PAGE機(jī)關(guān)后勤檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)機(jī)關(guān)后勤檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，為機(jī)關(guān)后勤工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于機(jī)關(guān)后勤部門及其所屬各單位形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。機(jī)關(guān)后勤檔案由專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專人集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則。檔案應(yīng)如實(shí)反映機(jī)關(guān)后勤工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.完整性原則。全面收集、整理機(jī)關(guān)后勤工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則。嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、工作秘密和個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止失密、泄密事件發(fā)生。5.方便利用原則。建立科學(xué)合理的檔案管理體系，提高檔案的檢索效率和利用價(jià)值，方便機(jī)關(guān)后勤工作人員查閱和使用檔案。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置機(jī)關(guān)后勤設(shè)立專門的檔案管理室，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。（二）檔案管理機(jī)構(gòu)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善機(jī)關(guān)后勤檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)后勤各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，提高檔案查詢效率。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好檔案庫(kù)房的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案的安全完整。5.按照規(guī)定的期限和程序，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，確保檔案的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。6.積極開(kāi)展檔案的開(kāi)發(fā)利用工作，為機(jī)關(guān)后勤工作提供信息支持和決策依據(jù)。7.組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高機(jī)關(guān)后勤工作人員的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍機(jī)關(guān)后勤檔案收集范圍包括但不限于以下幾類：1.行政管理類：機(jī)關(guān)后勤工作的各項(xiàng)規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、會(huì)議記錄、文件、通知、簡(jiǎn)報(bào)等。2.人事管理類：人員編制、干部任免、職工考勤、工資福利、培訓(xùn)考核、獎(jiǎng)懲等方面的文件材料。3.財(cái)務(wù)管理類：財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。4.物資管理類：物資采購(gòu)計(jì)劃、合同、出入庫(kù)記錄、庫(kù)存盤點(diǎn)報(bào)告等。5.房產(chǎn)管理類：房產(chǎn)檔案、租賃合同、維修記錄等。6.車輛管理類：車輛檔案、行駛證、駕駛證、維修保養(yǎng)記錄、油耗記錄等。7.后勤服務(wù)類：食堂管理、物業(yè)管理、環(huán)境衛(wèi)生、綠化養(yǎng)護(hù)等方面的文件材料。8.其他類：與機(jī)關(guān)后勤工作相關(guān)的重要文件、資料、照片、音像等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地收集到檔案管理機(jī)構(gòu)。2.檔案形成部門應(yīng)在文件材料辦理完畢后，按照檔案管理要求進(jìn)行整理，及時(shí)移交檔案管理機(jī)構(gòu)。3.對(duì)于重要的文件材料，應(yīng)實(shí)行雙套制歸檔，一份紙質(zhì)檔案，一份電子檔案。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般可分為行政管理、人事管理、財(cái)務(wù)管理、物資管理、房產(chǎn)管理、車輛管理、后勤服務(wù)等類別。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查詢。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息，以便于檢索和利用。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂應(yīng)采用線裝或膠裝方式，不得使用金屬釘?shù)纫咨P的材料。四、檔案的保管（一）保管期限檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映機(jī)關(guān)后勤主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本機(jī)關(guān)、國(guó)家建設(shè)和歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管的檔案：凡是反映機(jī)關(guān)后勤一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)本機(jī)關(guān)工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管。長(zhǎng)期保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映機(jī)關(guān)后勤局部工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本機(jī)關(guān)工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管。短期保管期限為5年以下。（二）保管要求1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等安全設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保電子檔案的安全。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史觀點(diǎn)、發(fā)展眼光、效益原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)每份檔案進(jìn)行逐件審查，分析其保存價(jià)值，確定保管期限。2.綜合分析法：結(jié)合檔案的形成背景、內(nèi)容、形式等因素，綜合分析其保存價(jià)值。（四）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見(jiàn)，編制檔案銷毀清冊(cè)。2.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)經(jīng)檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人審核，報(bào)機(jī)關(guān)后勤主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。'3.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，由檔案管理機(jī)構(gòu)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。4.監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字，并注明銷毀方式和日期。六、檔案的利用（一）利用范圍機(jī)關(guān)后勤工作人員因工作需要，可查閱、借閱本部門形成的檔案。其他部門或單位因工作需要查閱、借閱機(jī)關(guān)后勤檔案的，應(yīng)履行相應(yīng)的審批手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案供其查閱。查閱檔案時(shí)，利用者應(yīng)在檔案查閱登記簿上登記，注明查閱日期、檔案名稱、查閱目的等信息。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，利用者應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱檔案時(shí)，利用者應(yīng)向檔案管理人員出具借條，注明借閱檔案名稱、數(shù)量、借閱期限等信息。借閱檔案應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、丟失，如有損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（三）利用登記檔案管理人員應(yīng)建立檔案利用登記簿，對(duì)檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用者姓名、部門、查閱日期及期限、檔案名稱及數(shù)量、歸還日期等信息。七、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.各部門應(yīng)及時(shí)將電子文件整理歸檔，按照檔案管理要求進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等工作。2.電子檔案應(yīng)采用通用格式存儲(chǔ)，確保其可讀性和可利用性。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行元數(shù)據(jù)采集，元數(shù)據(jù)應(yīng)包括文件編號(hào)、題名、日期、作者、格式、大小等信息，以便于檢索和利用。（二）電子檔案的存儲(chǔ)與保管1.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，如磁盤陣列、磁帶庫(kù)等，并進(jìn)行定期備份。備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保電子檔案的安全。2.電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保其正常運(yùn)行。3.建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行集中管理，實(shí)現(xiàn)電子檔案的在線檢索、借閱、利用等功能。（三）電子檔案的利用1.利用者可通過(guò)電子