PAGE檔案管理成冊制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實完整原則：檔案應(yīng)如實反映公司各項工作的歷史過程和實際情況，保證檔案內(nèi)容的完整性。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度并組織實施。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的集中統(tǒng)一管理，接收、收集、整理、保管、統(tǒng)計和鑒定公司檔案。3.建立健全公司檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)，指導(dǎo)、監(jiān)督各部門的檔案管理工作。4.負(fù)責(zé)檔案信息資源的開發(fā)利用，為公司各項工作提供檔案服務(wù)。5.組織開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。6.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的配備、維護(hù)和更新，確保檔案管理工作的正常開展。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的形成、收集、整理和初步保管工作，確保檔案的真實、完整。2.明確一名檔案管理員，負(fù)責(zé)本部門檔案的日常管理，并按照公司檔案管理制度的要求，定期向綜合管理部門移交檔案。3.配合綜合管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作。4.積極支持和參與公司檔案管理工作，提供檔案利用所需的相關(guān)信息。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理制度，熱愛檔案工作，忠于職守。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作，確保檔案整理規(guī)范、排列有序。3.做好檔案的保管、保護(hù)工作，定期檢查檔案的保管狀況，采取有效措施防止檔案的損壞、丟失和霉變。4.負(fù)責(zé)檔案的檢索工具編制和檔案信息的錄入工作，提高檔案查詢效率。5.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，做好檔案借閱登記和歸還工作，確保檔案的安全。6.積極參與檔案信息資源的開發(fā)利用工作，為公司提供檔案服務(wù)。7.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案管理工作任務(wù)。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類公司檔案分為以下十大類：1.行政管理類：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司章程、制度及各類會議文件等。2.人力資源類：員工招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬、福利、勞動合同等相關(guān)檔案。3.財務(wù)審計類：財務(wù)預(yù)算、決算、報表、審計報告等相關(guān)檔案。4.市場營銷類：市場調(diào)研、營銷策劃、客戶資料、銷售合同等相關(guān)檔案。5.生產(chǎn)管理類：生產(chǎn)計劃、工藝流程、質(zhì)量控制、設(shè)備管理等相關(guān)檔案。6.技術(shù)研發(fā)類：研發(fā)項目立項、研究報告、技術(shù)文檔、專利申請等相關(guān)檔案。7.物資采購類：采購計劃、采購合同、供應(yīng)商資料、物資驗收等相關(guān)檔案。8.基本建設(shè)類：公司基本建設(shè)項目的立項、設(shè)計、施工、竣工驗收等相關(guān)檔案。9.合同協(xié)議類：公司對外簽訂的各類合同、協(xié)議等檔案。10.其他類：不屬于上述分類的其他檔案。（二）編號規(guī)則檔案編號采用“大類代碼+年度+流水號”的形式，具體如下：1.大類代碼：用兩位數(shù)字表示，如行政管理類為“01”，人力資源類為“02”等。2.年度：用四位數(shù)字表示，如“2023”。3.流水號：用五位數(shù)字表示，從“00001”開始依次編號。例如，行政管理類2023年的第12份檔案編號為“01202300012”。四、檔案的形成與收集（一）檔案形成1.公司各部門及員工在各項工作活動中應(yīng)及時形成各類文件材料，確保檔案的原始性和真實性。2.文件材料應(yīng)使用耐久性強(qiáng)的書寫材料和載體，字跡清晰、圖表準(zhǔn)確、簽字蓋章齊全。（二）檔案收集1.各部門檔案管理員應(yīng)定期收集本部門形成的檔案材料，進(jìn)行初步整理和分類。2.對于重要會議、重大活動等形成的檔案材料，應(yīng)在活動結(jié)束后及時收集齊全。3.涉及多個部門的檔案材料，由主辦部門負(fù)責(zé)收集，相關(guān)部門配合提供。4.公司員工離職時，所在部門應(yīng)督促其將個人保管的屬于公司的檔案材料全部移交綜合管理部門。五、檔案的整理與歸檔（一）整理要求1.檔案管理員應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)對收集到的檔案材料進(jìn)行分類整理。2.每份檔案應(yīng)保持其完整性，將相關(guān)的文件材料裝訂在一起，如有附件應(yīng)一并整理。3.檔案材料應(yīng)按照時間順序或重要程度進(jìn)行排列，便于查閱。4.對于破損或褪色的檔案材料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性。（二）歸檔程序1.檔案管理員將整理好的檔案材料編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。2.按照檔案編號順序?qū)n案材料裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、年度、起止編號等信息。3.將檔案盒存放在檔案庫房的相應(yīng)位置，并建立檔案存放索引，便于快速查找。六、檔案的保管（一）保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.檔案應(yīng)分類存放，不同類別的檔案應(yīng)分開保管，便于管理和查找。2.檔案應(yīng)采用密集架或檔案柜存放，檔案盒應(yīng)排列整齊，標(biāo)識清晰。3.對于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。（三）保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種：1.永久保管檔案：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管檔案：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管檔案：凡是反映公司一般性工作活動，在較短時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年以下。（四）檔案清查1.綜合管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況準(zhǔn)確無誤。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、編號、題名、日期、保管期限、存放位置等信息。3.對于清查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理，如補(bǔ)充檔案材料、調(diào)整檔案存放位置等。七、檔案的利用（一）利用范圍公司檔案主要供公司內(nèi)部各部門及員工查閱利用，用于工作參考、解決問題、經(jīng)驗總結(jié)等。（二）利用方式1.查閱：公司員工因工作需要查閱檔案時，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等內(nèi)容，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門辦理查閱手續(xù)。2.借閱：對于重要檔案或需帶出檔案庫房查閱的，經(jīng)綜合管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，可以辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，綜合管理部門可以提供檔案的復(fù)制服務(wù)。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)綜合管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并注明復(fù)制用途。（三）利用登記1.綜合管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記。2.登記內(nèi)容包括利用者姓名、部門、查閱或借閱檔案名稱、編號、日期、利用目的、歸還日期等信息。3.檔案利用登記冊應(yīng)妥善保管，以備查閱。八、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組由綜合管理部門負(fù)責(zé)人、各部門檔案管理員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成，負(fù)責(zé)檔案的鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定工作小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，按照國家有關(guān)規(guī)定和公司檔案管理制度的要求，對檔案進(jìn)行鑒定。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請表》，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清單》，清單應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。3.檔案銷毀應(yīng)在指定地點進(jìn)行，由綜合管理部門和相關(guān)部門人員共同監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷毀清單》存檔。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.綜合管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入工作，確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.定期對檔案管理信息