PAGE公共資源中心檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公共資源中心檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公共資源中心各部門在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動中形成的具有保存價值的各種載體形式的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檔案由公共資源中心檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公共資源中心各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動的真實(shí)情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：檔案應(yīng)涵蓋公共資源中心業(yè)務(wù)活動的各個方面，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公共資源中心檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)公共資源中心檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查閱利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，并定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)。5.組織檔案的鑒定和銷毀工作，對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行鑒定和銷毀。6.負(fù)責(zé)向有關(guān)部門提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好檔案利用登記工作。7.開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。8.對各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。（二）各部門職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)人為本部門檔案管理工作的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織本部門檔案的收集、整理和移交工作。2.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的日常管理，按照檔案管理部門的要求，做好檔案的分類、整理、編目等工作，并及時將整理好的檔案移交檔案管理部門。3.在業(yè)務(wù)活動中，各部門應(yīng)注意收集和積累各種文件材料，確保檔案的齊全完整。4.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案，不得泄露檔案機(jī)密。5.積極配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，如實(shí)提供相關(guān)信息。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公共資源交易項(xiàng)目相關(guān)檔案，包括交易公告、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評標(biāo)報(bào)告、中標(biāo)通知書、合同等。2.業(yè)務(wù)工作中形成的各類文件、報(bào)告、報(bào)表、會議記錄、紀(jì)要等。3.人事檔案，包括員工入職、離職、晉升、獎懲等相關(guān)材料。4.財(cái)務(wù)檔案，包括會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。5.設(shè)備檔案，包括設(shè)備購置合同、說明書、維修記錄等。6.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍，及時收集本部門在業(yè)務(wù)活動中形成的文件材料，確保檔案的齊全完整。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行存儲和備份。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般分為綜合類、業(yè)務(wù)類、人事類、財(cái)務(wù)類、設(shè)備類等。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息，便于查閱和檢索。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊牢固。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等功能。2.庫房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、防蟲藥品、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照分類、編號順序上架存放，便于查找和管理。2.對于電子檔案，應(yīng)采用磁帶備份、光盤刻錄、硬盤存儲以及在線存儲等多種方式進(jìn)行備份，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全可靠。3.對重要檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如加密存儲、異地備份等。（三）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括涉及國家機(jī)密、重要?dú)v史事件、重大決策等具有長遠(yuǎn)保存價值的文件材料。3.長期保管的檔案一般為15年至50年，主要包括重要業(yè)務(wù)文件、財(cái)務(wù)報(bào)表等。4.短期保管的檔案為15年以下，主要包括一般性業(yè)務(wù)文件、臨時性文件等。（四）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況準(zhǔn)確無誤。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞、霉變等情況，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。3.清查結(jié)果應(yīng)形成報(bào)告，上報(bào)公共資源中心領(lǐng)導(dǎo)，并抄送各相關(guān)部門。五、檔案的利用（一）利用范圍1.內(nèi)部查閱：公共資源中心各部門因工作需要，可查閱本部門及相關(guān)部門的檔案。2.外部查閱：因工作需要，有關(guān)單位或個人可按照規(guī)定程序查閱公共資源中心的檔案，但必須經(jīng)過檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，必須經(jīng)過檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.內(nèi)部查閱：查閱人應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字后，到檔案管理部門查閱。2.外部查閱：查閱人應(yīng)提交單位介紹信、查閱人有效身份證件等材料，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。3.借閱：借閱人應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記。2.登記內(nèi)容包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、所在部門、查閱（借閱）內(nèi)容、查閱（借閱）期限等。3.檔案利用登記應(yīng)及時、準(zhǔn)確、完整，以備查詢和統(tǒng)計(jì)。（四）利用監(jiān)督1.檔案管理部門應(yīng)對檔案利用情況進(jìn)行監(jiān)督，確保查閱（借閱）人按照規(guī)定程序和要求利用檔案。2.查閱（借閱）人不得擅自涂改、抽取、撤換、銷毀檔案，不得在檔案上圈劃、批注、污損。3.查閱（借閱）人歸還檔案時，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和完好性，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時查明原因，并追究查閱（借閱）人的責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，結(jié)合公共資源中心的實(shí)際情況，對檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面的歷史觀點(diǎn)，從檔案的內(nèi)容、來源、時間等方面綜合分析判斷檔案的價值。3.確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確可靠，避免誤判和漏判。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人以及檔案管理人員組成。2.檔案鑒定小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定方案，組織實(shí)施檔案鑒定工作，并對鑒定結(jié)果進(jìn)行審核。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進(jìn)行審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、價值和保管期限等因素，確定其是否具有保存價值。2.分析比較法：通過對同類檔案或相關(guān)檔案的分析比較，判斷檔案的價值和保管期限。3.專家咨詢法：對于一些專業(yè)性較強(qiáng)或價值難以判斷的檔案，可咨詢相關(guān)專家的意見。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對已失去保存價值的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見，并填寫《檔案銷毀申請表》。2.《檔案銷毀申請表》經(jīng)公共資源中心領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門組織實(shí)施銷毀工作。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字，并將《檔案銷毀清冊》存檔。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平，為公共資源中心各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動提供及時、準(zhǔn)確的檔案信息支持。3.加強(qiáng)檔案信息安全管理，確保檔案信息的安全可靠。（二）數(shù)字化加工1.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)，確保圖像清晰可讀。2.對掃描后的電子文件進(jìn)行圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、目錄錄入等工作，建立完整的電子檔案數(shù)據(jù)庫。3.對電子檔案進(jìn)行分類、編號、編目，并與紙質(zhì)檔案建立對應(yīng)關(guān)系，便于查詢和利用。（三）系統(tǒng)功能1.檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等功能，實(shí)現(xiàn)檔案管理的全過程信息化。2.系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理功能，不同用戶根據(jù)其職責(zé)和權(quán)限，可對檔案進(jìn)行相應(yīng)的操作。3.系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)功能，定期對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。（四）信息安全1.建