PAGE酒店會計檔案保管制度一、總則（一）目的為了加強酒店會計檔案管理，保證會計檔案的安全、完整，充分發(fā)揮會計檔案在酒店經(jīng)營管理中的作用，根據(jù)《中華人民共和國會計法》、《會計檔案管理辦法》等法律法規(guī)，結(jié)合本酒店實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本酒店及所屬各部門的會計檔案管理。（三）定義會計檔案是指酒店在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映酒店經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。（四）管理職責(zé)1.財務(wù)部負責(zé)會計檔案的整理、裝訂、保管、查閱和銷毀等工作，并指定專人負責(zé)會計檔案管理。2.各部門應(yīng)積極配合財務(wù)部做好會計檔案的收集、整理工作，確保會計檔案的真實、完整。3.酒店檔案管理部門負責(zé)對會計檔案的保管條件進行監(jiān)督和檢查，確保會計檔案的安全。二、會計檔案的內(nèi)容（一）會計憑證包括原始憑證、記賬憑證。原始憑證是指在經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生時取得或填制的，用以記錄和證明經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生或完成情況的原始憑據(jù)；記賬憑證是指會計人員根據(jù)審核無誤的原始憑證，按照經(jīng)濟業(yè)務(wù)的內(nèi)容加以歸類，并據(jù)以確定會計分錄后填制的會計憑證。（二）會計賬簿包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿?？傎~是根據(jù)總分類科目開設(shè)賬戶，用來登記全部經(jīng)濟業(yè)務(wù)，進行總分類核算，提供總括核算資料的分類賬簿；明細賬是根據(jù)明細分類科目開設(shè)賬戶，用來登記某一類經(jīng)濟業(yè)務(wù)，進行明細分類核算，提供明細核算資料的分類賬簿；日記賬是按照經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生或完成的時間先后順序逐日逐筆進行登記的賬簿；固定資產(chǎn)卡片是指登記固定資產(chǎn)各種資料的卡片，是固定資產(chǎn)進行明細分類核算的一種賬簿形式。（三）財務(wù)會計報告包括月度、季度、半年度、年度財務(wù)會計報告。月度、季度、半年度財務(wù)會計報告通常僅指會計報表，年度財務(wù)會計報告包括會計報表、會計報表附注和財務(wù)情況說明書。會計報表是對酒店財務(wù)狀況、經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量的結(jié)構(gòu)性表述，至少應(yīng)當(dāng)包括資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等報表；會計報表附注是對在會計報表中列示項目所作的進一步說明，以及對未能在這些報表中列示項目的說明等；財務(wù)情況說明書是對酒店一定會計期間內(nèi)生產(chǎn)經(jīng)營、資金周轉(zhuǎn)和利潤實現(xiàn)及分配等情況的綜合性說明。（四）其他會計資料包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。銀行存款余額調(diào)節(jié)表是在銀行對賬單余額與企業(yè)賬面存款余額的基礎(chǔ)上，各自加上對方已收本單位未收賬項數(shù)額，減去對方已付本單位未付賬項數(shù)額，以調(diào)整雙方余額使其一致的一種調(diào)節(jié)方法；銀行對賬單是銀行和企業(yè)核對賬務(wù)的聯(lián)系單，也是證實企業(yè)業(yè)務(wù)往來的紀(jì)錄；納稅申報表是納稅人履行納稅義務(wù)，按期向稅務(wù)機關(guān)申報納稅期應(yīng)繳稅額時應(yīng)填報的表格；會計檔案移交清冊是記錄會計檔案移交情況的清冊；會計檔案保管清冊是記錄會計檔案保管情況的清冊；會計檔案銷毀清冊是記錄會計檔案銷毀情況的清冊；會計檔案鑒定意見書是對會計檔案進行鑒定后出具的意見書。三、會計檔案的整理與裝訂（一）會計憑證的整理與裝訂1.每月終了，會計人員應(yīng)將當(dāng)月的會計憑證按編號順序整理，檢查憑證的日期、編號、摘要、金額是否齊全，印章是否完備，附件是否齊全。2.對憑證進行分類整理，將同一類經(jīng)濟業(yè)務(wù)的憑證放在一起，如收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證等。3.去除憑證上的金屬物，如訂書釘、回形針等，對紙張較大的原始憑證進行折疊，使其與記賬憑證大小一致。4.按憑證的編號順序排列，加具封面和封底，在封面上注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖日期、起訖號碼、憑證張數(shù)等內(nèi)容，并由裝訂人在裝訂線封簽處簽名或蓋章。