PAGE檔案材料轉(zhuǎn)遞制度要求一、總則（一）目的為了規(guī)范公司/組織檔案材料的轉(zhuǎn)遞工作，確保檔案材料的安全、準確、及時傳遞，維護檔案的完整性和真實性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門之間以及與外部單位之間檔案材料的轉(zhuǎn)遞。（三）基本原則1.安全保密原則：檔案材料轉(zhuǎn)遞過程中要確保安全，嚴格遵守保密規(guī)定，防止檔案材料丟失、泄露和損壞。2.準確及時原則：轉(zhuǎn)遞的檔案材料應(yīng)準確無誤，并按照規(guī)定的時間和程序及時傳遞，不得延誤。3.規(guī)范有序原則：檔案材料轉(zhuǎn)遞應(yīng)遵循統(tǒng)一的規(guī)范和流程，確保轉(zhuǎn)遞工作有序進行。二、檔案材料轉(zhuǎn)遞的范圍（一）內(nèi)部轉(zhuǎn)遞范圍1.員工崗位調(diào)動、晉升、降職等人事變動產(chǎn)生的相關(guān)檔案材料，如任免文件、考核材料、工資變動材料等。2.部門之間工作交接涉及的檔案材料，如項目資料、業(yè)務(wù)文件、會議記錄等。3.公司/組織內(nèi)部審計、調(diào)查等工作需要轉(zhuǎn)遞的檔案材料。（二）外部轉(zhuǎn)遞范圍1.與上級主管部門、政府部門等進行業(yè)務(wù)往來時需要提供的檔案材料，如匯報材料、審批文件、統(tǒng)計報表等。2.與合作單位、客戶等進行合作項目時需要轉(zhuǎn)遞的檔案材料，如合同文件、技術(shù)資料、商務(wù)信函等。3.應(yīng)司法機關(guān)、仲裁機構(gòu)等要求提供的檔案材料。三、檔案材料轉(zhuǎn)遞的流程（一）內(nèi)部轉(zhuǎn)遞流程1.轉(zhuǎn)出部門準備轉(zhuǎn)出部門根據(jù)檔案材料轉(zhuǎn)遞的需求，整理好相關(guān)檔案材料，并填寫《檔案材料轉(zhuǎn)遞清單》，詳細列出檔案材料的名稱、數(shù)量、日期等信息。對檔案材料進行核對，確保材料齊全、準確，如有缺漏或疑問及時補充或核實。2.轉(zhuǎn)出部門審批將整理好的《檔案材料轉(zhuǎn)遞清單》及檔案材料提交本部門負責人審批。部門負責人對轉(zhuǎn)遞的檔案材料進行審核，確認轉(zhuǎn)遞的必要性和準確性，簽字批準后交檔案管理部門。3.檔案管理部門接收檔案管理部門收到轉(zhuǎn)出部門提交的《檔案材料轉(zhuǎn)遞清單》及檔案材料后，再次進行核對。核對無誤后，在《檔案材料轉(zhuǎn)遞清單》上簽字確認，并注明接收日期。4.檔案材料轉(zhuǎn)遞檔案管理部門根據(jù)檔案材料的性質(zhì)和接收部門的要求，選擇合適的轉(zhuǎn)遞方式，如專人送達、機要通信、內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)取Ｔ谵D(zhuǎn)遞過程中，要確保檔案材料的安全，采取必要的防護措施，防止檔案材料受損。5.接收部門簽收接收部門收到檔案材料后，在《檔案材料轉(zhuǎn)遞清單》上簽字簽收，并注明簽收日期。接收部門對收到的檔案材料進行核對，如發(fā)現(xiàn)問題及時與檔案管理部門溝通解決。（二）外部轉(zhuǎn)遞流程1.轉(zhuǎn)出部門準備轉(zhuǎn)出部門根據(jù)外部單位的要求，整理好相關(guān)檔案材料，并填寫《檔案材料外部轉(zhuǎn)遞清單》，詳細列出檔案材料的名稱、數(shù)量、日期、轉(zhuǎn)遞對象等信息。對檔案材料進行分類、編號，以便于查詢和管理。根據(jù)檔案材料的密級和重要性，確定轉(zhuǎn)遞方式，如專人送達、機要通信、郵政特快專遞等，并按照相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。2.轉(zhuǎn)出部門審批將整理好的《檔案材料外部轉(zhuǎn)遞清單》及檔案材料提交本部門負責人審批。部門負責人對轉(zhuǎn)遞的檔案材料進行審核，確認轉(zhuǎn)遞的必要性、準確性和安全性，簽字批準后交檔案管理部門。3.檔案管理部門審核檔案管理部門收到轉(zhuǎn)出部門提交的《檔案材料外部轉(zhuǎn)遞清單》及檔案材料后，對轉(zhuǎn)遞的必要性、準確性、安全性以及審批手續(xù)進行審核。審核通過后，在《檔案材料外部轉(zhuǎn)遞清單》上簽字確認，并注明審核日期。4.檔案材料封裝檔案管理部門按照規(guī)定的格式和要求對檔案材料進行封裝，確保檔案材料的安全和完整。在封裝過程中，要在檔案袋或信封上注明檔案材料的名稱、數(shù)量、轉(zhuǎn)遞對象等信息，并加蓋密封章。5.轉(zhuǎn)遞方式選擇與辦理根據(jù)檔案材料的性質(zhì)和外部單位的要求，選擇合適的轉(zhuǎn)遞方式，并按照相關(guān)規(guī)定辦理轉(zhuǎn)遞手續(xù)。