PAGE拆遷檔案收集制度規(guī)定一、總則（一）目的為加強拆遷檔案的收集與管理，確保拆遷檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，維護拆遷工作的真實性和合法性，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度規(guī)定。（二）適用范圍本制度規(guī)定適用于公司/組織所承擔(dān)的各類拆遷項目檔案的收集、整理、歸檔和保管等工作。（三）基本原則1.真實性原則：拆遷檔案應(yīng)如實反映拆遷項目的全過程，確保檔案內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：全面收集拆遷項目各個環(huán)節(jié)產(chǎn)生的文件資料，保證檔案的完整性。3.準(zhǔn)確性原則：檔案內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)真實，表述清晰。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進行檔案的收集、整理和歸檔，確保檔案管理的規(guī)范化。5.保密性原則：對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的拆遷檔案，嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、拆遷檔案的范圍與分類（一）拆遷項目前期文件1.項目立項文件：包括項目可行性研究報告、立項批復(fù)、項目建議書等。2.規(guī)劃文件：建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、規(guī)劃設(shè)計方案等。3.拆遷許可證及相關(guān)批復(fù)：拆遷許可證、拆遷范圍圖、拆遷期限批復(fù)等。4.拆遷補償安置方案：拆遷補償安置標(biāo)準(zhǔn)、安置方式、補償協(xié)議樣本等。（二）拆遷實施過程文件1.拆遷公告：拆遷公告原件及張貼照片。2.拆遷動員及宣傳資料：動員會記錄、宣傳海報、宣傳單頁等。3.拆遷評估資料：評估機構(gòu)資質(zhì)證明、評估報告、評估明細表等。4.拆遷補償協(xié)議：拆遷人與被拆遷人簽訂的補償協(xié)議原件。5.房屋拆除記錄：拆除施工記錄、拆除前后房屋照片、視頻等。6.搬遷騰空記錄：被拆遷人搬遷時間、騰空房屋交接單等。（三）拆遷補償資金文件1.補償資金預(yù)算：拆遷補償資金預(yù)算報告。2.資金撥付文件：資金撥付申請、審批文件、銀行轉(zhuǎn)賬憑證等。3.資金使用記錄：資金支出明細、財務(wù)憑證等。（四）拆遷信訪與糾紛處理文件1.信訪記錄：信訪信件、來訪登記、處理意見等。2.糾紛調(diào)解記錄：糾紛調(diào)解申請書、調(diào)解過程記錄、調(diào)解書等。3.行政復(fù)議與訴訟文件：行政復(fù)議決定書、行政訴訟判決書、相關(guān)答辯狀等。（五）其他相關(guān)文件1.會議紀(jì)要：拆遷工作協(xié)調(diào)會、推進會等會議紀(jì)要。2.工作匯報與總結(jié)：拆遷項目階段性工作匯報、工作總結(jié)等。3.與拆遷相關(guān)的其他文件資料：如上級領(lǐng)導(dǎo)批示、專家咨詢意見等。三、拆遷檔案收集的職責(zé)分工（一）拆遷項目負責(zé)人職責(zé)1.負責(zé)組織協(xié)調(diào)拆遷項目檔案的收集工作，確保檔案收集工作與拆遷項目同步進行。2.督促各部門和相關(guān)人員及時整理、移交各自工作中形成的檔案資料。3.對收集到的檔案資料進行初步審核，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。（二）各部門職責(zé)1.拆遷業(yè)務(wù)部門負責(zé)收集拆遷項目實施過程中產(chǎn)生的各類文件資料，包括拆遷公告、動員宣傳資料、評估資料、補償協(xié)議、拆除記錄等。按照檔案管理要求，對本部門收集的檔案資料進行分類整理，及時移交檔案管理部門。2.財務(wù)部門負責(zé)收集拆遷補償資金相關(guān)的文件資料，如預(yù)算報告、資金撥付文件、資金使用記錄等。對財務(wù)檔案進行規(guī)范整理，確保財務(wù)數(shù)據(jù)的真實性和準(zhǔn)確性，并按時移交檔案管理部門。3.法務(wù)部門負責(zé)收集拆遷信訪與糾紛處理文件，包括信訪記錄、糾紛調(diào)解記錄、行政復(fù)議與訴訟文件等。對涉及法律事務(wù)的檔案進行審核把關(guān)，確保檔案符合法律規(guī)定，并及時移交檔案管理部門。（三）檔案管理部門職責(zé)1.制定拆遷檔案收集工作的具體流程和規(guī)范，指導(dǎo)各部門做好檔案收集工作。2.負責(zé)接收各部門移交的拆遷檔案資料，對檔案資料進行全面審核，確保檔案質(zhì)量。3.對收集到的檔案資料進行統(tǒng)一整理、歸檔和保管，建立健全檔案管理制度，確保檔案的安全和有效利用。4.定期對拆遷檔案進行清查和盤點，及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問題。四、拆遷檔案收集的流程與要求（一）收集流程1.文件形成部門收集：各部門在工作過程中產(chǎn)生的拆遷檔案資料，由部門指定專人負責(zé)收集、整理。2.定期移交：各部門應(yīng)按照規(guī)定的時間間隔，定期將整理好的檔案資料移交檔案管理部門。一般每月或每季度移交一次，具體時間由檔案管理部門確定。3.檔案管理部門接收：檔案管理部門對移交的檔案資料進行核對、登記，檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)問題，及時與移交部門溝通，要求補充或更正。（二）收集要求1.及時收集：各部門應(yīng)在文件形成后及時進行收集，確保檔案資料的時效性。