PAGE高校學(xué)院檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)高校學(xué)院檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于高校學(xué)院內(nèi)各部門、各學(xué)科專業(yè)在教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：學(xué)院檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由學(xué)院綜合檔案室負(fù)責(zé)集中管理各類檔案。2.完整準(zhǔn)確原則：確保檔案內(nèi)容的完整性和準(zhǔn)確性，全面反映學(xué)院各項(xiàng)工作的真實(shí)面貌。3.分類科學(xué)原則：按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行科學(xué)分類，便于管理和利用。4.安全保密原則：采取有效措施保障檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合檔案室1.負(fù)責(zé)制定和完善學(xué)院檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理學(xué)院各類檔案，對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督學(xué)院各部門的檔案工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳教育活動(dòng)。4.參與學(xué)院重大活動(dòng)和重要項(xiàng)目的檔案管理工作，確保檔案資料的及時(shí)歸檔。（二）各部門檔案工作小組1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，并定期向綜合檔案室移交。2.明確一名檔案工作兼職人員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的日常管理和協(xié)調(diào)。3.配合綜合檔案室開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳教育活動(dòng)，提高本部門人員的檔案意識(shí)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.教學(xué)檔案：包括教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、課程教案、教學(xué)課件、學(xué)生成績單、考試試卷、實(shí)習(xí)報(bào)告、畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）等。2.科研檔案：科研項(xiàng)目申請書、立項(xiàng)批復(fù)、研究報(bào)告、學(xué)術(shù)論文、著作、科研成果鑒定材料、科研獎(jiǎng)勵(lì)證書等。3.管理檔案：學(xué)院工作計(jì)劃、總結(jié)、會(huì)議記錄、規(guī)章制度、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、資產(chǎn)檔案、招生就業(yè)檔案等。4.學(xué)生檔案：學(xué)生入學(xué)登記表、學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲記錄、畢業(yè)登記表等。5.其他檔案：學(xué)院舉辦的各類活動(dòng)、對(duì)外交流合作、校友工作等形成的檔案材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案形成規(guī)律和收集范圍，及時(shí)收集本部門的檔案材料。2.檔案材料應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，字跡清晰，簽字蓋章齊全，采用耐久性強(qiáng)的書寫材料和載體。3.對(duì)重要活動(dòng)和項(xiàng)目，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后及時(shí)收集相關(guān)檔案材料，并進(jìn)行整理歸檔。（三）整理方法1.分類：按照檔案的類別和年度進(jìn)行分類，如教學(xué)檔案分為教學(xué)管理、課程建設(shè)、實(shí)踐教學(xué)等類別；科研檔案分為科研項(xiàng)目、學(xué)術(shù)成果等類別。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷題名、編號(hào)、日期、保管期限等信息，以便快速檢索和利用。4.裝訂：對(duì)紙張較多的檔案材料進(jìn)行裝訂，保持檔案的整齊和牢固。四、檔案的鑒定與保管期限（一）鑒定原則根據(jù)檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。（二）鑒定方法1.成立檔案鑒定小組，由學(xué)院分管領(lǐng)導(dǎo)、綜合檔案室人員和相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等因素，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷鑒定，確定保管期限。3.保管期限分為永久、長期和短期三種：永久保管的檔案：凡是反映學(xué)院主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)學(xué)院、國家和社會(huì)有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。長期保管的檔案：凡是反映學(xué)院一般工作活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)學(xué)院工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為16年至50年。短期保管的檔案：凡是反映學(xué)院短期工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)學(xué)院工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為15年以下。（三）鑒定程序1.各部門檔案工作小組對(duì)本部門保管期滿的檔案進(jìn)行初步鑒定，提出存毀意見。2.綜合檔案室對(duì)各部門提交的檔案進(jìn)行復(fù)查，匯總存毀意見，形成檔案鑒定報(bào)告。3.檔案鑒定報(bào)告經(jīng)學(xué)院分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，報(bào)學(xué)院黨委審批。五、檔案的保管（一）保管場所1.綜合檔案室應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等。2.定期對(duì)檔案保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。