PAGE會計(jì)檔案管理制度制定一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司會計(jì)檔案管理，保證會計(jì)檔案的安全、完整、有效利用，根據(jù)《中華人民共和國會計(jì)法》《中華人民共和國檔案法》以及國家有關(guān)會計(jì)檔案管理的規(guī)定，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分支機(jī)構(gòu)的會計(jì)檔案管理。（三）定義會計(jì)檔案是指公司在進(jìn)行會計(jì)核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會計(jì)資料，包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計(jì)檔案。（四）管理原則會計(jì)檔案管理遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，確保會計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。二、會計(jì)檔案的內(nèi)容（一）會計(jì)憑證包括原始憑證、記賬憑證。原始憑證是在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)取得或填制的，用以記錄和證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成情況的憑證；記賬憑證是根據(jù)審核無誤的原始憑證編制的，用以確定會計(jì)分錄，作為登記賬簿直接依據(jù)的憑證。（二）會計(jì)賬簿包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿?？傎~是根據(jù)總分類科目開設(shè)賬戶，用來登記全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，進(jìn)行總分類核算，提供總括核算資料的分類賬簿；明細(xì)賬是根據(jù)明細(xì)分類科目設(shè)置的，用來對會計(jì)要素的具體內(nèi)容進(jìn)行明細(xì)分類核算的賬簿；日記賬是按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成的時(shí)間先后順序逐日逐筆進(jìn)行登記的賬簿；固定資產(chǎn)卡片是記錄固定資產(chǎn)詳細(xì)情況的卡片式賬簿。（三）財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告包括月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告。財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告是指企業(yè)對外提供的反映企業(yè)某一特定日期的財(cái)務(wù)狀況和某一會計(jì)期間的經(jīng)營成果、現(xiàn)金流量等會計(jì)信息的文件，包括會計(jì)報(bào)表及其附注和其他應(yīng)當(dāng)在財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告中披露的相關(guān)信息和資料。（四）其他會計(jì)資料包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報(bào)表、會計(jì)檔案移交清冊、會計(jì)檔案保管清冊、會計(jì)檔案銷毀清冊、會計(jì)檔案鑒定意見書及其他具有保存價(jià)值的會計(jì)資料。三、會計(jì)檔案的歸檔（一）歸檔時(shí)間會計(jì)年度終了后，由會計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)整理立卷，編制會計(jì)檔案保管清冊。當(dāng)年形成的會計(jì)檔案，在會計(jì)年度終了后，可暫由會計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊，移交本公司檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管；未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會計(jì)檔案。（二）歸檔要求1.會計(jì)憑證應(yīng)按記賬憑證編號順序，連同所附的原始憑證一并整理立卷，裝訂成冊，要去除金屬物，記賬憑證應(yīng)加具封面、封底。封面應(yīng)注明單位名稱、年度、月份、記賬憑證種類、起訖日期、起訖號碼、記賬憑證張數(shù)、附件張數(shù)，并由會計(jì)主管人員和裝訂人員簽名或蓋章。2.會計(jì)賬簿應(yīng)在年度終了后，按時(shí)整理立卷。活頁賬簿應(yīng)撤出空白頁，填寫使用頁碼，加具封面、封底，裝訂成冊。封面應(yīng)注明單位名稱及賬簿名稱、所屬年度、賬簿頁數(shù)、保管期限等，并由有關(guān)人員簽名或蓋章。3.財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告應(yīng)按年度、季度、月度分別整理立卷，裝訂成冊，并加蓋公章。封面應(yīng)注明單位名稱、年度、季度、月度、財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告名稱、份數(shù)、編制日期，并由單位負(fù)責(zé)人、主管會計(jì)工作負(fù)責(zé)人、會計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人（會計(jì)主管人員）簽名或蓋章。4.其他會計(jì)資料應(yīng)按類別分別整理立卷，裝訂成冊，并加具封面，注明資料名稱、年度、月份、保管期限等，并由相關(guān)人員簽名或蓋章。四、會計(jì)檔案的保管（一）保管期限會計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。會計(jì)檔案的保管期限，從會計(jì)年度終了后的第一天算起。1.永久保管的會計(jì)檔案包括：年度財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告、會計(jì)檔案保管清冊、會計(jì)檔案銷毀清冊、會計(jì)檔案鑒定意見書。2.保管期限為30年的會計(jì)檔案包括：會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、會計(jì)檔案移交清冊。3.保管期限為10年的會計(jì)檔案包括：月度、季度、半年度財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報(bào)表。