對于重要文件和緊急事項產(chǎn)生的文件，應(yīng)在形成當(dāng)日或規(guī)定時間內(nèi)收集。2.完整收集：全面收集拆遷項目各個環(huán)節(jié)產(chǎn)生的文件資料，不得遺漏。包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、照片、視頻等各種形式的資料。3.準(zhǔn)確收集：收集的檔案資料應(yīng)內(nèi)容準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)真實，簽字蓋章齊全。對于文件中的錯誤信息，應(yīng)及時更正或補充說明。4.規(guī)范收集：按照檔案管理的規(guī)范要求，對收集的檔案資料進行分類、編號、編目等處理，確保檔案資料的規(guī)范性。五、拆遷檔案的整理與歸檔（一）整理原則1.遵循文件形成規(guī)律：按照拆遷項目的工作流程和文件產(chǎn)生的先后順序進行整理，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.保持文件的完整性：對每份文件進行全面檢查，確保文件內(nèi)容完整，附件齊全。3.便于保管和利用：整理后的檔案應(yīng)便于查找、借閱和統(tǒng)計，提高檔案管理工作效率。（二）整理方法1.分類整理：按照拆遷檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案資料進行分類。同一類別的檔案按照時間順序或重要程度進行排列。2.編號編目：為每份檔案資料編制唯一的編號，并進行編目。編目內(nèi)容包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等。3.裝訂與裝盒：對紙質(zhì)檔案資料進行裝訂，去除金屬物，確保裝訂牢固、整齊。裝訂后的檔案裝入檔案盒，并在盒脊上填寫檔案編號、題名等信息。（三）歸檔要求1.定期歸檔：檔案管理部門應(yīng)定期對整理好的拆遷檔案進行歸檔，一般每半年或一年歸檔一次。歸檔時應(yīng)編制歸檔目錄，便于查找和核對。2.集中保管：將歸檔后的拆遷檔案集中存放在專門的檔案庫房，按照檔案類別和保管期限進行排列存放。3.建立電子檔案：同時建立拆遷檔案的電子數(shù)據(jù)庫，將紙質(zhì)檔案的目錄信息和重要文件的電子掃描件錄入數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，便于遠程查詢和利用。六、拆遷檔案的保管與利用（一）保管要求1.檔案庫房建設(shè)：檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案的安全保管。庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等。2.檔案裝具選擇：選用符合檔案保管要求的檔案柜、檔案盒等裝具，確保檔案存放整齊、有序。3.溫濕度控制：保持檔案庫房的溫度在14℃24℃之間，相對濕度在45%60%之間。定期對庫房溫濕度進行監(jiān)測和記錄，采取相應(yīng)的措施進行調(diào)節(jié)。4.安全管理：建立健全檔案庫房安全管理制度，加強對庫房的日常巡查和值班保衛(wèi)工作。嚴(yán)格限制非檔案管理人員進入庫房，確保檔案的安全。（二）利用規(guī)定1.借閱制度：建立檔案借閱登記制度，明確借閱范圍、借閱流程和借閱期限。因工作需要借閱拆遷檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)相關(guān)負責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱檔案應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。2.查閱制度：對于因工作需要查閱拆遷檔案的，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進行查閱。查閱人員應(yīng)遵守檔案查閱紀(jì)律，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案資料。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時歸還檔案，并在查閱登記表上簽字確認(rèn)。3.利用登記：對檔案的利用情況進行詳細登記，包括利用時間、利用人員、利用內(nèi)容、歸還時間等。定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。七、拆遷檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依法鑒定：依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和公司/組織的檔案管理制度，對拆遷檔案進行鑒定。2.全面審查：對拆遷檔案的內(nèi)容、來源、形成時間、保管期限等進行全面審查，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。3.注重價值：以檔案的歷史價值、現(xiàn)實價值和保存價值為鑒定依據(jù)，確定檔案的存毀。（二）鑒定組織成立拆遷檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人、法務(wù)人員等組成。鑒定小組負責(zé)對拆遷檔案進行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定：鑒定人員對每份檔案進行直接審查，判斷檔案的價值和保管期限。2.集體討論：對于涉及重要事項或存在爭議的檔案，鑒定小組應(yīng)進行集體討論，形成一致的鑒定意見。（四）銷毀規(guī)定1.銷毀程序：經(jīng)鑒定確定需要銷毀的拆遷檔案，應(yīng)編制銷毀清冊