（三）檔案存放1.按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，與紙質(zhì)檔案分開存放。（四）檔案清點(diǎn)與檢查1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面清點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確。2.對(duì)檔案的保管狀況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。六、檔案的利用（一）利用原則1.依法利用原則：檔案利用應(yīng)遵守國家法律法規(guī)和學(xué)院檔案管理制度。2.服務(wù)優(yōu)先原則：以服務(wù)學(xué)院教學(xué)、科研、管理等工作為宗旨，為師生和社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)的檔案利用服務(wù)。3.安全保密原則：在檔案利用過程中，嚴(yán)格遵守檔案安全保密規(guī)定，確保檔案的安全。（二）利用范圍1.學(xué)院內(nèi)部人員因教學(xué)、科研、管理等工作需要，可查閱、借閱相關(guān)檔案。2.校外單位因工作需要，經(jīng)學(xué)院批準(zhǔn)，可查閱、借閱相關(guān)檔案。3.涉及個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行查閱和利用，保護(hù)個(gè)人隱私。（三）利用程序1.查閱檔案：學(xué)院內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室查閱。校外單位查閱檔案，應(yīng)提前向?qū)W院提交查閱申請函，說明查閱目的、范圍和內(nèi)容，經(jīng)學(xué)院分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱檔案時(shí)，應(yīng)在綜合檔案室指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案室。2.借閱檔案：學(xué)院內(nèi)部人員借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和綜合檔案室負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。校外單位借閱檔案，應(yīng)按照查閱檔案的程序辦理審批手續(xù)，并與綜合檔案室簽訂《檔案借閱承諾書》，明確借閱期限和保密責(zé)任。借閱檔案一般不得超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造檔案。（四）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱（借閱）時(shí)間、查閱（借閱）人、查閱（借閱）內(nèi)容、歸還時(shí)間等。2.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查詢。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.綜合檔案室應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.定期編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，向上級(jí)主管部門和學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)報(bào)送檔案工作情況。（二）移交工作1.學(xué)院各部門應(yīng)按照檔案管理制度的規(guī)定，定期向綜合檔案室移交檔案。2.檔案移交時(shí)，應(yīng)填寫《檔案移交清單》，雙方簽字確認(rèn)。3.綜合檔案室應(yīng)對(duì)移交的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)和驗(yàn)收，確保檔案的質(zhì)量。八、檔案的信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平。（二）建設(shè)內(nèi)容1.建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和利用等業(yè)務(wù)的信息化管理。2.對(duì)電子檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，確保電子檔案的安全存儲(chǔ)和有效利用。3.加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備。（三）安全管理1.建立檔案信息化安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，防止信息泄露和數(shù)據(jù)丟失。2.定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和維護(hù)，及時(shí)更新系統(tǒng)軟件和殺毒軟件。3.對(duì)電子檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性。九、檔案工作人員職責(zé)（一）綜合檔案室工作人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行國家檔案法律法規(guī)和學(xué)院檔案管理制度，做好檔案管理工作。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，確保電子檔案的安全存儲(chǔ)和有效利用。3.加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備。（三）安全管理1.建立檔案信息化安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，防止信息泄露和數(shù)據(jù)丟失。2.定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和維護(hù)，及時(shí)更新系統(tǒng)軟件和殺毒軟件。3.對(duì)電子檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性。九、檔案工作人員職責(zé)（一）綜合檔案室工作人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行國家檔案法律法規(guī)和學(xué)院檔案管理制度，做好檔案管理工作。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。3.指導(dǎo)和監(jiān)督學(xué)院各部門的檔案工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳教育活動(dòng)。4.參與學(xué)院重大活動(dòng)和重要項(xiàng)目的檔案管理工作，及時(shí)收集和整理相關(guān)檔案資料。5.保守檔案機(jī)密，不得擅自