考核評價(jià)。2.考核周期考核周期為半年，考核時(shí)間為每年的6月和12月。（四）獎(jiǎng)懲措施1.獎(jiǎng)勵(lì)年度考核優(yōu)秀的檔案中心人員，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，包括榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)金等。在檔案管理工作中表現(xiàn)突出，為公司/組織做出重要貢獻(xiàn)的人員，給予特別獎(jiǎng)勵(lì)。2.懲罰年度考核不合格的檔案中心人員，給予警告處分，并要求其制定整改措施，限期改進(jìn)。因工作失誤或違反規(guī)定，給公司/組織造成損失的檔案中心人員，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)處罰和紀(jì)律處分。對于嚴(yán)重違反檔案管理法律法規(guī)和公司/組織規(guī)定的人員，予以辭退。五、培訓(xùn)與發(fā)展（一）培訓(xùn)目標(biāo)提高檔案中心人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)技能，使其熟悉檔案管理相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和業(yè)務(wù)知識，掌握檔案管理工作流程和方法，具備較強(qiáng)的檔案收集、整理、保管、利用等業(yè)務(wù)能力。（二）培訓(xùn)內(nèi)容1.法律法規(guī)與行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)學(xué)習(xí)國家檔案管理法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和政策文件，了解檔案管理工作的法律要求和規(guī)范。2.業(yè)務(wù)知識與技能檔案收集、整理、保管、利用等業(yè)務(wù)知識和技能培訓(xùn)。檔案信息化管理知識和技能培訓(xùn)，包括檔案管理系統(tǒng)的操作、維護(hù)等。3.職業(yè)道德與素養(yǎng)檔案管理人員職業(yè)道德規(guī)范培訓(xùn)，培養(yǎng)敬業(yè)愛崗、誠實(shí)守信、保守秘密等職業(yè)道德品質(zhì)。溝通協(xié)調(diào)、團(tuán)隊(duì)合作等職業(yè)素養(yǎng)培訓(xùn)，提高檔案中心人員的綜合素質(zhì)。（三）培訓(xùn)方式1.內(nèi)部培訓(xùn)定期組織檔案中心人員參加內(nèi)部培訓(xùn)課程，由檔案中心主任或業(yè)務(wù)骨干擔(dān)任培訓(xùn)講師，進(jìn)行業(yè)務(wù)知識和技能培訓(xùn)。開展內(nèi)部經(jīng)驗(yàn)交流活動(dòng)，鼓勵(lì)檔案中心人員分享工作經(jīng)驗(yàn)和心得，促進(jìn)相互學(xué)習(xí)和提高。2.外部培訓(xùn)根據(jù)檔案管理工作需要，選派檔案中心人員參加外部專業(yè)培訓(xùn)課程、研討會(huì)等，了解行業(yè)最新動(dòng)態(tài)和發(fā)展趨勢。邀請外部專家進(jìn)行專題講座，為檔案中心人員提供專業(yè)指導(dǎo)和培訓(xùn)。（四）職業(yè)發(fā)展規(guī)劃1.根據(jù)檔案中心人員的