如選擇專人送達，應(yīng)安排專人負責，并要求送達人員攜帶有效證件，確保送達過程的安全和準確。如選擇機要通信或郵政特快專遞，應(yīng)按照機要通信或郵政部門的規(guī)定填寫相關(guān)單據(jù)，辦理交寄手續(xù)，并留存交寄憑證。6.跟蹤與反饋轉(zhuǎn)出部門應(yīng)及時跟蹤檔案材料的轉(zhuǎn)遞情況，確保檔案材料按時、準確送達接收單位。如發(fā)現(xiàn)檔案材料在轉(zhuǎn)遞過程中出現(xiàn)問題，如延誤、丟失、損壞等，應(yīng)及時與接收單位和轉(zhuǎn)遞部門溝通協(xié)調(diào)，采取相應(yīng)的措施解決問題，并將處理情況及時反饋給相關(guān)部門。7.接收單位簽收與反饋接收單位收到檔案材料后，在《檔案材料外部轉(zhuǎn)遞清單》上簽字簽收，并注明簽收日期。接收單位應(yīng)及時對收到的檔案材料進行核對，如發(fā)現(xiàn)問題及時與轉(zhuǎn)出單位溝通解決，并將核對情況反饋給轉(zhuǎn)出單位。四\、檔案材料轉(zhuǎn)遞的要求（一）檔案材料的整理要求1.檔案材料應(yīng)按照分類標準進行整理，確保材料的系統(tǒng)性和邏輯性。2.每份檔案材料應(yīng)完整無缺，如有破損、缺失等情況應(yīng)及時修復(fù)或補充。3.檔案材料應(yīng)進行編號、編目，便于查詢和管理。（二）檔案材料的填寫要求1.《檔案材料轉(zhuǎn)遞清單》應(yīng)填寫清晰、準確，不得涂改、遺漏。2.檔案材料中的各項內(nèi)容應(yīng)填寫完整、真實，如有需要簽字、蓋章的地方，應(yīng)確保簽字、蓋章齊全、有效。（三）檔案材料的包裝要求1.內(nèi)部轉(zhuǎn)遞的檔案材料一般應(yīng)裝入檔案盒或檔案袋，并在盒（袋）上注明檔案材料的名稱、數(shù)量、日期等信息。2.外部轉(zhuǎn)遞的檔案材料應(yīng)按照機要通信或郵政部門的要求進行封裝，確保檔案材料的安全和完整。（四）檔案材料的轉(zhuǎn)遞要求1.內(nèi)部轉(zhuǎn)遞應(yīng)盡量采用內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)缺憬莘绞?，如確需專人送達，應(yīng)選擇責任心強、保密意識高的人員負責。2.外部轉(zhuǎn)遞應(yīng)根據(jù)檔案材料的性質(zhì)和重要性選擇合適的轉(zhuǎn)遞方式，如機要通信、郵政特快專遞等，并嚴格按照相關(guān)規(guī)定辦理轉(zhuǎn)遞手續(xù)。3.在轉(zhuǎn)遞過程中，要確保檔案材料的安全，采取必要的防護措施，防止檔案材料受損、丟失或泄露。五、檔案材料轉(zhuǎn)遞的審批與監(jiān)督（一）審批制度1.檔案材料轉(zhuǎn)遞前，必須經(jīng)過轉(zhuǎn)出部門負責人和檔案管理部門負責人的審批。2.審批人應(yīng)認真審核轉(zhuǎn)遞的必要性、準確性和安全性，簽字批準后方可進行轉(zhuǎn)遞。（二）監(jiān)督制度1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案材料轉(zhuǎn)遞工作進行檢查，確保轉(zhuǎn)遞工作符合本制度的要求。2.對違反本制度的行為，應(yīng)及時進行糾正，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。六、檔案材料轉(zhuǎn)遞的保密規(guī)定（一）保密責任1.參與檔案材料轉(zhuǎn)遞工作的人員應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，對檔案材料的內(nèi)容和轉(zhuǎn)遞情況予以保密。2.檔案管理部門應(yīng)加強對檔案材料轉(zhuǎn)遞工作的保密管理，制定保密措施，防止檔案材料泄露。（二）保密措施1.對涉及機密、絕密的檔案材料，應(yīng)采取專人送達、機要通信等保密方式進行轉(zhuǎn)遞。2.在檔案材料轉(zhuǎn)遞過程中，不得在公共場所談?wù)摍n案材料的內(nèi)容，不得將檔案材料交給無關(guān)人員。3.對檔案材料的轉(zhuǎn)遞記錄應(yīng)妥善保管，防止泄露。七、檔案材料轉(zhuǎn)遞的責任追究（一）責任界定1.因轉(zhuǎn)出部門準備不充分、填寫錯誤或?qū)徟д`導致檔案材料轉(zhuǎn)遞出現(xiàn)問題的，由轉(zhuǎn)出部門承擔責任。2.因檔案管理部門審核不嚴、轉(zhuǎn)遞方式選擇不當或在轉(zhuǎn)遞過程中保管不善導致檔案材料丟失、損壞或泄露的，由檔案管理部門承擔責任。3.因接收部門簽收不及時、核對不準確或保管不當導致檔案材料出現(xiàn)問題的，由接收部門承擔責任。（二）責任追究方式1.對因工作失誤導致檔案材料轉(zhuǎn)遞出現(xiàn)問題的部門或個人，公司/組織