PAGE湖南大學(xué)檔案歸檔制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)湖南大學(xué)檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，為學(xué)校各項(xiàng)工作提供有力的支持，特制定本檔案歸檔制度。（二）適用范圍本制度適用于湖南大學(xué)各學(xué)院、各部門在教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)中形成的各種門類和載體的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則學(xué)校檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由學(xué)校綜合檔案室歸口管理全校各類檔案，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化。2.真實(shí)性原則歸檔的檔案必須是學(xué)校各項(xiàng)工作活動(dòng)中直接形成的、真實(shí)可靠的原始記錄，不得偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.完整性原則應(yīng)歸檔的文件材料要齊全完整，能夠全面反映學(xué)校各項(xiàng)工作活動(dòng)的歷史面貌，不得遺漏重要文件。4.準(zhǔn)確性原則檔案內(nèi)容要準(zhǔn)確無誤，文件材料的制成材料應(yīng)符合檔案保管要求，字跡清晰，圖像、聲像資料應(yīng)清晰、準(zhǔn)確。5.系統(tǒng)性原則按照檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類、組卷、排列和編目，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系和系統(tǒng)性。二、檔案歸檔范圍與分類（一）歸檔范圍1.黨群類檔案包括學(xué)校黨委、工會(huì)、團(tuán)委等黨群部門在工作中形成的文件材料，如會(huì)議文件、工作計(jì)劃與總結(jié)、組織建設(shè)、宣傳教育、紀(jì)檢監(jiān)察等方面的材料。2.行政類檔案學(xué)校行政部門在行政管理活動(dòng)中形成的文件材料，如學(xué)校文件、會(huì)議紀(jì)要、規(guī)章制度、工作計(jì)劃與總結(jié)、人事管理、財(cái)務(wù)管理、物資設(shè)備管理、外事活動(dòng)等方面的材料。3.教學(xué)類檔案教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐、教學(xué)研究等活動(dòng)中形成的文件材料，如教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、課程表、教案、教學(xué)日歷、學(xué)生成績(jī)冊(cè)、實(shí)習(xí)報(bào)告、畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）等。4.科研類檔案科研項(xiàng)目立項(xiàng)、研究、結(jié)題等過程中形成的文件材料，如科研項(xiàng)目申請(qǐng)書、研究計(jì)劃、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、科研成果報(bào)告、論文著作等。5.基本建設(shè)類檔案學(xué)校基本建設(shè)項(xiàng)目從項(xiàng)目規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工到竣工驗(yàn)收等全過程形成的文件材料，如項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、施工文件、工程變更記錄、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。6.儀器設(shè)備類檔案學(xué)校購置、使用和管理儀器設(shè)備過程中形成的文件材料，如儀器設(shè)備申購單、合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、使用說明書、維修記錄等。7.出版物類檔案學(xué)校編輯出版的學(xué)報(bào)、校報(bào)、學(xué)術(shù)著作、教材等出版物的編輯、出版過程中形成的文件材料，如編輯計(jì)劃、審稿意見、排版校樣、出版合同等。8.外事類檔案學(xué)校外事活動(dòng)中形成的文件材料，如出國（境）審批文件、外事協(xié)議、會(huì)議紀(jì)要、接待計(jì)劃、外賓來訪記錄等。9.財(cái)會(huì)類檔案學(xué)校財(cái)務(wù)工作中形成的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等文件材料。（二）檔案分類1.黨群類檔案分為黨務(wù)、工會(huì)工作、團(tuán)委工作等類別。2.行政類檔案按照學(xué)校行政機(jī)構(gòu)設(shè)置進(jìn)行分類，如校長辦公室、教務(wù)處、科研處、人事處等。3.教學(xué)類檔案分為教學(xué)綜合、教師業(yè)務(wù)、學(xué)生管理等類別。4.科研類檔案按照科研項(xiàng)目類別進(jìn)行分類，如國家級(jí)項(xiàng)目、省部級(jí)項(xiàng)目、校級(jí)項(xiàng)目等。5.基本建設(shè)類檔案按照工程項(xiàng)目名稱進(jìn)行分類。6.儀器設(shè)備類檔案按照儀器設(shè)備名稱進(jìn)行分類。7.出版物類檔案按照出版物名稱進(jìn)行分類。8.外事類檔案按照外事活動(dòng)性質(zhì)進(jìn)行分類。9.財(cái)會(huì)類檔案按照會(huì)計(jì)年度進(jìn)行分類。三、檔案歸檔要求（一）文件材料的收集1.各學(xué)院、各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案材料的收集工作，確保檔案材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)包括紙質(zhì)文件、電子文件、照片、錄音、錄像等各種載體形式。3.對(duì)于重要會(huì)議、重大活動(dòng)等形成的文件材料，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)收集整理，確保文件的完整性。（二）文件材料的整理1.紙質(zhì)文件應(yīng)按照分類方案進(jìn)行分類、組卷，同一事由的文件材料應(yīng)集中在一起。2.電子文件應(yīng)按照電子檔案管理要求進(jìn)行整理，確保文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。