PAGE檔案管理分工制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，提高檔案利用效率，特制定本檔案管理分工制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理工作中的職責(zé)分工與協(xié)作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案管理工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)與指導(dǎo)。2.分工協(xié)作原則：各部門按照職責(zé)分工，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交等工作，并與綜合管理部門密切協(xié)作，共同做好公司檔案管理工作。3.依法依規(guī)原則：檔案管理工作嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。二、檔案管理職責(zé)分工（一）綜合管理部門職責(zé)1.制定檔案管理制度：負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.檔案收集與整理：負(fù)責(zé)收集、整理公司各部門形成的各類檔案，包括但不限于行政文件、合同協(xié)議、財(cái)務(wù)報(bào)表、人事檔案等。3.檔案保管與利用：負(fù)責(zé)檔案的保管工作，建立健全檔案保管制度，確保檔案的安全；同時(shí)，負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱、復(fù)印等利用工作，為公司各部門和員工提供檔案服務(wù)。4.檔案鑒定與銷毀：定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案存毀意見(jiàn)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，負(fù)責(zé)檔案的銷毀工作。5.檔案信息化建設(shè)：推進(jìn)公司檔案信息化建設(shè)，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理和遠(yuǎn)程查詢利用。6.檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)：對(duì)公司各部門的檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，組織開(kāi)展檔案管理培訓(xùn)，提高公司員工的檔案管理意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。（二）各部門職責(zé)1.檔案收集與整理：負(fù)責(zé)本部門各類檔案的收集、整理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。按照公司檔案管理要求，定期將整理好的檔案移交綜合管理部門。2.檔案保管與利用：負(fù)責(zé)本部門檔案的臨時(shí)保管工作，妥善保管檔案，防止檔案丟失、損壞；同時(shí)，為本部門員工提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，并做好登記工作。3.檔案保密工作：加強(qiáng)本部門檔案的保密管理，嚴(yán)格遵守檔案保密制度，防止檔案信息泄露。4.配合檔案管理工作：積極配合綜合管理部門開(kāi)展檔案管理工作，及時(shí)提供檔案管理所需的資料和信息，協(xié)助做好檔案的鑒定、銷毀等工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.檔案收集與整理：負(fù)責(zé)具體的檔案收集、整理工作，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)和整理規(guī)范，對(duì)各類檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、裝訂等操作。2.檔案保管與維護(hù)：負(fù)責(zé)檔案的日常保管工作，定期檢查檔案的保管狀況，做好防潮、防蟲(chóng)、防火、防盜等工作，確保檔案的安全。3.檔案利用服務(wù)：負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱、復(fù)印等利用服務(wù)工作，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，及時(shí)登記和歸還檔案。4.檔案信息化錄入：負(fù)責(zé)將紙質(zhì)檔案信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)，確保檔案信息的準(zhǔn)確、完整和及時(shí)更新。5.檔案統(tǒng)計(jì)與報(bào)表：負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計(jì)工作，定期編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為公司檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.行政文件：包括公司發(fā)布的各類通知、決定、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示等文件。2.合同協(xié)議：公司簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等。3.財(cái)務(wù)報(bào)表：公司的年度財(cái)務(wù)報(bào)表、月度財(cái)務(wù)報(bào)表、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等。4.人事檔案：?jiǎn)T工的個(gè)人簡(jiǎn)歷、入職登記表、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄、考核記錄、獎(jiǎng)懲記錄等。5.業(yè)務(wù)檔案：公司在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類文件、資料、記錄等，如項(xiàng)目策劃書、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、客戶資料、業(yè)務(wù)合同等。6.其他檔案：公司在其他工作中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、記錄等。（二）收集要求1.及時(shí)收集：各部門應(yīng)及時(shí)收集本部門形成的各類檔案，確保檔案的完整性和時(shí)效性。2.完整準(zhǔn)確：收集的檔案應(yīng)內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.分類整理：各部門應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集的檔案進(jìn)行分類整理，便于后續(xù)的保管和利用。（三）整理規(guī)范1.分類編號(hào)：檔案按照行政文件、合同協(xié)議、財(cái)務(wù)報(bào)表、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等類別進(jìn)行分類，并編制檔案編號(hào)。檔案編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案管理和查詢。2.編目裝訂：對(duì)每份檔案進(jìn)行編目，包括檔案名稱、編號(hào)、日期、來(lái)源、保管期限等信息，并按照一定順序進(jìn)行裝訂。裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于查閱和保管。3.建立目錄：根據(jù)檔案分類和編號(hào)，建立檔案目錄，包括檔案名稱、編號(hào)、日期、保管期限等信息，以便快速查找和利用檔案。四、檔案保管與利用（一）保管要求1.檔案庫(kù)房建設(shè)：公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案存放方式：檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序存放，便于查找和管理。同時(shí)，應(yīng)建立檔案存放索引，標(biāo)明檔案的存放位置。3.定期檢查：檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，檢查檔案的保管狀況、完整性和準(zhǔn)確性等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。