PAGE檔案設(shè)施設(shè)備維護(hù)制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案設(shè)施設(shè)備的維護(hù)管理，確保檔案設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行，保障檔案的完整與安全，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有與檔案管理相關(guān)的設(shè)施設(shè)備，包括但不限于檔案庫(kù)房的溫濕度調(diào)控設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲防霉設(shè)備、存儲(chǔ)架、搬運(yùn)工具以及電子檔案管理系統(tǒng)等。（三）職責(zé)分工1.檔案管理部門負(fù)責(zé)制定檔案設(shè)施設(shè)備維護(hù)計(jì)劃，并監(jiān)督執(zhí)行。定期檢查檔案設(shè)施設(shè)備的運(yùn)行狀況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并反饋問(wèn)題。組織協(xié)調(diào)設(shè)施設(shè)備的維修、保養(yǎng)工作。2.使用部門負(fù)責(zé)本部門所使用檔案設(shè)施設(shè)備的日常清潔、簡(jiǎn)單維護(hù)。配合檔案管理部門進(jìn)行設(shè)施設(shè)備的維修、保養(yǎng)工作，并提供必要的協(xié)助。3.維修部門負(fù)責(zé)檔案設(shè)施設(shè)備的專業(yè)維修工作，按照維修計(jì)劃和維修標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行維修作業(yè)。提供技術(shù)支持，解決設(shè)施設(shè)備運(yùn)行過(guò)程中的技術(shù)問(wèn)題。4.采購(gòu)部門根據(jù)檔案管理部門的需求，負(fù)責(zé)檔案設(shè)施設(shè)備的采購(gòu)工作，確保所采購(gòu)設(shè)備符合質(zhì)量要求和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。建立設(shè)施設(shè)備采購(gòu)檔案，記錄設(shè)備的型號(hào)、規(guī)格、采購(gòu)時(shí)間、供應(yīng)商等信息。二、檔案設(shè)施設(shè)備維護(hù)計(jì)劃（一）年度維護(hù)計(jì)劃1.檔案管理部門應(yīng)于每年年底前，根據(jù)檔案設(shè)施設(shè)備的使用情況、性能狀況以及相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，制定下一年度的檔案設(shè)施設(shè)備維護(hù)計(jì)劃。2.年度維護(hù)計(jì)劃應(yīng)包括設(shè)施設(shè)備的名稱、型號(hào)、維護(hù)內(nèi)容、維護(hù)時(shí)間、責(zé)任人等詳細(xì)信息。對(duì)于重要的檔案設(shè)施設(shè)備，如溫濕度調(diào)控設(shè)備、消防設(shè)備等，應(yīng)制定專項(xiàng)維護(hù)計(jì)劃。（二）季度維護(hù)計(jì)劃1.根據(jù)年度維護(hù)計(jì)劃，檔案管理部門每季度初制定本季度的檔案設(shè)施設(shè)備維護(hù)計(jì)劃，并下達(dá)給相關(guān)責(zé)任部門。2.季度維護(hù)計(jì)劃應(yīng)明確當(dāng)季需要進(jìn)行的維護(hù)項(xiàng)目、時(shí)間安排以及質(zhì)量要求，確保維護(hù)工作有序進(jìn)行。（三）月度維護(hù)計(jì)劃1.各使用部門和維修部門應(yīng)根據(jù)季度維護(hù)計(jì)劃，結(jié)合實(shí)際工作情況，每月制定具體的檔案設(shè)施設(shè)備維護(hù)計(jì)劃。2.月度維護(hù)計(jì)劃應(yīng)詳細(xì)列出每日的維護(hù)工作內(nèi)容，確保設(shè)施設(shè)備得到及時(shí)、有效的維護(hù)。對(duì)于臨時(shí)性的維護(hù)需求，應(yīng)及時(shí)記錄并納入月度維護(hù)計(jì)劃進(jìn)行安排。三、檔案設(shè)施設(shè)備維護(hù)標(biāo)準(zhǔn)（一）檔案庫(kù)房溫濕度調(diào)控設(shè)備1.溫度控制范圍應(yīng)符合國(guó)家檔案局規(guī)定的14℃24℃標(biāo)準(zhǔn)，相對(duì)濕度控制范圍應(yīng)符合45%60%標(biāo)準(zhǔn)。2.每日定時(shí)檢查溫濕度調(diào)控設(shè)備的運(yùn)行狀況，記錄溫濕度數(shù)據(jù)。如發(fā)現(xiàn)溫濕度超出標(biāo)準(zhǔn)范圍，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行調(diào)整。3.定期對(duì)溫濕度傳感器進(jìn)行校準(zhǔn)和清潔，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠。4.每年對(duì)溫濕度調(diào)控設(shè)備進(jìn)行全面維護(hù)，包括清潔冷凝器、蒸發(fā)器、風(fēng)機(jī)等部件，檢查制冷劑是否泄漏，對(duì)壓縮機(jī)等關(guān)鍵部件進(jìn)行性能檢測(cè)。（二）消防設(shè)備1.