PAGE心理健康檔案保密制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織員工心理健康檔案的管理，確保員工心理健康信息的安全與保密，維護(hù)員工的合法權(quán)益，特制定本保密制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及員工心理健康檔案管理、使用的部門(mén)和個(gè)人，包括但不限于人力資源部門(mén)、心理健康服務(wù)團(tuán)隊(duì)、相關(guān)管理人員以及其他因工作需要接觸員工心理健康檔案的人員。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)中關(guān)于個(gè)人信息保護(hù)和保密的規(guī)定，確保心理健康檔案的管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.保密性原則：對(duì)員工心理健康檔案中的所有信息予以嚴(yán)格保密，防止信息泄露給任何無(wú)關(guān)人員。3.最小化原則：在心理健康檔案的收集、存儲(chǔ)、使用、傳輸?shù)冗^(guò)程中，僅收集和使用與員工心理健康評(píng)估及服務(wù)直接相關(guān)的必要信息，避免過(guò)度收集和不必要的信息留存。4.安全性原則：采取有效的技術(shù)和管理措施，保障心理健康檔案信息的安全，防止信息被篡改、丟失或未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)。二、心理健康檔案的內(nèi)容及管理（一）檔案內(nèi)容員工心理健康檔案應(yīng)包含員工基本信息、心理健康評(píng)估報(bào)告、心理咨詢記錄、心理治療記錄、危機(jī)干預(yù)記錄等與員工心理健康狀況相關(guān)的各類(lèi)資料。（二）檔案建立1.人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)組織員工心理健康檔案的建立工作，通知員工填寫(xiě)相關(guān)基本信息表格，并協(xié)助心理健康服務(wù)團(tuán)隊(duì)收集其他必要資料。2.心理健康服務(wù)團(tuán)隊(duì)按照專(zhuān)業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和流程，對(duì)員工進(jìn)行心理健康評(píng)估，包括但不限于問(wèn)卷調(diào)查、訪談、心理測(cè)試等，并將評(píng)估結(jié)果及相關(guān)記錄納入心理健康檔案。（三）檔案存儲(chǔ)1.心理健康檔案應(yīng)以電子和紙質(zhì)兩種形式存儲(chǔ)。電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備中，設(shè)置嚴(yán)格的訪問(wèn)權(quán)限，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專(zhuān)門(mén)的檔案柜中，確保存放環(huán)境安全、干燥、通風(fēng)，防止檔案損壞或丟失。（四）檔案更新1.心理健康服務(wù)團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)定期對(duì)員工心理健康狀況進(jìn)行跟蹤和評(píng)估，根據(jù)評(píng)估結(jié)果及時(shí)更新心理健康檔案。2.員工如有重大生活事件、心理問(wèn)題變化等情況，應(yīng)主動(dòng)向心理健康服務(wù)團(tuán)隊(duì)報(bào)告，以便及時(shí)更新檔案信息。三、保密措施（一）人員管理1.對(duì)涉及心理健康檔案管理、使用的人員進(jìn)行嚴(yán)格的背景審查和篩選，確保其具備良好的職業(yè)道德和保密意識(shí)。2.與所有接觸心理健康檔案的人員簽訂保密協(xié)議，明確其保密責(zé)任和義務(wù)，以及違反保密協(xié)議應(yīng)承擔(dān)的法律責(zé)任。3.定期對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行保密培訓(xùn)，提高其保密意識(shí)和技能，使其熟悉保密制度和流程。（二）信息訪問(wèn)控制1.根據(jù)工作需要，對(duì)不同人員設(shè)置不同的心理健康檔案訪問(wèn)權(quán)限。例如，心理健康服務(wù)團(tuán)隊(duì)成員可查閱和使用全部檔案信息；人力資源部門(mén)相關(guān)人員在必要時(shí)可查閱部分信息，但僅限于與人力資源管理相關(guān)的用途；其他人員如需查閱，必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批流程，并只能獲取授權(quán)范圍內(nèi)的信息。訪問(wèn)權(quán)限的設(shè)置應(yīng)遵循最小化原則，確保每個(gè)人員僅能訪問(wèn)其工作所需的最少信息。2.采用身份認(rèn)證、密碼管理等技術(shù)手段，限制對(duì)心理健康檔案信息系統(tǒng)的訪問(wèn)。用戶應(yīng)定期更換密碼，并妥善保管個(gè)人賬號(hào)信息，防止他人冒用。3.在信息系統(tǒng)中記錄所有對(duì)心理健康檔案的訪問(wèn)操作，包括訪問(wèn)時(shí)間、訪問(wèn)人員、訪問(wèn)內(nèi)容等，以便進(jìn)行審計(jì)和追溯。（三）信息傳輸安全1.