PAGE民族檔案管理制度一、總則（一）目的本民族檔案管理制度旨在加強公司/組織對民族檔案的科學管理，確保民族檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮民族檔案在公司/組織各項工作中的作用，促進民族團結與文化傳承，為公司/組織的發(fā)展提供有力支持。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內涉及民族檔案管理的所有部門、崗位及人員，包括但不限于檔案的形成、收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴格遵守國家有關檔案管理的法律法規(guī)以及民族工作相關政策，確保民族檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實完整原則保證民族檔案內容真實、準確，全面反映公司/組織在民族事務方面的各項活動和歷史面貌，維護檔案的完整性。3.科學管理原則運用科學的方法和技術手段，對民族檔案進行分類、整理、存儲和檢索，提高管理效率和質量。4.安全保密原則采取有效措施確保民族檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄露，對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案嚴格保密。5.方便利用原則在確保檔案安全和保密的前提下，充分考慮公司/組織各部門及人員對民族檔案利用的需求，提供便捷的服務，促進檔案信息資源的共享。二、民族檔案的定義與分類（一）定義民族檔案是指公司/組織在處理民族事務過程中直接形成的，具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（二）分類1.民族事務決策檔案包括公司/組織關于民族工作的規(guī)劃、決策、政策文件、會議紀要等，反映公司/組織在民族事務管理方面的戰(zhàn)略部署和指導思想。2.民族文化活動檔案記錄公司/組織舉辦的各類民族文化活動，如民族節(jié)日慶?；顒?、民族文化展覽、文藝演出等相關資料，包括活動方案、通知、節(jié)目單、照片、視頻等，展現公司/組織對民族文化的傳承與弘揚。3.民族關系協(xié)調檔案涉及公司/組織處理民族之間關系問題的相關記錄，如民族糾紛調解記錄、民族和諧共建活動資料、民族政策宣傳與落實情況等，體現公司/組織在維護民族團結方面的工作舉措和成效。4.少數民族員工管理檔案包含公司/組織內少數民族員工的基本信息、工作經歷、培訓記錄、考核評價、職業(yè)發(fā)展等方面的資料，反映公司/組織對少數民族員工的關懷與培養(yǎng)，促進各民族員工共同發(fā)展。5.民族研究與交流檔案有關公司/組織開展民族研究項目的資料，包括研究報告、調研數據、學術交流活動記錄等，以及與其他單位或機構進行民族工作交流合作的文件、協(xié)議等，推動民族工作的理論與實踐探索。三、民族檔案的形成與收集（一）形成1.公司/組織各部門在開展民族事務相關工作過程中，應明確專人負責及時記錄工作中的重要事項、活動情況等，確保檔案資料的原始性和真實性。2.涉及民族事務的會議、培訓、調研、考察等活動，主辦部門應安排人員做好記錄，形成會議紀要、培訓資料、調研報告等檔案材料。3.民族文化活動的策劃、組織和實施部門，要注重收集活動過程中的各類資料，包括活動策劃書、宣傳資料、現場照片、視頻等，全面記錄活動的開展情況。（二）收集1.定期收集各部門應按照公司/組織規(guī)定的時間節(jié)點，定期將本部門形成的民族檔案資料整理后移交至檔案管理部門。一般每季度末進行一次集中收集，確保檔案資料的及時歸檔。2.隨時收集對于在日常工作中臨時產生的重要民族檔案資料，如緊急民族事務處理記錄、突發(fā)民族文化活動資料等，相關部門應在事件結束后及時收集整理，并盡快移交檔案管理部門。3.主動收集檔案管理部門應主動關注公司/組織內民族事務動態(tài)，及時與各部門溝通協(xié)調，主動收集可能形成民族檔案的資料，避免檔案資料的遺漏。