PAGE會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)章制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司會(huì)計(jì)檔案管理，保證會(huì)計(jì)檔案的安全、完整、有效利用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》、《中華人民共和國(guó)檔案法》以及國(guó)家有關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)定，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于公司總部及所屬各分公司、子公司的會(huì)計(jì)檔案管理工作。（三）定義本規(guī)章制度所稱(chēng)會(huì)計(jì)檔案，是指公司在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過(guò)程中接收或形成的，記錄和反映公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。（四）管理原則會(huì)計(jì)檔案管理遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，確保會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。二、會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容（一）會(huì)計(jì)憑證1.原始憑證，包括發(fā)票、收據(jù)、報(bào)銷(xiāo)單、借款單等。2.記賬憑證，根據(jù)審核無(wú)誤的原始憑證編制，記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的摘要、會(huì)計(jì)科目、金額等。（二）會(huì)計(jì)賬簿1.總賬，按照會(huì)計(jì)科目分類(lèi)登記經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿。2.明細(xì)賬，對(duì)總賬科目作進(jìn)一步分類(lèi)、詳細(xì)記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿。3.日記賬，按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的時(shí)間順序逐日逐筆登記的賬簿，如現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬。4.其他輔助性賬簿，如固定資產(chǎn)明細(xì)賬、低值易耗品明細(xì)賬等。（三）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告1.月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)表，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表等。2.會(huì)計(jì)報(bào)表附注，對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)表的編制基礎(chǔ)、編制依據(jù)、編制原則和方法及主要項(xiàng)目等所作的解釋。3.財(cái)務(wù)情況說(shuō)明書(shū)，對(duì)公司一定會(huì)計(jì)期間內(nèi)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、資金周轉(zhuǎn)、利潤(rùn)實(shí)現(xiàn)及分配等情況的綜合性分析報(bào)告。（四）其他會(huì)計(jì)資料1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表，用于核對(duì)銀行存款日記賬與銀行對(duì)賬單之間的差異。2.銀行對(duì)賬單，反映公司銀行賬戶(hù)資金收支情況的書(shū)面文件。3.納稅申報(bào)表，記錄公司納稅申報(bào)情況的表格及相關(guān)資料。4.會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，記錄會(huì)計(jì)檔案移交情況的文件。5.會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，詳細(xì)記錄會(huì)計(jì)檔案保管情況的文件。6.會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，記錄會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀情況的文件。7.其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)核算專(zhuān)業(yè)資料，如經(jīng)濟(jì)合同、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)資料等。三、會(huì)計(jì)檔案的歸檔（一）歸檔要求1.會(huì)計(jì)憑證應(yīng)按月、按編號(hào)順序每月裝訂成冊(cè)，標(biāo)明月份、季度、年起止、號(hào)數(shù)、單據(jù)張數(shù)，由會(huì)計(jì)及有關(guān)人員簽名蓋章（包括制單、審核、記賬、主管），由裝訂人員在裝訂線(xiàn)封簽處簽名或蓋章。2.會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)在年度終了后，整理立卷?；铐?yè)賬簿應(yīng)抽出空白頁(yè)，再將賬頁(yè)順序編號(hào)，裝訂成冊(cè)，并加蓋封面、封底，注明單位名稱(chēng)、年度、月份和起訖日期、賬簿名稱(chēng)、冊(cè)數(shù)、編號(hào)等。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)按年度裝訂成冊(cè)，加具封面，裝訂應(yīng)牢固、整齊。封面應(yīng)注明單位名稱(chēng)、年度、月份、報(bào)表名稱(chēng)、報(bào)表編號(hào)、頁(yè)數(shù)等。4.其他會(huì)計(jì)資料應(yīng)分類(lèi)整理，按順序編號(hào)，裝訂成冊(cè)，并加具封面，注明資料名稱(chēng)、年度、月份、冊(cè)數(shù)、編號(hào)等。（二）歸檔時(shí)間1.會(huì)計(jì)憑證應(yīng)在每月終了后的[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。2.會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)在年度終了后的[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)在年度終了后的[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。4.其他會(huì)計(jì)資料應(yīng)在形成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。（三）歸檔流程1.會(huì)計(jì)人員負(fù)責(zé)將整理好的會(huì)計(jì)檔案交至檔案管理部門(mén)。交接雙方應(yīng)按照會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接，并由交接雙方的單位負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)上簽名或者蓋章。2.檔案管理部門(mén)收到會(huì)計(jì)檔案后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行核對(duì)、登記，并按照檔案管理的要求進(jìn)行分類(lèi)存放。