（二）保管地點(diǎn)公司設(shè)立專門的會計(jì)檔案保管庫房，配備必要的安全防護(hù)設(shè)施，確保會計(jì)檔案的安全保管。檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度、濕度應(yīng)符合規(guī)定要求。（三）保管要求1.會計(jì)檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找。2.嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度，不得隨意堆放會計(jì)檔案，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。3.采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會計(jì)核算的單位，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會計(jì)檔案。具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會計(jì)檔案條件的，由國務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報(bào)財(cái)政部、國家檔案局備案。4.會計(jì)檔案管理人員應(yīng)定期對會計(jì)檔案進(jìn)行檢查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。五、會計(jì)檔案的查閱和復(fù)制（一）查閱審批公司內(nèi)部人員查閱會計(jì)檔案，應(yīng)填寫《會計(jì)檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱申請表應(yīng)注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等。外部單位查閱會計(jì)檔案，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱申請表應(yīng)注明查閱單位名稱、查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等。（二）查閱規(guī)定1.查閱會計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理人員的陪同下進(jìn)行，不得擅自將會計(jì)檔案帶出檔案庫房。2.查閱會計(jì)檔案時(shí)不得在會計(jì)檔案上涂畫、拆封和抽換。3.查閱會計(jì)檔案后，應(yīng)及時(shí)將會計(jì)檔案歸還檔案管理人員，并辦理歸還手續(xù)。（三）復(fù)制規(guī)定公司內(nèi)部人員復(fù)制會計(jì)檔案，應(yīng)填寫《會計(jì)檔案復(fù)制申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可復(fù)制。復(fù)制申請表應(yīng)注明復(fù)制目的、復(fù)制內(nèi)容、復(fù)制份數(shù)、復(fù)制時(shí)間等。外部單位復(fù)制會計(jì)檔案，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可復(fù)制。復(fù)制申請表應(yīng)注明復(fù)制單位名稱、復(fù)制目的、復(fù)制內(nèi)容、復(fù)制份數(shù)、復(fù)制時(shí)間等。復(fù)制會計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)使用檔案管理人員提供的設(shè)備，并在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行。復(fù)制完成后，應(yīng)及時(shí)將復(fù)制件歸還檔案管理人員，并辦理歸還手續(xù)。六、會計(jì)檔案的移交（一）移交范圍公司所屬各分支機(jī)構(gòu)的會計(jì)檔案應(yīng)定期向公司總部移交。移交的會計(jì)檔案應(yīng)包括本制度規(guī)定的各類會計(jì)檔案。（二）移交時(shí)間各分支機(jī)構(gòu)應(yīng)在會計(jì)年度終了后的次年3月31日前，將上一年度的會計(jì)檔案移交公司總部。（三）移交要求1.各分支機(jī)構(gòu)應(yīng)編制會計(jì)檔案移交清冊，詳細(xì)列明移交的會計(jì)檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容。2.移交清冊應(yīng)一式三份，交接雙方各執(zhí)一份，存檔一份。3.交接雙方應(yīng)按照移交清冊所列內(nèi)容，當(dāng)面核對點(diǎn)收。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)在移交清冊上簽名或蓋章。七、會計(jì)檔案的銷毀(一)銷毀審批會計(jì)檔案保管期滿需要銷毀時(shí)，由本公司檔案機(jī)構(gòu)會同會計(jì)機(jī)構(gòu)提出銷毀意見，編制會計(jì)檔案銷毀清冊，列明銷毀會計(jì)檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。公司負(fù)責(zé)人在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽署意見。(二)銷毀程序1.銷毀會計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由檔案機(jī)構(gòu)和會計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。國家機(jī)關(guān)銷毀會計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級財(cái)政部門、審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷。財(cái)政部門銷毀會計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷。2.監(jiān)銷人在銷毀會計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會計(jì)檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點(diǎn)核對所要銷毀的會計(jì)檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告本公司負(fù)責(zé)人。(三)不得銷毀的會計(jì)檔案保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事