PAGE文件檔案管理規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強公司文件檔案管理，確保文件檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，提高公司文件檔案的利用效率，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于公司各部門及全體員工在文件檔案管理方面的活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司文件檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保文件檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則：文件檔案的形成、收集、整理、歸檔應(yīng)真實反映公司各項工作的實際情況，數(shù)據(jù)準確無誤。3.安全保密原則：嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密規(guī)定，確保文件檔案的安全，防止文件檔案的泄露、損毀和丟失。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的文件檔案管理體系，便于文件檔案的查詢、借閱和使用，提高工作效率。二、文件檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)文件檔案管理的法律法規(guī)和公司的規(guī)章制度，制定和完善公司文件檔案管理辦法。2.負責(zé)公司各類文件檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的文件檔案管理工作，定期對各部門的文件檔案管理情況進行檢查和考核。4.負責(zé)公司檔案信息化建設(shè)，建立和維護公司文件檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)文件檔案的電子化管理。5.參與公司重大活動和重要項目的文件檔案管理工作，確保文件檔案的完整和準確。6.做好公司文件檔案的安全保密工作，制定安全保密制度，采取必要的安全保密措施，防止文件檔案的泄露、損毀和丟失。（二）各部門職責(zé)1.負責(zé)本部門文件材料的形成、積累和整理工作，確保文件材料的真實、完整和準確。2.按照公司文件檔案管理要求，定期將本部門的文件材料移交檔案管理部門歸檔。3.負責(zé)本部門文件檔案的日常管理和利用工作，嚴格遵守公司文件檔案管理規(guī)定，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)讓或出借文件檔案。4.協(xié)助檔案管理部門做好文件檔案的收集、整理、歸檔和利用工作，提供必要的支持和配合。（三）文件檔案管理人員職責(zé)1.認真履行文件檔案管理職責(zé)，嚴格遵守公司文件檔案管理規(guī)定，確保文件檔案管理工作的規(guī)范、有序進行。2.負責(zé)文件檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作，熟練掌握文件檔案管理業(yè)務(wù)知識和技能，提高工作效率和質(zhì)量。3.做好文件檔案的安全保密工作，嚴格遵守公司安全保密制度，采取必要的安全保密措施，防止文件檔案的泄露、損毀和丟失。4.積極參與公司檔案信息化建設(shè)，熟練掌握文件檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，做好文件檔案的電子化管理工作。5.定期對文件檔案進行清查和核對，確保文件檔案的賬物相符。6.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他文件檔案管理工作任務(wù)。三、文件管理（一）文件的分類1.行政文件：包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、通知、通報、報告、請示、批復(fù)等。2.業(yè)務(wù)文件：包括公司在業(yè)務(wù)活動中形成的各類合同、協(xié)議、訂單、報表、技術(shù)文件、項目文檔等。3.人事文件：包括公司員工的招聘、培訓(xùn)、考核、晉升、獎懲、離職等方面的文件。4.財務(wù)文件：包括公司的財務(wù)預(yù)算、決算、報表、審計報告、稅務(wù)文件等。5.其他文件：包括公司的會議紀要、工作計劃、工作總結(jié)、宣傳資料、外事文件等。（二）文件的形成與收集1.各部門應(yīng)根據(jù)工作需要，及時形成各類文件，并確保文件內(nèi)容真實、準確、完整。2.文件形成后，承辦部門應(yīng)及時將文件收集齊全，進行初步整理，確保文件的順序號、日期、文號、標題等信息準確無誤。3.對于重要文件，承辦部門應(yīng)在文件形成后及時報送分管領(lǐng)導(dǎo)審核，經(jīng)審核無誤后再進行流轉(zhuǎn)和處理。（三）文件的流轉(zhuǎn)與審批1.文件在公司內(nèi)部流轉(zhuǎn)時，應(yīng)按照規(guī)定的流程進行審批和簽字。一般文件由部門負責(zé)人審批，重要文件由分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批。2.文件流轉(zhuǎn)過程中，應(yīng)明確文件的傳遞方式和時間要求，確保文件及時、準確地傳遞到相關(guān)部門和人員手中。3.文件審批人應(yīng)認真審核文件內(nèi)容，簽署明確的審批意見，并對文件的真實性、準確性和合法性負責(zé)。（四）文件的整理與歸檔1.