PAGE土地測繪檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司土地測繪檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有與土地測繪業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案管理工作，包括測繪項目文件、技術(shù)資料、成果報告、數(shù)據(jù)記錄等各類檔案資料。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司設(shè)立專門的檔案管理部門，對土地測繪檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實反映土地測繪工作的實際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠，嚴(yán)禁虛假和錯誤信息。3.分類科學(xué)原則：按照檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)分類，便于檔案的整理、保管和查閱利用。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密，嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善土地測繪檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理公司土地測繪檔案，接收、整理、保管、統(tǒng)計和提供利用檔案資料。3.對檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高檔案管理水平。4.定期對檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，確保檔案的質(zhì)量和有效性。5.參與檔案信息化建設(shè)，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。（二）測繪項目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)組織本項目檔案的收集、整理和歸檔工作，確保項目檔案的完整、準(zhǔn)確。2.在項目實施過程中，督促項目成員及時將工作中形成的各類文件材料交檔案管理人員歸檔。3.對項目檔案的質(zhì)量進(jìn)行審核，確保檔案符合歸檔要求。（三）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。2.妥善保管檔案，做好檔案的安全防護(hù)工作，防止檔案損壞、丟失和泄密。3.按照規(guī)定的程序和要求，為檔案利用者提供查閱、借閱等服務(wù)。4.定期對檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問題。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.測繪項目任務(wù)書、委托書、合同等文件。2.測繪技術(shù)設(shè)計書、技術(shù)總結(jié)、技術(shù)交底等技術(shù)文件。3.測繪儀器設(shè)備的檢定證書、校準(zhǔn)記錄等資料。4.測繪原始觀測記錄、計算資料、草圖等。5.測繪成果報告、圖件、數(shù)據(jù)光盤等。6.與測繪項目相關(guān)的其他文件材料，如質(zhì)量檢查報告、驗收報告等。（二）收集要求1.項目負(fù)責(zé)人應(yīng)及時組織項目成員收集項目實施過程中形成的各類文件材料，確保文件材料的齊全、完整。2.收集的文件材料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對電子文件應(yīng)同時收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理方法1.按照檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，對收集到的文件材料進(jìn)行分類整理。一般可分為項目文件、技術(shù)文件、成果文件、儀器設(shè)備文件等類別。2.對每一類文件材料進(jìn)行編號、編目，編制檔案目錄清單，便于查找和管理。3.對紙質(zhì)文件材料進(jìn)行裝訂、編頁，確保文件的整齊、牢固。對電子文件應(yīng)進(jìn)行分類存儲，建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)，并進(jìn)行命名規(guī)范。四、檔案的保管（一）保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護(hù)設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。（二）保管方式1.對紙質(zhì)檔案應(yīng)采用密集架或檔案柜進(jìn)行存放，按照檔案類別和編號順序排列，便于查找和管理。2.對電子檔案應(yīng)采用磁盤陣列、磁帶庫等存儲設(shè)備進(jìn)行備份存儲，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。3.對重要的檔案資料應(yīng)進(jìn)行異地備份，防止因自然災(zāi)害、人為破壞等原因?qū)е聶n案丟失。（三）保管期限1.土地測繪檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括：測繪項目任務(wù)書、合同、技術(shù)設(shè)計書、成果報告等重要文件材料。3.長期保管的檔案保管期限一般為10年至50年，包括測繪原始觀測記錄、計算資料等。4.短期保管的檔案保管期限一般為1年至10年，如一般性的技術(shù)文件、質(zhì)量檢查報告等。（四）檔案清查與盤點(diǎn)1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量準(zhǔn)確無誤。2.清查盤點(diǎn)應(yīng)包括檔案的數(shù)量、種類、保管狀況等方面，對發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時進(jìn)行記錄和處理。3.對清查盤點(diǎn)結(jié)果應(yīng)形成書面報告，上報公司領(lǐng)導(dǎo)，并作為檔案管理工作考核的依據(jù)。五、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案資料。2.外單位因工作需要查閱、借閱檔案資料，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用程序1.公司內(nèi)部人員查閱、借閱檔案資料，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的和內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外單位查閱、借閱檔案資料，應(yīng)提交單位介紹信和查閱、借閱申請函，注明查閱目的和內(nèi)容，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。3.檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的程序和要求，為利用者提供查閱、借閱服務(wù)，并做好記錄。查閱、借閱檔案資料應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進(jìn)行，嚴(yán)禁將檔案資料帶出檔案管理部門。4.利用者查閱、借閱檔案資料后，應(yīng)及時歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（三）利用限制1.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案資料，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱、借閱和公開。2.對重要的檔案資料，如需復(fù)制或摘錄，須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案的保管期限和實際利用價值，定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、科學(xué)分析、準(zhǔn)確判定的原則，確保鑒定結(jié)果的客觀性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織1.公司成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、測繪技術(shù)專家、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人等組成。2.檔案鑒定小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和程序，組織實施檔案鑒定工作，并對鑒定結(jié)果進(jìn)行審核和審批。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容重要性、利用價值等因素，對檔案進(jìn)行逐卷審查和分析。2.對保管期限已滿且確無保存價值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見；對保管期限未滿但已失去利用價值的檔案，可根據(jù)實際情況進(jìn)行降密或解密處理。（四）銷毀程序1.經(jīng)檔案鑒定小組審核批準(zhǔn)后，對擬銷毀的檔案編制《檔案銷毀清單》，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.)檔案銷毀清單應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人、公司領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，并由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。4.檔案銷毀過程中，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字，并將銷毀情況記錄在案，作為檔案管理工作的重要資料保存。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立土地測繪檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.通過信息化手段，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為公司的生產(chǎn)經(jīng)營和決策提供有力支持。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等工作，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合公司檔案管理需求的信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的分類管理、編目檢索、借閱利用、統(tǒng)計分析等功能。3.數(shù)據(jù)安全管理：采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，確保檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全和穩(wěn)定運(yùn)行。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，按照系統(tǒng)要求及時錄入和更新檔案信息。