PAGE檔案安全保密保管制度一、總則（一）目的為了加強公司檔案的安全保密管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，防止檔案信息的泄露、篡改和丟失，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.安全第一原則：始終將檔案安全放在首位，采取有效措施確保檔案實體和信息的安全。2.保密原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進(jìn)行保密管理。3.規(guī)范管理原則：建立健全檔案管理制度和流程，規(guī)范檔案的收集、整理、保管、利用和銷毀等環(huán)節(jié)。4.責(zé)任追究原則：對違反檔案安全保密規(guī)定的行為，依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度和流程，并組織實施。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和銷毀等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作，定期對各部門檔案管理情況進(jìn)行檢查和評估。4.負(fù)責(zé)檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)、維護(hù)和管理，確保檔案信息的安全存儲和有效利用。5.負(fù)責(zé)組織開展檔案安全保密宣傳教育工作，提高員工的檔案安全保密意識。（二）各部門檔案管理職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門各類檔案的收集、整理和初步保管工作，并定期向檔案管理部門移交。2.明確本部門檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的具體工作，并接受檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。3.嚴(yán)格遵守公司檔案管理制度，確保本部門檔案的安全保密，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借或丟失檔案。4.積極配合檔案管理部門開展檔案管理工作，提供必要的支持和協(xié)助。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，具備良好的職業(yè)道德和保密意識，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編目、上架、保管等，確保檔案的整齊有序和安全完整。3.熟悉檔案業(yè)務(wù)知識，掌握檔案管理的方法和技能，能夠熟練運用檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理和查詢。4.嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、借閱制度，做好檔案查閱、借閱登記和歸還工作，確保檔案的合理利用和安全保密。5.定期對檔案進(jìn)行清查和盤點，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中存在的問題，并向上級領(lǐng)導(dǎo)報告。6.負(fù)責(zé)檔案庫房的安全管理，做好防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等工作，確保檔案庫房環(huán)境符合要求。三、檔案收集與整理（一）檔案收集范圍1.公司在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式的歷史記錄。2.公司簽訂的各類合同、協(xié)議、章程、制度、規(guī)劃、計劃、總結(jié)、報告、報表等文件材料。3.公司的財務(wù)報表、會計憑證、審計報告、稅務(wù)資料等財務(wù)檔案。4.公司的人事檔案，包括員工的入職登記表、勞動合同、工資表、考核記錄、培訓(xùn)記錄、獎懲記錄等。5.公司的技術(shù)檔案，包括產(chǎn)品研發(fā)資料、技術(shù)圖紙、工藝文件、質(zhì)量檢驗報告等。6.公司的項目檔案，包括項目立項文件、可行性研究報告、項目計劃、項目總結(jié)、項目驗收文件等。7.公司的行政檔案，包括會議紀(jì)要、通知、通報、請示、批復(fù)、函件等文件材料。8.其他具有保存價值的檔案材料。（二）檔案收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍，及時收集本部門在工作活動中形成的各類檔案材料，并進(jìn)行分類整理。2.檔案材料應(yīng)真實、完整、準(zhǔn)確，字跡清晰，簽字蓋章齊全，不得使用圓珠筆、鉛筆等易褪色的書寫工具。3.對電子文件應(yīng)進(jìn)行備份，并按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲，確保電子文件的可讀性和可利用性。4.各部門應(yīng)定期將收集整理好的檔案材料移交檔案管理部門，移交時應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。（三）檔案整理方法1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.檔案整理應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，一般采用年度機(jī)構(gòu)（問題）保管期限的分類方法，將檔案分為不同的類別和保管期限。3.對紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行裝訂、編頁、編目、裝盒等整理工作，確保檔案的整齊規(guī)范。對電子檔案應(yīng)進(jìn)行分類存儲、建立索引、備份等整理工作，確保電子檔案的有序管理。4.檔案整理過程中應(yīng)編制檔案目錄，包括全宗號、目錄號、案卷號、題名、年度、保管期限、密級、頁數(shù)、備注等項目，以便于檔案的查找和利用。四、檔案保管（一）檔案庫房建設(shè)與管理1.檔案庫房應(yīng)選擇在干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜等條件良好的地方，并遠(yuǎn)離易燃、易爆、腐蝕性物品存放區(qū)域。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品、防盜門窗等，確保檔案庫房環(huán)境符合要求。3.檔案庫房應(yīng)劃分不同的功能區(qū)域，如檔案存儲區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，并設(shè)置明顯的標(biāo)識牌。4.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對檔案的損害。5.檔案庫房應(yīng)建立嚴(yán)格的安全管理制度，實行專人負(fù)責(zé)，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案庫房。（二）檔案存儲方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用專用檔案盒進(jìn)行裝盒存儲，并按照分類順序排列上架，便于查找和利用。2.電子檔案應(yīng)采用磁帶、光盤、硬盤等存儲介質(zhì)進(jìn)行備份存儲，并按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲，同時建立電子檔案索引，便于快速檢索。