PAGE三項(xiàng)制度落實(shí)檔案總則目的為加強(qiáng)公司三項(xiàng)制度（即勞動(dòng)合同制度、集體合同制度、職工代表大會(huì)制度）的落實(shí)與管理，確保公司在勞動(dòng)用工、民主管理等方面符合法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，維護(hù)公司和員工的合法權(quán)益，特制定本檔案管理辦法。適用范圍本辦法適用于公司各部門及全體員工在三項(xiàng)制度落實(shí)過程中形成的各類檔案資料的管理。基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵循國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)完整原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映三項(xiàng)制度落實(shí)的實(shí)際情況，保證檔案資料的完整性。3.分類管理原則：按照檔案的類別、性質(zhì)進(jìn)行分類，便于查找、使用和保管。4.安全保密原則：加強(qiáng)檔案的安全保密措施，防止檔案信息泄露。勞動(dòng)合同制度檔案管理勞動(dòng)合同簽訂檔案1.員工基本信息檔案收集員工的個(gè)人簡歷、身份證復(fù)印件、學(xué)歷證書復(fù)印件、資格證書復(fù)印件等資料，確保信息真實(shí)準(zhǔn)確。建立員工入職登記表，記錄員工入職時(shí)間、崗位、聯(lián)系方式等基本信息。2.勞動(dòng)合同文本檔案妥善保管與員工簽訂的勞動(dòng)合同文本，按照員工姓名或合同編號(hào)進(jìn)行分類存放。對(duì)勞動(dòng)合同的簽訂、續(xù)簽、解除、終止等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括簽訂日期、期限、工作內(nèi)容、勞動(dòng)報(bào)酬、社會(huì)保險(xiǎn)等條款的變更情況。3.勞動(dòng)合同簽訂流程檔案保存勞動(dòng)合同簽訂過程中的相關(guān)審批文件、會(huì)議紀(jì)要等，如勞動(dòng)合同審批表、人力資源部門與員工溝通記錄等。記錄勞動(dòng)合同簽訂的通知、送達(dá)回執(zhí)等，確保員工知曉并確認(rèn)勞動(dòng)合同的簽訂情況。勞動(dòng)合同履行檔案1.勞動(dòng)報(bào)酬發(fā)放檔案收集員工工資發(fā)放記錄，包括工資條、銀行代發(fā)工資明細(xì)等，確保工資發(fā)放及時(shí)、準(zhǔn)確。保存加班工資、獎(jiǎng)金、津貼等其他勞動(dòng)報(bào)酬的發(fā)放依據(jù)和記錄。2.社會(huì)保險(xiǎn)繳納檔案整理社會(huì)保險(xiǎn)參保登記資料，包括社保繳費(fèi)基數(shù)申報(bào)表格、參保人員名單等。保存每月社會(huì)保險(xiǎn)繳費(fèi)憑證、社保增減員變動(dòng)記錄等，確保公司按時(shí)足額為員工繳納社會(huì)保險(xiǎn)。3.工作時(shí)間與休息休假檔案記錄員工的考勤記錄，包括考勤表、請(qǐng)假條、加班申請(qǐng)單等，確保員工的工作時(shí)間符合法律法規(guī)規(guī)定。保存公司關(guān)于休息休假制度的文件、員工享受法定節(jié)假日、年假、病假等休假的記錄。勞動(dòng)合同解除與終止檔案1.解除與終止原因檔案收集勞動(dòng)合同解除或終止的相關(guān)證明材料，如員工辭職報(bào)告、公司解除勞動(dòng)合同通知、協(xié)商一致解除勞動(dòng)合同協(xié)議書等。記錄解除或終止勞動(dòng)合同的原因，如員工主動(dòng)辭職、公司裁員、勞動(dòng)合同期滿等，并確保原因符合法律法規(guī)規(guī)定。2.經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償檔案整理勞動(dòng)合同解除或終止時(shí)公司支付經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償?shù)南嚓P(guān)憑證，如經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償計(jì)算表、支付憑證等。保存經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償支付的審批文件、與員工的溝通記錄等，確保經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償支付合法合規(guī)。3.工作交接檔案收集員工離職工作交接清單，記錄交接的工作事項(xiàng)、文件資料、辦公用品等情況。保存工作交接過程中的監(jiān)交記錄、交接雙方簽字確認(rèn)的文件等，確保工作交接順利完成。集體合同制度檔案管理集體合同協(xié)商檔案1.協(xié)商代表檔案記錄公司和員工方集體協(xié)商代表的產(chǎn)生過程、名單及相關(guān)授權(quán)文件。保存協(xié)商代表的培訓(xùn)記錄、履職情況記錄等。2.協(xié)商過程檔案收集集體協(xié)商會(huì)議的通知、議程、會(huì)議紀(jì)要、協(xié)商記錄等資料，確保協(xié)商過程公開、透明。保存協(xié)商過程中涉及的各項(xiàng)議題、意見分歧及協(xié)商結(jié)果等相關(guān)文件。集體合同文本檔案1.集體合同草案檔案保存集體合同草案的起草過程記錄，包括起草依據(jù)、參考資料、征求意見情況等。對(duì)集體合同草案進(jìn)行審核、修改的相關(guān)記錄，如審核意見、修改說明等。2.集體合同正式文本檔案妥善保管經(jīng)雙方協(xié)商一致并簽訂的集體合同正式文本，按照合同編號(hào)或年份進(jìn)行分類存放。記錄集體合同的生效日期、有效期等信息。集體合同履行檔案1.集體合同執(zhí)行情況報(bào)告檔案定期收集公司關(guān)于集體合同履行情況的報(bào)告，包括各項(xiàng)條款的執(zhí)行情況、存在的問題及改進(jìn)措施等。對(duì)集體合同履行情況進(jìn)行檢查、評(píng)估的相關(guān)記錄，如檢查報(bào)告、評(píng)估結(jié)論等。2.員工意見反饋檔案收集員工對(duì)集體合同履行情況的意見和建議，通過問卷調(diào)查、座談會(huì)、意見箱等方式進(jìn)行收集整理。記錄對(duì)員工意見反饋的處理情況，如回復(fù)內(nèi)容、改進(jìn)措施及落實(shí)情況等。職工代表大會(huì)制度檔案管理職工代表大會(huì)籌備檔案1.會(huì)議籌備方案檔案保存職工代表大會(huì)籌備方案，包括會(huì)議主題、議程安排、代表選舉辦法、會(huì)議組織分工等內(nèi)容。如果籌備過程中有調(diào)整或補(bǔ)充方案，也應(yīng)一并歸檔保存。