4.收集要求收集的民族檔案資料應齊全完整，并確保其真實性和準確性。資料應包括紙質文件、電子文檔、照片、音頻、視頻等多種形式，對于電子文檔應確保其格式規(guī)范、內容清晰可查。同時，收集的檔案資料應附帶必要的說明和注釋，以便于理解和查閱。四、民族檔案的整理（一）整理原則1.遵循檔案形成的規(guī)律和特點，保持檔案之間的有機聯系，便于檔案的管理和利用。2.按照分類標準進行科學分類，使檔案分類清晰、層次分明，便于查找和檢索。3.確保整理后的檔案符合規(guī)范化、標準化要求，提高檔案管理的整體水平。（二）整理方法1.分類編號根據民族檔案的分類方案，對收集到的檔案進行分類，并為每一類檔案編制唯一的編號。編號應簡潔明了、易于記憶，便于檔案的標識和管理。例如，對于民族事務決策檔案，可按照年份和文件順序進行編號，如“20XX001”表示20XX年的第1份民族事務決策文件。2.裝訂編目對紙質檔案進行整理時，應去除金屬物，采用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒或文件夾進行裝訂。同時，編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等內容，便于查閱和核對檔案信息。3.數字化處理對民族檔案中的重要文件、照片、音頻、視頻等資料進行數字化處理，建立電子檔案數據庫。數字化過程應確保數據的準確性和完整性，同時對電子檔案進行加密存儲，防止數據泄露。電子檔案應按照與紙質檔案相對應的分類編號進行命名和存儲，便于與紙質檔案進行關聯和檢索。4.編研加工根據公司/組織的工作需要，對民族檔案進行編研加工，編寫專題資料匯編、大事記、組織沿革等參考資料，為公司/組織的決策和管理提供參考依據。編研成果應注明資料來源，確保其真實性和可靠性。五、民族檔案的保管（一）保管場所1.公司/組織應設立專門的民族檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保存。2.檔案庫房應保持適宜的溫度和濕度，溫度一般控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間?？膳鋫錅貪穸日{節(jié)設備，定期對庫房溫濕度進行監(jiān)測和記錄。3.庫房內應設置不同類型的檔案架，用于存放紙質檔案，檔案架應排列整齊，便于檔案的存放和查找，并應根據檔案的分類和編號進行合理布局。（二）保管設備1.配備必要的檔案保管設備，如防火設備（滅火器、消防栓等）、防潮設備（除濕機、干燥劑等）、防蟲設備（防蟲劑、防蟲網等）、防盜設備（門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設備等）、防光設備（窗簾、遮光布等）、防塵設備（吸塵器、空氣凈化器等）、防有害氣體設備（通風設備、空氣過濾器等），確保檔案庫房環(huán)境安全。2.為電子檔案存儲配備專用的服務器和存儲設備，并定期進行數據備份，備份數據應異地存放，以防止數據丟失。同時，安裝防火墻、殺毒軟件及數據加密軟件，保障電子檔案數據的安全。（三）檔案保管期限根據民族檔案的重要程度和歷史價值，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期和短期三種：1.永久保管涉及公司/組織重大民族事務決策、重要民族文化活動、民族關系協(xié)調中的關鍵事件以及具有重要歷史意義和長遠利用價值的數據、資料等檔案，應永久保管。2.長期保管對公司/組織民族工作有較大參考價值，在一定時期內需要查考利用的檔案，保管期限為15年至50年。3.短期保管在較短時間內有查考利用價值的檔案，保管期限為5年以下。（四）檔案保管要求1.檔案管理人員應定期對民族檔案進行檢查和清點，核對檔案數量、編號、內容等是否準確無誤，發(fā)現問題及時處理。2.對紙質檔案應進行定期的除塵、消毒等維護工作，防止檔案發(fā)霉、蟲蛀等損壞現象的發(fā)生。3.電子檔案應定期進行數據維護和更新，檢查存儲設備的運行狀況，確保數據的完整性和可用性。