消防設(shè)施設(shè)備應(yīng)保持完好有效，定期進(jìn)行外觀檢查，確保無(wú)損壞、無(wú)銹蝕。2.每月對(duì)滅火器進(jìn)行壓力檢查，如壓力不足應(yīng)及時(shí)充裝或更換。3.每季度對(duì)消火栓進(jìn)行檢查，確保閥門開啟靈活，水帶、水槍完好無(wú)損，接口緊密無(wú)滲漏。4.每年對(duì)火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)、自動(dòng)噴水滅火系統(tǒng)等消防設(shè)施進(jìn)行全面檢測(cè)和維護(hù)，確保系統(tǒng)正常運(yùn)行。5.消防通道應(yīng)保持暢通無(wú)阻，嚴(yán)禁堆放雜物。（三）防蟲防霉設(shè)備1.定期檢查防蟲防霉藥品的投放情況，根據(jù)檔案庫(kù)房的實(shí)際情況及時(shí)補(bǔ)充藥品。2.每季度對(duì)防蟲網(wǎng)進(jìn)行檢查，如有破損應(yīng)及時(shí)更換。3.保持檔案庫(kù)房的清潔衛(wèi)生，定期清掃地面、貨架，防止害蟲滋生和霉菌繁殖。（四）存儲(chǔ)架1.定期檢查存儲(chǔ)架的結(jié)構(gòu)是否牢固，有無(wú)變形、松動(dòng)等情況。2.每年對(duì)存儲(chǔ)架進(jìn)行表面清潔和防銹處理，防止檔案架生銹損壞。3.按照檔案分類存放的原則，合理調(diào)整檔案在存儲(chǔ)架上的位置，確保檔案存放有序，便于查找。（五）搬運(yùn)工具1.定期對(duì)搬運(yùn)工具進(jìn)行清潔、保養(yǎng)，如手推車、叉車等。2.檢查搬運(yùn)工具的零部件是否完好，如輪胎、剎車、鏈條等，如有磨損或損壞應(yīng)及時(shí)更換。3.對(duì)電動(dòng)搬運(yùn)工具，定期檢查電池、充電器等部件，確保充電正常，電量充足。（六）電子檔案管理系統(tǒng)1.定期對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。2.每周檢查系統(tǒng)運(yùn)行狀況，確保系統(tǒng)無(wú)故障、無(wú)數(shù)據(jù)丟失。3.定期更新系統(tǒng)的安全補(bǔ)丁，防止病毒、黑客等攻擊，保障系統(tǒng)安全。4.根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展和用戶需求，及時(shí)對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行功能升級(jí)和優(yōu)化。四、檔案設(shè)施設(shè)備維護(hù)流程（一）日常巡檢1.使用部門的檔案管理人員應(yīng)每日對(duì)本部門所使用的檔案設(shè)施設(shè)備進(jìn)行巡檢，檢查設(shè)備的運(yùn)行狀況、外觀是否完好等，并做好巡檢記錄。2.巡檢內(nèi)容包括但不限于設(shè)備的開機(jī)、關(guān)機(jī)狀態(tài)，顯示屏顯示信息是否正常，設(shè)備有無(wú)異常聲響、異味等。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告。（二）故障報(bào)修1.當(dāng)檔案設(shè)施設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)，使用部門應(yīng)及時(shí)填寫《檔案設(shè)施設(shè)備故障報(bào)修單》，詳細(xì)描述故障現(xiàn)象、發(fā)生時(shí)間、設(shè)備名稱、型號(hào)等信息，并提交給檔案管理部門。2.檔案管理部門接到報(bào)修單后，應(yīng)立即組織相關(guān)人員進(jìn)行故障診斷，確定故障原因和維修方案。對(duì)于簡(jiǎn)單故障，可安排本部門維修人員進(jìn)行維修；對(duì)于復(fù)雜故障，應(yīng)聯(lián)系專業(yè)維修部門進(jìn)行維修。（三）維修實(shí)施1.維修部門接到維修任務(wù)后，應(yīng)按照維修計(jì)劃和維修標(biāo)準(zhǔn)及時(shí)進(jìn)行維修作業(yè)。維修人員在維修過(guò)程中應(yīng)做好維修記錄，包括維修時(shí)間、維修內(nèi)容、更換的零部件等信息。2.對(duì)于涉及檔案安全的維修工作，如消防設(shè)備維修、電子檔案管理系統(tǒng)維修等，維修部門應(yīng)制定詳細(xì)的安全保障措施，確保維修過(guò)程中檔案的安全。（四）維修驗(yàn)收1.維修完成后，維修部門應(yīng)通知檔案管理部門和使用部門進(jìn)行維修驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)根據(jù)維修標(biāo)準(zhǔn)和報(bào)修單的要求，對(duì)維修質(zhì)量進(jìn)行檢查。2.驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收人員應(yīng)在《檔案設(shè)施設(shè)備維修驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)。如驗(yàn)收不合格，維修部門應(yīng)重新進(jìn)行維修，直至驗(yàn)收合格為止。五、檔案設(shè)施設(shè)備維護(hù)記錄與檔案管理（一）維護(hù)記錄要求1.檔案設(shè)施設(shè)備的維護(hù)記錄應(yīng)詳細(xì)、準(zhǔn)確、完整，包括設(shè)備名稱、型號(hào)、維護(hù)時(shí)間、維護(hù)內(nèi)容、維護(hù)人員、維修情況等信息。