文件承辦部門應(yīng)在文件處理完畢后，及時將文件進行整理，按照文件的類別、時間順序等進行分類，編制文件目錄。2.整理好的文件應(yīng)及時移交檔案管理部門歸檔。檔案管理部門應(yīng)按照公司文件檔案管理辦法的要求，對移交的文件進行進一步的整理和歸檔，確保文件檔案的規(guī)范、有序。3.文件歸檔時，應(yīng)編制檔案號，填寫檔案目錄，建立檔案檢索工具，便于文件檔案的查詢和利用。（五）文件的保管與利用1.檔案管理部門應(yīng)建立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保文件檔案的安全保管。2.檔案管理人員應(yīng)定期對文件檔案進行清查和核對，確保文件檔案的賬物相符。對于破損、變質(zhì)的文件檔案，應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制。3.文件檔案的利用應(yīng)遵循規(guī)定的程序和手續(xù)。公司內(nèi)部人員查閱文件檔案時，應(yīng)填寫《文件檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負責(zé)人或檔案管理部門負責(zé)人批準后，方可查閱。查閱重要文件檔案時，應(yīng)在檔案管理人員的陪同下進行。4.公司外部人員查閱文件檔案時，應(yīng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。查閱重要文件檔案時，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理批準，并簽訂保密協(xié)議。5.文件檔案的借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期借閱，應(yīng)辦理延期手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的文件檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)讓或出借，不得在文件檔案上圈劃、批注、污損，確保文件檔案的安全和完整。（六）文件的銷毀1.文件檔案保管期限屆滿或因其他原因需要銷毀時，檔案管理部門應(yīng)按照公司文件檔案管理辦法的規(guī)定，提出銷毀意見，編制《文件檔案銷毀清單》。2.《文件檔案銷毀清單》應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理批準后，由檔案管理部門組織實施銷毀。銷毀時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保文件檔案銷毀徹底。3.文件檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《文件檔案銷毀清單》上簽字確認，并將銷毀情況報告公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理。四、檔案管理（一）檔案的分類1.文書檔案：包括公司在行政管理活動中形成的各類文件材料，如上級文件、公司文件、會議文件、請示報告、批復(fù)等。2.科技檔案：包括公司在科研、生產(chǎn)、工程建設(shè)等活動中形成的各類技術(shù)文件材料，如科研項目文檔、產(chǎn)品設(shè)計圖紙、工藝文件、工程檔案等。3.會計檔案：包括公司在財務(wù)管理活動中形成的各類會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報表、審計報告等。4.人事檔案：包括公司員工的個人檔案，如履歷表、學(xué)歷證書、學(xué)位證書、職稱證書、勞動合同、考核記錄、獎懲記錄等。5.業(yè)務(wù)檔案：包括公司在業(yè)務(wù)經(jīng)營活動中形成的各類合同、協(xié)議、訂單、客戶檔案、市場調(diào)研報告等。6.聲像檔案：包括公司在各種活動中形成的照片、錄音、錄像等聲像資料。7.電子檔案：包括公司以電子形式存在的各類文件檔案，如電子文檔、電子表格、電子圖片、電子音頻視頻等。（二）檔案的收集與整理1.各部門應(yīng)按照公司檔案管理要求，及時收集本部門在工作活動中形成的各類文件材料，并進行初步整理。2.檔案管理部門應(yīng)定期對各部門移交的文件材料進行檢查和指導(dǎo)，確保文件材料的完整、準確和規(guī)范。3.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類標準，對收集到的文件材料進行進一步的整理和分類，編制檔案目錄，建立檔案檢索工具。4.對于重要檔案或成套檔案，應(yīng)進行編目和裝訂，確保檔案的整齊、美觀和便于保管。（三）檔案的歸檔與保管1.整理好的檔案應(yīng)及時移交檔案管理部門歸檔。檔案管理部門應(yīng)按照公司檔案管理辦法的規(guī)定，對歸檔的檔案進行編號、登記和上架保管。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案的性質(zhì)和保管期限，選擇合適的檔案庫房和保管設(shè)備，確保檔案的安全保管。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標準要求。檔案管理人員應(yīng)定期對檔案庫房進行檢查和維護，確保檔案庫房的安全和正常使用。4.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行清查和核對，確保檔案的賬物相符。對于破損、變質(zhì)的檔案，應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制。（四）檔案的利用與統(tǒng)計1.