同時，對電子檔案的訪問權限進行嚴格管理，防止未經授權的訪問和修改。4.對于超過保管期限的檔案，應按照規(guī)定的程序進行鑒定和銷毀。鑒定工作應由檔案管理部門會同相關業(yè)務部門共同進行，確保銷毀檔案的準確性和必要性。銷毀檔案時，應填寫銷毀清單，經批準后進行，并保留相關記錄。六、民族檔案的利用（一）利用原則1.遵循合法合規(guī)、安全保密的原則，在確保檔案安全和保密的前提下，充分滿足公司/組織各部門及人員對民族檔案的利用需求。2.按照規(guī)定的程序和權限進行檔案利用，嚴格控制檔案的查閱范圍，防止檔案信息的不當使用和泄露。（二）利用方式1.查閱公司/組織內部人員因工作需要查閱民族檔案時，應填寫《民族檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內容、期限等信息，經所在部門負責人審批后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理人員應根據審批意見，提供相應的檔案資料，并在查閱現場進行監(jiān)督，確保查閱過程符合規(guī)定。2.借閱如需借閱民族檔案，借閱人應填寫《民族檔案借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限等，經所在部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過規(guī)定時間，借閱人應妥善保管所借檔案，不得轉借、涂改、污損、丟失檔案。到期應及時歸還檔案，如需延期借閱，應重新辦理審批手續(xù)。3.復制因工作需要復制民族檔案的，應填寫《民族檔案復制申請表》，經審批后，由檔案管理人員按照規(guī)定的方式和數量進行復制。復制件應加蓋檔案管理部門印章，并注明出處，確保其與原件具有同等效力。（三）利用登記檔案管理部門應對民族檔案的利用情況進行詳細登記，登記內容包括利用日期、利用人姓名、所在部門、利用目的、查閱或借閱檔案的名稱及數量、復制檔案的內容及數量等信息。利用登記應及時、準確、完整，以便于對檔案利用情況進行統(tǒng)計和分析，同時為檔案管理工作提供參考依據。（四）利用監(jiān)督檔案管理部門應加強對民族檔案利用過程的監(jiān)督，定期檢查檔案的利用情況，確保檔案的安全和合理利用。對于違反檔案利用規(guī)定的行為，應及時制止并進行嚴肅處理，情節(jié)嚴重的應依法追究相關人員的責任。七、民族檔案管理的信息化建設（一）建設目標建立完善的民族檔案信息化管理系統(tǒng)，實現民族檔案的數字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質量，為公司/組織提供便捷、高效的檔案信息服務。（二）系統(tǒng)功能1.檔案錄入與存儲能夠實現民族檔案的電子化錄入，包括紙質檔案的掃描錄入和電子文件的直接上傳，支持多種格式文件的存儲，并對檔案進行分類編號和元數據標注，確保檔案信息的準確錄入和規(guī)范存儲。2.檢索查詢提供強大的檢索功能，支持按檔案編號、題名、日期、責任者、關鍵詞等多種方式進行快速檢索，能夠滿足用戶多樣化的查詢需求，提高檔案查找的準確性和效率。3.利用管理實現對民族檔案利用過程的全程管理，包括查閱、借閱、復制申請的在線提交、審批、登記等功能，記錄利用情況，方便對檔案利用進行統(tǒng)計和跟蹤。4.權限管理設置不同的用戶角色和權限，對檔案管理人員及利用人員的操作權限進行嚴格控制，確保檔案信息的安全保密。只有經過授權的人員才能訪問和操作相應的檔案信息。5.數據備份與恢復定期對民族檔案信息化管理系統(tǒng)中的數據進行備份，并存儲在安全的異地位置，以防止數據丟失。同時，具備數據恢復功能，能夠在系統(tǒng)出現故障時及時恢復數據，保證檔案管理工作的連續(xù)性。6.統(tǒng)計分析對民族檔案的形成、收集、整理、保管及利用等情況進行統(tǒng)計分析，生成各類報表和圖表，為公司/組織的民族工作決策提供數據支持和參考依據。（三）系統(tǒng)維護與更新1.安排專人負責民族檔案信息化管理系統(tǒng)的日常維護和