2.維護(hù)記錄應(yīng)采用紙質(zhì)記錄和電子記錄相結(jié)合的方式進(jìn)行保存。紙質(zhì)記錄應(yīng)裝訂成冊(cè)，妥善保管；電子記錄應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的服務(wù)器上，并定期進(jìn)行備份。（二）維護(hù)檔案管理1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案設(shè)施設(shè)備維護(hù)檔案，將維護(hù)記錄、維修報(bào)告、采購(gòu)合同、設(shè)備說(shuō)明書等相關(guān)資料進(jìn)行歸檔管理。2.維護(hù)檔案應(yīng)按照設(shè)備類別、時(shí)間順序進(jìn)行分類存放，便于查詢和使用。3.維護(hù)檔案的保存期限應(yīng)符合國(guó)家檔案管理規(guī)定，一般不少于設(shè)備的使用年限。六、檔案設(shè)施設(shè)備維護(hù)費(fèi)用管理（一）費(fèi)用預(yù)算1.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)檔案設(shè)施設(shè)備維護(hù)計(jì)劃和實(shí)際需求，編制年度維護(hù)費(fèi)用預(yù)算。維護(hù)費(fèi)用預(yù)算應(yīng)包括設(shè)備維修費(fèi)用、保養(yǎng)費(fèi)用、零部件更換費(fèi)用、藥品購(gòu)置費(fèi)用等。2.年度維護(hù)費(fèi)用預(yù)算應(yīng)報(bào)公司財(cái)務(wù)部門審核，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。（二）費(fèi)用報(bào)銷1.檔案設(shè)施設(shè)備維護(hù)費(fèi)用的報(bào)銷應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)制度的規(guī)定進(jìn)行。報(bào)銷時(shí)，應(yīng)提供合法有效的發(fā)票、維修報(bào)告、驗(yàn)收單等相關(guān)憑證。2.維修部門應(yīng)及時(shí)整理維修費(fèi)用報(bào)銷資料，提交給檔案管理部門審核。檔案管理部門審核無(wú)誤后，報(bào)公司財(cái)務(wù)部門辦理報(bào)銷手續(xù)。（三）費(fèi)用控制1.公司財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)檔案設(shè)施設(shè)備維護(hù)費(fèi)用的使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，監(jiān)控費(fèi)用支出是否合理。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際維護(hù)情況，對(duì)維護(hù)費(fèi)用預(yù)算進(jìn)行適時(shí)調(diào)整，確保費(fèi)用控制在合理范圍內(nèi)。如發(fā)現(xiàn)維護(hù)費(fèi)用超支，應(yīng)及時(shí)分析原因，采取措施進(jìn)行整改。七、檔案設(shè)施設(shè)備維護(hù)培訓(xùn)與考核（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.檔案管理部門應(yīng)制定檔案設(shè)施設(shè)備維護(hù)培訓(xùn)計(jì)劃，定期組織相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容包括設(shè)備的操作使用、維護(hù)保養(yǎng)知識(shí)、安全注意事項(xiàng)等。2.培訓(xùn)計(jì)劃應(yīng)根據(jù)不同崗位人員的需求進(jìn)行制定，確保培訓(xùn)的針對(duì)性和有效性。對(duì)于新入職人員，應(yīng)進(jìn)行專門的入職培訓(xùn)；對(duì)于在職人員，應(yīng)定期進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和技能提升培訓(xùn)。（二）培訓(xùn)實(shí)施1.培訓(xùn)方式可采用內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)、現(xiàn)場(chǎng)實(shí)操培訓(xùn)等多種形式。內(nèi)部培訓(xùn)由檔案管理部門或維修部門的專業(yè)人員進(jìn)行授課；外部培訓(xùn)可邀請(qǐng)?jiān)O(shè)備供應(yīng)商、專業(yè)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)等進(jìn)行培訓(xùn)；現(xiàn)場(chǎng)實(shí)操培訓(xùn)可在檔案設(shè)施設(shè)備現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行，由專業(yè)人員進(jìn)行示范操作。2.培訓(xùn)過(guò)程中應(yīng)注重互動(dòng)交流，鼓勵(lì)學(xué)員提出問(wèn)題和建議，提高培訓(xùn)效果。培訓(xùn)結(jié)束后，應(yīng)組織學(xué)員進(jìn)行考核，檢驗(yàn)培訓(xùn)效果。（三）考核與激勵(lì)1.建立檔案設(shè)施設(shè)備維護(hù)人員考核制度，對(duì)維護(hù)人員的工作表現(xiàn)、