公司內(nèi)部人員查閱檔案時，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負責(zé)人或檔案管理部門負責(zé)人批準后，方可查閱。查閱重要檔案時，應(yīng)在檔案管理人員的陪同下進行。2.公司外部人員查閱檔案時，應(yīng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。查閱重要檔案時，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理批準，并簽訂保密協(xié)議。3.檔案管理人員應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱情況進行詳細記錄，包括查閱時間、查閱人、查閱內(nèi)容、借閱期限等。4.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，為公司的決策和管理提供參考依據(jù)。（五）檔案的鑒定與銷毀1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。對于保管期限屆滿或失去保存價值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見，編制《檔案銷毀清單》。2.《檔案銷毀清單》應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理批準后，由檔案管理部門組織實施銷毀。銷毀時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。3.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清單》上簽字確認，并將銷毀情況報告公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理。五、信息化管理（一）文件檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)1.公司應(yīng)建立文件檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)文件檔案的電子化管理。文件檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備文件檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等功能。2.文件檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)與公司的辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)等進行集成，實現(xiàn)文件檔案的共享和協(xié)同辦公。3.檔案管理部門應(yīng)負責(zé)文件檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入、維護和管理工作，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準確、完整和安全。（二）電子文件管理1.公司各部門應(yīng)按照公司文件檔案管理要求，及時將形成的電子文件進行整理和歸檔。電子文件應(yīng)采用通用格式存儲，確保文件的可讀性和可利用性。2.電子文件的整理和歸檔應(yīng)按照文件的類別、時間順序等進行分類，編制電子文件目錄。電子文件目錄應(yīng)與紙質(zhì)文件目錄相對應(yīng)，便于查詢和利用。3.檔案管理部門應(yīng)定期對電子文件進行備份，確保電子文件的安全。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點。4.電子文件的利用應(yīng)遵循規(guī)定的程序和手續(xù)。公司內(nèi)部人員查閱電子文件時，應(yīng)通過文件檔案管理信息系統(tǒng)進行查詢，并填寫《電子文件查閱申請表》，經(jīng)部門負責(zé)人或檔案管理部門負責(zé)人批準后，方可查閱。查閱重要電子文件時，應(yīng)在檔案管理人員的陪同下進行。5.公司外部人員查閱電子文件時，應(yīng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。查閱重要電子文件時，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理批準，并簽訂保密協(xié)議。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對各部門的文件檔案管理情況進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括文件檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等方面。2.監(jiān)督檢查可采取定期檢查、不定期抽查等方式進行。檢查結(jié)果應(yīng)及時反饋給被檢查部門，并提出整改意見。3.各部門應(yīng)積極配合檔案管理部門的監(jiān)督檢查工作，對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時進行整改，確保文件檔案管理工作的規(guī)范、有序進行。（二）考核評價1.公司應(yīng)建立文件檔案管理考核評價制度，對各部門的文件檔案管理工作進行考核評價。考核評價內(nèi)容包括文件檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)、制度建設(shè)、工作質(zhì)量、利用效