四、會(huì)計(jì)檔案的保管（一）保管期限1.會(huì)計(jì)憑證類(lèi)：原始憑證、記賬憑證保管期限為[X]年。2.會(huì)計(jì)賬簿類(lèi)：總賬、明細(xì)賬、日記賬保管期限為[X]年；固定資產(chǎn)卡片賬在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管[X]年。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告類(lèi)：月度、季度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告保管期限為[X]年；年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告永久保管。4.其他會(huì)計(jì)資料類(lèi)：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單保管期限為[X]年；納稅申報(bào)表保管期限為[X]年；會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)保管期限為[X]年；會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)永久保管。（二）保管地點(diǎn)公司應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的會(huì)計(jì)檔案保管庫(kù)（室），配備必要的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防磁等設(shè)施，確保會(huì)計(jì)檔案的安全保管。會(huì)計(jì)檔案保管庫(kù)（室）應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)檔案保管的標(biāo)準(zhǔn)和要求。（三）保管要求1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行檢查，確保會(huì)計(jì)檔案的安全、完整。如發(fā)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案有破損污損、霉?fàn)€變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。2.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)分類(lèi)存放，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找。同時(shí)，應(yīng)建立會(huì)計(jì)檔案目錄索引，詳細(xì)記錄會(huì)計(jì)檔案的存放位置、保管期限等信息。3.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入會(huì)計(jì)檔案保管庫(kù)（室），確因工作需要查閱會(huì)計(jì)檔案的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)查閱手續(xù)。五、會(huì)計(jì)檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員查閱會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)填寫(xiě)《會(huì)計(jì)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，查閱人員不得在會(huì)計(jì)檔案上涂畫(huà)、標(biāo)記、拆散原卷冊(cè)，也不得抽換會(huì)計(jì)憑證、賬頁(yè)、報(bào)表等。3.查閱人員如需復(fù)印會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在復(fù)印件上加蓋檔案管理部門(mén)印章。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員借閱會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)填寫(xiě)《會(huì)計(jì)檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)重新辦理延期手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管會(huì)計(jì)檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自帶出公司。如遇特殊情況需要帶出公司的，應(yīng)經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并采取必要措施確保會(huì)計(jì)檔案的安全。4.借閱人員歸還會(huì)計(jì)檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案有損壞、短缺等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。（三）外部查閱與借閱1.外部單位因工作需要查閱或借閱公司會(huì)計(jì)檔案的，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)安排專(zhuān)人陪同查閱或借閱。2.外部單位查閱或借閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)遵守公司的相關(guān)規(guī)定，不得擅自復(fù)制、拍照、記錄會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容。如需復(fù)制會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。六、會(huì)計(jì)檔案的銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀條件會(huì)計(jì)檔案保管期滿(mǎn)，需要銷(xiāo)毀時(shí)，由檔案管理部門(mén)提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，會(huì)同財(cái)務(wù)部門(mén)共同鑒定，嚴(yán)格審查，編造會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)。對(duì)保管期滿(mǎn)但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷(xiāo)毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。（二）銷(xiāo)毀程序1.會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)包括會(huì)計(jì)檔案名稱(chēng)、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷(xiāo)毀時(shí)間等內(nèi)容。2.公司負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)。3.銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由檔案管理部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)共同派員監(jiān)銷(xiāo)。國(guó)家機(jī)關(guān)銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級(jí)財(cái)政部門(mén)、審計(jì)部門(mén)派員參加監(jiān)銷(xiāo)。財(cái)政部門(mén)銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級(jí)審計(jì)部門(mén)派員參加監(jiān)銷(xiāo)。