電子文件應(yīng)存儲(chǔ)在符合檔案保管要求的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并進(jìn)行備份。3.照片、錄音、錄像等聲像資料應(yīng)注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由等信息，并進(jìn)行整理歸檔。4.文件材料應(yīng)進(jìn)行編號(hào)、編目，編制目錄索引，便于查找和利用。（三）文件材料的裝訂1.紙質(zhì)文件應(yīng)進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得壓字、掉頁。2.對(duì)于幅面過大的文件材料，應(yīng)進(jìn)行折疊，使其幅面尺寸符合檔案保管要求。3.裝訂材料應(yīng)選用符合檔案保管要求的材料，如線繩、不銹鋼夾等。（四）文件材料的編目1.紙質(zhì)檔案應(yīng)編制卷內(nèi)目錄、卷末備考表，填寫封面、脊背等信息。2.電子檔案應(yīng)編制電子目錄，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，便于檢索和利用。3.聲像檔案應(yīng)編制文字說明，注明時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由等信息，并進(jìn)行分類編目。四、檔案歸檔時(shí)間（一）當(dāng)年形成的檔案1.黨群類、行政類、教學(xué)類、科研類、外事類等檔案，應(yīng)在次年上半年歸檔。2.基本建設(shè)類檔案應(yīng)在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)歸檔。3.儀器設(shè)備類檔案應(yīng)在儀器設(shè)備驗(yàn)收合格后歸檔。4.出版物類檔案應(yīng)在出版物出版后歸檔。5.財(cái)會(huì)類檔案應(yīng)在會(huì)計(jì)年度終了后，由財(cái)務(wù)部門整理歸檔，保管一年后移交綜合檔案室。（二）跨年度形成的檔案跨年度形成的檔案，應(yīng)在文件材料全部形成后歸檔。五、檔案歸檔流程（一）部門整理各學(xué)院、各部門負(fù)責(zé)將本部門形成的文件材料進(jìn)行收集、整理，按照分類方案進(jìn)行分類、組卷，編制目錄索引，填寫卷內(nèi)文件目錄、卷末備考表等。（二）部門初審各學(xué)院、各部門對(duì)整理好的檔案進(jìn)行初審，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。初審合格后，填寫檔案移交清單，一式兩份，一份留存本部門，一份隨檔案移交綜合檔案室。（三）檔案室接收綜合檔案室對(duì)各部門移交的檔案進(jìn)行接收，核對(duì)檔案移交清單，檢查檔案的整理質(zhì)量和數(shù)量。對(duì)不符合要求的檔案，退回原部門進(jìn)行補(bǔ)充或整改。（四）檔案室審核綜合檔案室對(duì)接收的檔案進(jìn)行審核，按照檔案管理要求進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等工作，建立檔案數(shù)據(jù)庫，將審核合格的檔案上架保管。（五）檔案整理與上架綜合檔案室對(duì)審核后的檔案進(jìn)行進(jìn)一步整理，按照檔案保管要求進(jìn)行裝訂、裝盒等工作，將檔案上架存放，確保檔案排列有序，便于查找和利用。六、檔案保管與利用（一）檔案保管1.綜合檔案室應(yīng)配備專門的檔案庫房，確保檔案庫房的安全、整潔、通風(fēng)良好，溫度、濕度符合檔案保管要求。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行排列上架，建立檔案存放位置索引，便于查找和利用。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)和更新，確保電子檔案的安全和完整。（二）檔案利用1.學(xué)校內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室查閱。2.查閱檔案應(yīng)在綜合檔案室指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員應(yīng)遵守檔案查閱規(guī)定，愛護(hù)檔案，不得涂改、損壞、抽取、撤換檔案材料。3.因特殊原因需要借出檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)綜合檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.外單位人員查閱學(xué)校檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)學(xué)校相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到綜合檔案室查閱。查閱重要檔案應(yīng)經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。5.檔案利用過程中形成的查閱記錄、借閱記錄等應(yīng)及時(shí)整理歸檔，作為檔案利用工作的重要資料保存。七、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.綜合檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。檔案保管期限分為永久、長期（30年）、短期（10年）三種。2.檔案鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由綜合檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員參加。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等因素，對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行全面評(píng)估，確定檔案的保管期限。3.對(duì)保管期限已滿的檔案，鑒定小組應(yīng)進(jìn)行復(fù)查，對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對(duì)確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見。（二）檔案銷毀1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀申請(qǐng)表，經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷毀。2.檔