2.代表選舉檔案記錄職工代表的選舉過程，包括選舉通知、候選人名單、選舉投票記錄、當(dāng)選代表名單等。保存代表資格審查報(bào)告，確保代表選舉符合規(guī)定程序和條件。職工代表大會(huì)會(huì)議檔案1.會(huì)議通知檔案整理職工代表大會(huì)會(huì)議通知，包括通知時(shí)間、參會(huì)人員范圍、會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議題等內(nèi)容。保存通知的發(fā)放記錄，如簽收單、郵件發(fā)送記錄等。2.會(huì)議議程檔案記錄職工代表大會(huì)的具體議程安排，包括各項(xiàng)議題的順序、討論時(shí)間、發(fā)言人員等。對(duì)會(huì)議議程的調(diào)整情況及原因進(jìn)行記錄。3.會(huì)議文件檔案收集會(huì)議期間發(fā)放的各類文件資料，如工作報(bào)告、提案征集情況報(bào)告、決議草案等。保存會(huì)議討論記錄、表決結(jié)果記錄等，確保會(huì)議決策過程真實(shí)、準(zhǔn)確。4.會(huì)議決議檔案妥善保管職工代表大會(huì)形成的決議文件，包括決議內(nèi)容、通過情況、執(zhí)行要求等。記錄決議的傳達(dá)、貫徹落實(shí)情況，確保決議得到有效執(zhí)行。職工代表大會(huì)提案檔案1.提案征集檔案整理提案征集通知、提案登記表、提案內(nèi)容等資料，記錄提案的來源、提出時(shí)間、提案人等信息。對(duì)提案進(jìn)行初步篩選和分類的相關(guān)記錄。2.提案處理檔案保存提案處理過程中的相關(guān)文件，如提案交辦單、承辦部門回復(fù)意見、提案處理結(jié)果報(bào)告等。記錄提案處理過程中的溝通協(xié)調(diào)情況、反饋意見及最終處理結(jié)果。檔案的整理與歸檔整理要求1.檔案資料應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類整理，確保同一類別的檔案資料集中存放。2.對(duì)每份檔案資料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.檔案資料應(yīng)保持清晰整潔，如有破損、褪色等情況，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。歸檔流程1.各部門在三項(xiàng)制度落實(shí)過程中形成的檔案資料，應(yīng)定期收集、整理，并移交至公司檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)接收的檔案資料進(jìn)行審核、檢查，確保檔案資料符合整理要求和歸檔標(biāo)準(zhǔn)。3.審核通過的檔案資料按照分類編號(hào)進(jìn)行歸檔存放，建立檔案目錄索引，便于查詢和使用。檔案的查閱與借閱查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱三項(xiàng)制度落實(shí)檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，交檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。3.檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)表提供的查閱內(nèi)容，在指定地點(diǎn)提供檔案資料供查閱人員查閱，并做好查閱記錄。4.查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案資料原件，如需復(fù)印或摘錄相關(guān)內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意。借閱規(guī)定1.公司外部單位或個(gè)人因特殊原因需要借閱三項(xiàng)制度落實(shí)檔案的，應(yīng)提交書面申請(qǐng)，說明借閱目的、借閱期限、保密承諾等內(nèi)容。2.申請(qǐng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，交檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。3.檔案管理部門對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，如符合借閱條件，應(yīng)與借閱人簽訂《檔案借閱協(xié)議》。4.借閱人應(yīng)按照協(xié)議約定的期限歸還檔案資料，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人應(yīng)妥善保管檔案資料，不得轉(zhuǎn)借、泄露檔案內(nèi)容，如因保管不善造成檔案資料損壞或丟失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。檔案的保管與保密保管要求1.檔案管理部門應(yīng)配備專門的檔案保管場所，確保檔案資料存放安全、環(huán)境適宜。2.建立檔案保管制度，定期對(duì)檔案資料進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，防止數(shù)據(jù)丟失。備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)的可恢復(fù)性。保密措施1.對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、員工個(gè)人隱私等敏感信息的檔案資料，應(yīng)嚴(yán)格保密。2.檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.限制檔案資料的查閱和借閱范圍，對(duì)涉及敏感信息的檔案資料，應(yīng)實(shí)行專人專管制度。4.加強(qiáng)對(duì)檔案管理場所的安全防范措施，防止檔案資料被盜、被篡改或泄露。檔案的銷毀銷毀條件1.檔案資料超過保管期限且已無保存價(jià)值的，可申請(qǐng)銷毀。2.因公司改制、重組等原因，需要銷毀相關(guān)檔案資料的，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。銷毀流程1.檔案管理部門定期對(duì)檔案資料進(jìn)行清查，確定需要銷毀的檔案清單，并填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》。2.申請(qǐng)表經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀工作。3.銷毀工作應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，采用適當(dāng)?shù)匿N毀方式