3.對重要的檔案應(yīng)進(jìn)行異地備份存儲，以防止因自然災(zāi)害、人為破壞等原因?qū)е聶n案丟失。（三）檔案保管期限劃分1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案是指反映公司主要職能活動和歷史面貌，對公司和國家具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案。3.長期保管的檔案是指反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司有查考利用價值的檔案，保管期限為16年至50年。4.短期保管的檔案是指反映公司局部工作活動，在較短時間內(nèi)對公司有查考利用價值的檔案，保管期限為5年以下。（四）檔案定期清查與盤點1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查和盤點，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存儲狀況符合要求。2.清查和盤點工作應(yīng)每年至少進(jìn)行一次，由檔案管理人員負(fù)責(zé)實施，并填寫檔案清查盤點表。3.在清查和盤點過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有丟失、損壞、涂改等情況，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。4.對清查和盤點結(jié)果應(yīng)進(jìn)行總結(jié)分析，針對存在的問題提出改進(jìn)措施，不斷完善檔案保管工作。五、檔案查閱與借閱（一）檔案查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請表，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案的安全和保密。3.查閱檔案時，查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損或抽取、撤換檔案材料。4.查閱檔案一般應(yīng)在檔案管理部門指定的查閱地點進(jìn)行，如需借出檔案，應(yīng)按照檔案借閱規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）檔案借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間、歸還時間等，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)借閱申請表，對借閱人員的身份和借閱權(quán)限進(jìn)行審核，如符合要求，應(yīng)辦理借閱登記手續(xù)，并將檔案借給借閱人員。3.借閱檔案時，借閱人員應(yīng)出具本人有效身份證件，并在檔案借閱登記簿上簽字確認(rèn)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自擴(kuò)大借閱范圍，不得在非公司指定場所查閱、使用檔案。5.借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的歸還時間及時歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門申請辦理延期手續(xù)。6.檔案歸還時，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。（三）檔案查閱、借閱審批流程1.查閱、借閱人員填寫檔案查閱、借閱申請表。2.所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。3.檔案管理部門審核查閱、借閱人員的身份和借閱權(quán)限。4.檔案管理部門辦理查閱、借閱登記手續(xù)，提供檔案或借出檔案。5.查閱、借閱人員查閱、使用檔案。6.查閱、借閱人員歸還檔案，檔案管理部門檢查檔案完整性和安全性。六、檔案保密管理（一）保密措施1.對涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，采取加密存儲、限制訪問、專人保管等措施，防止檔案信息的泄露。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容，不得私自復(fù)制、傳播檔案信息。3.在檔案查閱、借閱過程中，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格監(jiān)督查閱、借閱人員的行為，確保檔案信息不被泄露給無關(guān)人員。4.對檔案庫房、檔案存儲設(shè)備等應(yīng)采取安全保密措施，安裝監(jiān)控設(shè)備、門禁系統(tǒng)等，防止未經(jīng)授權(quán)的人員進(jìn)入。5.定期對檔案保密工作進(jìn)行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和整改存在的問題，不斷完善檔案保密管理工作。（二）保密教育與培訓(xùn)1.公司應(yīng)定期組織開展檔案安全保密宣傳教育工作，提高員工的檔案安全保密意識。2.檔案管理部門應(yīng)針對檔案管理人員和涉及檔案工作的員工開展專門的保密培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括保密法律法規(guī)、保密制度、保密技能等。3.通過保密教育與培訓(xùn)，使員工了解檔案保密工作的重要性，掌握檔案保密的基本知識和技能，自覺遵守檔案保密規(guī)定。（三）保密責(zé)任追究1.對違反檔案保密規(guī)定的行為，公司將依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。2.對于泄露公司機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案管理人員和其他相關(guān)人員，公司將視情節(jié)輕重給予警告、罰款、辭退等處理；構(gòu)成犯罪的，將依法追究刑事責(zé)任。3.因違反檔案保密規(guī)定給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，相關(guān)人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。七、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀價值。2.檔案鑒定工作應(yīng)成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。3.檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案保管期限、檔案內(nèi)容、檔案價值等因素，對檔案進(jìn)行全面審查和評估，提出鑒定意見。4.對經(jīng)過鑒定確無保存價值的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清單，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）檔案銷毀1.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意銷毀的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。2.