4.檔案修復(fù)與保護(hù)：對(duì)破損、褪色、霉變等檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和保護(hù)，確保檔案的可讀性和完整性。（二）利用規(guī)定1.查閱權(quán)限：公司員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到綜合管理部門查閱。查閱重要檔案或涉及公司機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.借閱手續(xù)：公司員工因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限和用途，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和綜合管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)印規(guī)定：公司員工因工作需要復(fù)印檔案的，應(yīng)填寫《檔案復(fù)印申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到綜合管理部門復(fù)印。復(fù)印檔案應(yīng)注明用途，并由檔案管理人員進(jìn)行登記。4.利用登記：檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案的查閱、借閱、復(fù)印等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用時(shí)間、利用人、檔案名稱、利用目的等信息，以便跟蹤和管理檔案利用情況。5.歸還要求：借閱檔案的員工應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如有損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。五、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.價(jià)值鑒定原則：根據(jù)檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.全面審查原則：對(duì)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、形成時(shí)間、保管期限等進(jìn)行全面審查，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。3.集體鑒定原則：成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人、各部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成，對(duì)檔案進(jìn)行集體鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.保管期限：根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值，確定檔案的保管期限，一般分為永久、長(zhǎng)期（[X]年）和短期（[X]年）。2.價(jià)值判斷：對(duì)檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值進(jìn)行綜合判斷，確定檔案是否具有繼續(xù)保存的必要。3.鑒定程序：檔案鑒定小組按照鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案進(jìn)行逐一審查，提出檔案存毀意見(jiàn)，并填寫《檔案鑒定意見(jiàn)書》。（三）銷毀程序1.編制銷毀清單：根據(jù)檔案鑒定意見(jiàn)書，編制《檔案銷毀清單》，注明檔案名稱、編號(hào)、日期、保管期限等信息。2.審批銷毀：《檔案銷毀清單》經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行檔案銷毀工作。3.銷毀實(shí)施：檔案銷毀工作應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同實(shí)施。銷毀過(guò)程中，應(yīng)確保檔案信息的徹底銷毀，防止檔案信息泄露。4.銷毀記錄：檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案銷毀情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時(shí)間、銷毀地點(diǎn)、銷毀方式、監(jiān)銷人員等信息，并將《檔案銷毀清單》和銷毀記錄歸檔保存。六、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)1.實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理：將公司各類檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)和檢索利用。2.提高檔案利用效率：通過(guò)檔案管理信息系統(tǒng)，方便公司員工快速查詢和利用檔案，提高檔案利用效率。3.加強(qiáng)檔案安全管理：利用信息化手段，對(duì)檔案的訪問(wèn)、操作等進(jìn)行權(quán)限控制和審計(jì)，加強(qiáng)檔案安全管理。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化掃描：對(duì)公司紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整、可讀。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)：建立檔案管理信息系統(tǒng)，包括檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能模塊，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。3.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)：定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。同時(shí)，建立數(shù)據(jù)恢復(fù)機(jī)制，以便在數(shù)據(jù)出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)。（三）實(shí)施步驟1.需求調(diào)研：對(duì)公司各部門的檔案管理需求進(jìn)行調(diào)研，確定檔案信息化建設(shè)的功能需求和技術(shù)要求。2.系統(tǒng)選型與采購(gòu)：根據(jù)需求調(diào)研結(jié)果，選擇合適的檔案管理信息系統(tǒng)，并進(jìn)行采購(gòu)。3.系統(tǒng)安裝與調(diào)試：安裝檔案管理信息系統(tǒng)，并進(jìn)行系統(tǒng)調(diào)試，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。4.檔案數(shù)字化掃描：組織開(kāi)展檔案數(shù)字化掃描工作，按照掃描規(guī)范進(jìn)行操作，確保掃描質(zhì)量。同時(shí)，并錄入檔案管理信息系統(tǒng)。5.系統(tǒng)上線與培訓(xùn)：檔案管理信息系統(tǒng)上線運(yùn)行后，組織公司員工進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，使其熟悉系統(tǒng)的操作流程和功能使用。6.系統(tǒng)優(yōu)化與完善：根據(jù)系統(tǒng)運(yùn)行情況和用戶反饋，對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化和完善，不斷提高系統(tǒng)的性能和用戶體驗(yàn)。七、檔案保密工作（一）保密制度1.明確保密范圍：確定公司檔案中涉及商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)秘密等重要信息的保密范圍。2.規(guī)定保密措施：制定檔案保密措施，包括檔案保管場(chǎng)所的安全防范措施、檔案查閱借閱的審批手續(xù)、檔案管理人員的保密職責(zé)等。3.簽訂保密協(xié)議：與接觸公司重要檔案的員工簽訂保密協(xié)議，明確其保密義務(wù)和違約責(zé)任。（二）保密教育1.定期開(kāi)展培訓(xùn)：定期組織公司員工進(jìn)行檔案保密教育培訓(xùn)，提高員工的保密意識(shí)和保密技能。2.加強(qiáng)宣傳引導(dǎo)：通過(guò)公司內(nèi)部刊物、宣傳欄等形式，宣傳檔案保密工作的重要性，營(yíng)造良好的保密氛圍