4.監(jiān)銷(xiāo)人在銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷(xiāo)毀的會(huì)計(jì)檔案；銷(xiāo)毀后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷(xiāo)情況報(bào)告本公司負(fù)責(zé)人。（三）特殊情況處理1.對(duì)于保管期滿(mǎn)但涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密等重要信息的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行處理，不得擅自銷(xiāo)毀。2.對(duì)于已銷(xiāo)毀的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)將會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)永久保存，以備查考。七、會(huì)計(jì)檔案的信息化管理（一）電子會(huì)計(jì)檔案的形成與接收1.公司應(yīng)加強(qiáng)會(huì)計(jì)信息化建設(shè)，采用符合國(guó)家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的會(huì)計(jì)軟件進(jìn)行會(huì)計(jì)核算，確保電子會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)、完整、有效。2.電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)從會(huì)計(jì)軟件中直接導(dǎo)出，并按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行整理、存儲(chǔ)。同時(shí),應(yīng)確保電子會(huì)計(jì)檔案的元數(shù)據(jù)齊全、完整，能夠準(zhǔn)確反映會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容和背景信息。3.接收外部單位傳來(lái)的電子會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格審核電子會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)性、完整性和有效性，確保其符合公司的要求和國(guó)家有關(guān)規(guī)定。（二）電子會(huì)計(jì)檔案的存儲(chǔ)與保管1.電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)或光盤(pán)等存儲(chǔ)介質(zhì)上，并定期進(jìn)行備份。備份應(yīng)采用異地存儲(chǔ)等方式，確保數(shù)據(jù)的安全性。2.存儲(chǔ)電子會(huì)計(jì)檔案的介質(zhì)應(yīng)標(biāo)明會(huì)計(jì)檔案的名稱(chēng)、年度、月份、保管期限等信息，并按照會(huì)計(jì)檔案的分類(lèi)進(jìn)行存放。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行檢查，確保存儲(chǔ)介質(zhì)的安全性和電子會(huì)計(jì)檔案的可讀取性。如發(fā)現(xiàn)電子會(huì)計(jì)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或恢復(fù)。（三）電子會(huì)計(jì)檔案的查閱與利用1.公司內(nèi)部人員查閱電子會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)通過(guò)公司指定的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)進(jìn)行，并按照規(guī)定的權(quán)限和流程進(jìn)行操作。查閱人員應(yīng)妥善保管電子會(huì)計(jì)檔案，不得擅自復(fù)制、傳播電子會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容。2.外部單位查閱電子會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。公司應(yīng)采取必要的技術(shù)措施，確保電子會(huì)計(jì)檔案在查閱過(guò)程中的安全性和保密性。3.利用電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)分析、統(tǒng)計(jì)等工作時(shí)，應(yīng)確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和合法性，并按照公司的規(guī)定進(jìn)行操作。（四）電子會(huì)計(jì)檔案的銷(xiāo)毀1.電子會(huì)計(jì)檔案的銷(xiāo)毀應(yīng)按照本規(guī)章制度關(guān)于會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀的規(guī)定進(jìn)行，確保電子會(huì)計(jì)檔案的銷(xiāo)毀過(guò)程符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司的要求。2.銷(xiāo)毀電子會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)采用技術(shù)手段確保電子會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)無(wú)法恢復(fù)或還原，并在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)中注明電子會(huì)計(jì)檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)、存儲(chǔ)位置等信息。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門(mén)及職責(zé)公司審計(jì)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，確保會(huì)計(jì)檔案管理工作符合國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司的規(guī)章制度要求。檔案管理部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)積極配合審計(jì)部門(mén)的監(jiān)督檢查工作，如實(shí)提供相關(guān)資料和信息。（二）檢查內(nèi)容1.會(huì)計(jì)檔案的歸檔情況，包括歸檔的及時(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性等。2.會(huì)計(jì)檔案的保管情況，包括保管期限是否符合規(guī)定、保管地點(diǎn)是否安全、保管措施是否有效等。3.會(huì)計(jì)檔案的查閱與借閱情況，包括查閱與借閱手續(xù)是否齊全、查閱與借閱人員是否遵守規(guī)定等。4.會(huì)計(jì)檔案的銷(xiāo)毀情況，包括銷(xiāo)毀程序是否合規(guī)、銷(xiāo)毀清冊(cè)是否完整等。5.會(huì)計(jì)檔案的信息化管理情況，包括電子會(huì)計(jì)檔案的形成、存儲(chǔ)、查閱、利用、銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。（三）問(wèn)題處理1.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，審計(jì)部門(mén)應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求責(zé)任部門(mén)限期整改。