在傳輸心理健康檔案信息時(shí)，應(yīng)采用加密技術(shù)，確保信息在傳輸過(guò)程中的保密性和完整性。例如，使用加密軟件對(duì)傳輸?shù)臄?shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，或者通過(guò)安全的網(wǎng)絡(luò)通道進(jìn)行傳輸。2.對(duì)于涉及員工心理健康檔案的紙質(zhì)文件傳遞，應(yīng)采用專(zhuān)門(mén)的信封或包裝，并在信封上注明“保密”字樣，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)傳遞，確保文件在傳遞過(guò)程中的安全。（四）信息使用規(guī)范1.心理健康檔案信息僅用于公司/組織內(nèi)部的心理健康評(píng)估、咨詢、治療、危機(jī)干預(yù)等相關(guān)工作，以及法律法規(guī)允許的其他合法用途，不得用于任何其他商業(yè)目的或非法活動(dòng)。2.在使用心理健康檔案信息時(shí)，應(yīng)遵循客觀、公正、合法的原則，不得擅自篡改、歪曲或泄露檔案信息。3.如需向第三方提供心理健康檔案信息，必須經(jīng)過(guò)員工本人書(shū)面授權(quán)，并確保第三方具備相應(yīng)的保密能力和合法使用目的。同時(shí)，應(yīng)與第三方簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。（五）信息銷(xiāo)毀1.當(dāng)員工心理健康檔案不再具有保存價(jià)值時(shí)，應(yīng)按照公司/組織的檔案管理制度進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀前，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的審批，確保銷(xiāo)毀行為符合法律法規(guī)和公司/組織規(guī)定。2.電子檔案的銷(xiāo)毀應(yīng)采用專(zhuān)業(yè)的數(shù)據(jù)擦除工具，確保數(shù)據(jù)無(wú)法恢復(fù)；紙質(zhì)檔案的銷(xiāo)毀應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式，確保檔案信息徹底銷(xiāo)毀。3.對(duì)檔案銷(xiāo)毀過(guò)程進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、銷(xiāo)毀方式、銷(xiāo)毀人員等信息，以備審計(jì)和查詢。四、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的保密監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)對(duì)心理健康檔案保密制度的執(zhí)行情況進(jìn)行定期檢查和不定期抽查。2.保密監(jiān)督小組應(yīng)制定詳細(xì)的檢查計(jì)劃和標(biāo)準(zhǔn)，檢查內(nèi)容包括檔案管理流程是否合規(guī)、人員訪問(wèn)權(quán)限是否正確設(shè)置、信息存儲(chǔ)和傳輸是否安全、信息使用是否規(guī)范等。3.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知，要求相關(guān)部門(mén)和人員限期整改，并跟蹤整改情況，確保問(wèn)題得到徹底解決。（二）外部審計(jì)1.定期聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)的審計(jì)機(jī)構(gòu)對(duì)公司/組織的心理健康檔案保密制度進(jìn)行審計(jì)，確保制度的執(zhí)行符合法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。2.審計(jì)機(jī)構(gòu)應(yīng)出具詳細(xì)的審計(jì)報(bào)告，對(duì)保密制度的執(zhí)行情況進(jìn)行全面評(píng)估，并提出改進(jìn)建議。公司/組織應(yīng)根據(jù)審計(jì)報(bào)告及時(shí)調(diào)整和完善保密制度及相關(guān)管理措施。五、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)授權(quán)訪問(wèn)、查閱或使用員工心理健康檔案信息。2.故意泄露員工心理健康檔案信息給無(wú)關(guān)人員。3.擅自篡改、偽造員工心理健康檔案信息。4.違反信息傳輸安全規(guī)定，導(dǎo)致檔案信息泄露或被篡改。5.未按照規(guī)定進(jìn)行檔案存儲(chǔ)、更新、銷(xiāo)毀等管理操作。6.其他違反心理健康檔案保密制度的行為。（二）處理措施1.對(duì)于首次違反保密制度的員工，給予警告處分，并要求其簽署書(shū)面保證書(shū)，承諾不再發(fā)生類(lèi)似行為。同時(shí)，對(duì)其進(jìn)行保密培訓(xùn)，提高其保密意識(shí)。2.對(duì)于多次違反保密制度或造成嚴(yán)重后果的員工，視情節(jié)輕重給予記過(guò)、降職、撤職等處分，直至解除勞動(dòng)合同。同時(shí)，公司/組織將保留追究其法律責(zé)任的權(quán)利。3.對(duì)于因違反保密制度給公司/組織或員工造成經(jīng)濟(jì)損失的，應(yīng)依法承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。六、附則（