PAGE檔案外包安全監(jiān)管制度一、總則（一）目的為加強公司檔案外包業(yè)務的安全管理，規(guī)范檔案外包服務行為，保障公司檔案信息的安全與完整，根據(jù)國家相關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有檔案外包業(yè)務活動，包括但不限于檔案整理、數(shù)字化加工、檔案存儲、檔案運輸?shù)拳h(huán)節(jié)。（三）基本原則1.合法性原則：檔案外包活動必須遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保合法合規(guī)。2.安全性原則：將檔案信息安全放在首位，采取有效措施防止檔案信息泄露、篡改、丟失等安全事故發(fā)生。3.可控性原則：公司對檔案外包業(yè)務全過程進行有效監(jiān)督和控制，確保外包服務符合公司要求。4.保密性原則：嚴格保守公司檔案信息秘密，不得向無關人員透露。二、檔案外包業(yè)務流程規(guī)范（一）外包需求評估1.業(yè)務部門根據(jù)工作需要提出檔案外包申請，詳細說明外包業(yè)務內(nèi)容、范圍、期限等。2.檔案管理部門會同相關部門對申請進行評估，審核外包必要性、可行性，評估外包風險。3.評估通過后，報公司領導審批。（二）外包服務商選擇1.制定外包服務商選擇標準，包括服務商資質、信譽、技術能力、服務水平等方面。2.通過公開招標、邀請招標、競爭性談判等方式確定外包服務商。3.與選定的外包服務商簽訂合同，明確雙方權利義務、服務內(nèi)容、質量標準、安全責任等條款。（三）項目啟動與交底1.外包項目啟動前，公司向服務商提供詳細的檔案資料和業(yè)務要求，進行項目交底。2.服務商制定項目實施方案，報公司審核備案。（四）過程監(jiān)控1.公司安排專人負責對外包項目進行全程監(jiān)控，定期檢查服務商工作進展、質量情況。2.建立溝通協(xié)調機制，及時解決項目實施過程中出現(xiàn)的問題。3.要求服務商定期報送項目進展報告，包括工作內(nèi)容、成果、問題及解決措施等。（五）驗收1.項目完成后，服務商提交驗收申請。2.公司組織相關部門和人員按照合同要求和質量標準進行驗收。3.驗收合格后，出具驗收報告；驗收不合格的，要求服務商限期整改，直至驗收合格。三、檔案外包安全管理要求（一）人員管理1.外包服務商應建立人員管理制度，對參與檔案外包業(yè)務的人員進行背景審查和培訓。2.公司有權要求服務商提供人員名單及相關信息，對人員變動情況及時報備。3.服務商人員應遵守公司保密規(guī)定，簽訂保密協(xié)議。（二）場地與設施管理1.服務商應提供安全、適宜的檔案處理場地，具備防火、防盜、防潮、防蟲等條件。2.場地應配備必要的設施設備，如檔案存儲架、數(shù)字化加工設備、監(jiān)控設備等，并確保設備正常運行。3.公司有權對服務商場地和設施進行檢查。（三）檔案信息安全管理1.服務商應采取加密、備份等技術措施，保障檔案信息在處理過程中的安全。2.嚴格控制檔案信息訪問權限，未經(jīng)授權不得訪問、修改檔案信息。3.加強對檔案數(shù)據(jù)傳輸過程的安全管理，防止數(shù)據(jù)泄露。4.定期對檔案信息安全狀況進行自查，及時發(fā)現(xiàn)和整改安全隱患。（四）保密管理1.服務商應建立保密制度，明確保密責任和措施。2.對涉及公司機密的檔案信息進行專人專管，嚴格保密。3.不得擅自復制、傳播公司檔案信息。4.項目結束后，及時清理和銷毀與項目相關的保密資料。四、安全監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責1.檔案管理部門負責組織實施對檔案外包業(yè)務的安全監(jiān)督檢查工作。2.相關業(yè)務部門配合檔案管理部門開展監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.服務商人員管理情況，包括人員資質、培訓、保密協(xié)議簽訂等。2.場地與設施管理情況，如場地條件、設備運行等。3.檔案信息安全管理情況，如加密措施、訪問權限控制、數(shù)據(jù)傳輸安全等。4.保密管理情況，如保密制度執(zhí)行、保密資料處理等。5.項目進展及質量情況，是否符合合同要求。（三）檢查方式1.定期檢查：每月至少進行一次全面檢查。2.不定期抽查：根據(jù)實際情況隨時進行抽查。3.專項檢查：針對特定問題或風險進行專項檢查。（四）問題整改1.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，下達整改通知書，要求服務商限期整改。2.服務商應制定整改措施，按時提交整改報告。3.對整改不力的服務商，視情節(jié)輕重采取警告、罰款、暫停業(yè)務、終止合同等措施。五、應急管理（一）應急預案制定1.公司和服務商應分別制定檔案外包業(yè)務安全應急預案。2.應急預案應包括應急組織機構、應急響應流程、應急處置措施等內(nèi)容。（二）應急演練1.定期組織應急演練，檢驗應急預案的可行性和有效性。2.演練內(nèi)容包括火災、水災、信息泄露等突發(fā)事件的應急處置。（三）應急處置1.發(fā)生安全事故或突發(fā)事件時，服務商應立即啟動應急預案，并及時報告公司。2.公司迅速組織力量進行應急處置，采取措施減少損失，防止事故擴大。3.對事故原因進行調查分析，追究相關責任。六、違約責任與賠償（一）違約責任1.外包服務商違反本制度及合同約定，應承擔違約責任。2.違約責任包括但不限于支付違約金、賠償經(jīng)濟損失、采取補救措施等。（二）賠償范圍1.因服務商原因導致公司檔案信息泄露、篡改、丟失等，服務商應賠償公司因此遭受的全部經(jīng)濟損失。2.包括直接經(jīng)濟損失和間接經(jīng)濟損失，如因檔案信息問題導致的業(yè)務受損、法律糾紛賠償?shù)?。（三）爭議解決1.雙方在履行合同過程中發(fā)生爭議，應首先通過友好協(xié)商解決。2.協(xié)