（二）會計賬簿的整理與裝訂1.年度終了，各種賬簿在結(jié)轉(zhuǎn)下年、建立新賬后，一般應(yīng)將舊賬集中統(tǒng)一管理。2.對于活頁賬簿，應(yīng)抽出空白賬頁，再將賬頁順序編號，加具封面和封底，裝訂成冊。3.在封面上注明單位名稱、賬簿名稱、年度、賬簿頁數(shù)等內(nèi)容，并由裝訂人在裝訂線封簽處簽名或蓋章。（三）財務(wù)會計報告的整理與裝訂1.年度終了，財務(wù)會計報告編制完成后，應(yīng)按規(guī)定的格式和內(nèi)容進行整理。2.對財務(wù)會計報告進行編號，加具封面，在封面上注明單位名稱、年度、月份、財務(wù)會計報告種類等內(nèi)容，并由單位負責(zé)人、主管會計工作負責(zé)人、會計機構(gòu)負責(zé)人（會計主管人員）簽名并蓋章。3.將財務(wù)會計報告按順序裝訂成冊，妥善保管。（四）其他會計資料的整理與裝訂1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單等應(yīng)按月份或年度整理，加具封面，注明單位名稱、年度、月份等內(nèi)容，并由整理人簽名或蓋章。2.納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書等應(yīng)按類別整理，分別裝訂成冊，并在封面上注明相關(guān)內(nèi)容。四、會計檔案的保管（一）保管期限會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。1.永久保管的會計檔案包括：年度財務(wù)會計報告、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書。2.保管期限為30年的會計檔案包括：會計憑證、會計賬簿、會計檔案移交清冊。3.保管期限為10年的會計檔案包括：月度、季度、半年度財務(wù)會計報告、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表。（二）保管要求1.財務(wù)部應(yīng)設(shè)置專門的會計檔案保管庫房，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等設(shè)施，確保會計檔案的安全。2.會計檔案應(yīng)分類存放，按照保管期限、類別等進行排列，便于查找和利用。3.電子會計檔案應(yīng)存儲在磁性介質(zhì)上，并定期進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。4.會計檔案管理人員應(yīng)定期對會計檔案進行檢查和核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。（三）借閱與歸還1.本酒店內(nèi)部人員因工作需要查閱會計檔案時，應(yīng)填寫《會計檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，到財務(wù)部辦理查閱手續(xù)。查閱時，應(yīng)在指定地點進行，不得將會計檔案帶出保管庫房。2.外單位人員因特殊原因需要查閱會計檔案時，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)酒店負責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時，應(yīng)安排專人陪同，并嚴(yán)格遵守酒店的相關(guān)規(guī)定。3.借閱會計檔案時，借閱人應(yīng)填寫《會計檔案借閱登記表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限等內(nèi)容，并經(jīng)會計檔案管理人員簽字確認。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應(yīng)妥善保管所借閱的會計檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞、丟失。借閱期滿后，應(yīng)及時歸還會計檔案，會計檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時報告并追究借閱人的責(zé)任。五、會計檔案的銷毀（一）銷毀條件會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由財務(wù)部提出銷毀意見，會同檔案管理部門共同鑒定，嚴(yán)格審查，編造會計檔案銷毀清冊。對于保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。（二）銷毀程序1.會計檔案銷毀清冊編制完成后，應(yīng)報經(jīng)酒店負責(zé)人批準(zhǔn)。2.銷毀會計檔案時，應(yīng)由財務(wù)部、檔案管理部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告酒店負責(zé)人