PAGE檔案專項工作制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本檔案專項工作制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映公司各項工作的實際情況，確保檔案內(nèi)容真實可靠。3.完整性原則：全面收集公司在各項活動中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.準(zhǔn)確性原則：檔案的整理、分類、編號等應(yīng)準(zhǔn)確規(guī)范，便于查找和利用。5.安全性原則：采取有效措施確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度并組織實施。2.負(fù)責(zé)公司檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃和組織協(xié)調(diào)，指導(dǎo)各部門檔案工作。3.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，包括文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等。4.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、編目和開發(fā)利用等工作。5.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程。6.定期對公司檔案工作進(jìn)行檢查和評估，總結(jié)經(jīng)驗，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保檔案的真實、完整和準(zhǔn)確。2.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的具體實施，并接受綜合管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。3.按照公司檔案管理制度的要求，及時將本部門形成的檔案移交綜合管理部門集中保管。4.在工作中積極配合綜合管理部門開展檔案的查閱、利用等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.文書檔案：包括公司各類文件、通知、報告、請示、批復(fù)、會議紀(jì)要、合同協(xié)議等。2.科技檔案：包括產(chǎn)品研發(fā)、工程建設(shè)、設(shè)備儀器等方面的圖紙、技術(shù)文件、實驗報告、項目總結(jié)等。3.會計檔案：包括會計憑證、賬簿、報表、財務(wù)審計報告等。4.人事檔案：包括員工的履歷、學(xué)歷、職稱、工資、獎懲、勞動合同等。5.業(yè)務(wù)檔案：包括市場營銷、客戶服務(wù)、生產(chǎn)運營、質(zhì)量控制等業(yè)務(wù)活動中形成的各類檔案。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案及時、完整地收集齊全。2.檔案收集人員應(yīng)熟悉本部門業(yè)務(wù)，了解檔案形成的過程和規(guī)律，及時收集各類有保存價值的文件材料。3.對于重要文件和具有長期保存價值的檔案，應(yīng)一式兩份或多份，分別保存于不同介質(zhì)，以防丟失或損壞。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接性。2.區(qū)分文件的不同類別、年度、保管期限，進(jìn)行科學(xué)分類和編號。3.確保檔案的整理符合國家和行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。（四）整理方法1.文書檔案：按照年度保管期限機構(gòu)（問題）分類法進(jìn)行整理。先將文件按年度分開，再根據(jù)保管期限分為永久、長期、短期，然后按機構(gòu)（問題）進(jìn)行排列編號。2.科技檔案：按照項目專業(yè)階段分類法進(jìn)行整理。以項目為單元，按專業(yè)劃分，再根據(jù)項目實施階段進(jìn)行排列編號。3.會計檔案：按照會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等類別分別整理，按年度順序排列編號。4.人事檔案：按照檔案材料的內(nèi)容性質(zhì)進(jìn)行分類整理，如履歷材料、自傳材料、考核材料等，按順序裝訂成冊。5.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)業(yè)務(wù)特點和管理要求，制定相應(yīng)的分類方案進(jìn)行整理。四、檔案的鑒定與保管期限劃分（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人、各相關(guān)業(yè)務(wù)部門代表及檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對公司檔案進(jìn)行定期鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和公司實際情況，從檔案的重要性、歷史價值、現(xiàn)實利用價值等方面進(jìn)行綜合評估。2.對于反映公司主要職能活動、重大決策、重要業(yè)務(wù)成果、具有長遠(yuǎn)歷史意義和科學(xué)研究價值的檔案，應(yīng)列為永久保管。3.對于在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案，可列為長期保管（一般為15年至50年）。4.對于只在短期內(nèi)有參考價值的檔案，列為短期保管（一般為1年至15年）。（三）鑒定程序1.檔案管理人員對到期檔案進(jìn)行初步篩選，提出鑒定意見。2.檔案鑒定小組對初步篩選的檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)確定保管期限。3.對確定銷毀的檔案，編制銷毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后予以銷毀。五、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度控制設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲防霉設(shè)備等。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.按照檔案的類別、保管期限、年度等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.對重要檔案和珍貴檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、復(fù)制備份等。3.建立檔案保管賬目，對檔案的收進(jìn)、移出、保管情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，做到賬物相符。（三）檔案安全管理1.加強檔案庫房的安全保衛(wèi)工作，設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入。2.配備必要的安全監(jiān)控設(shè)備，對檔案庫房進(jìn)行24小時監(jiān)控。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全完整。4.做好檔案的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等工作，采取有效措施防止檔案損壞和變質(zhì)。六、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.外部單位因法律法規(guī)規(guī)定、合作項目等原因需要查閱公司檔案。3.員工個人因辦理相關(guān)手續(xù)、了解自身權(quán)益等需要查閱本人檔案。（二）利用手續(xù)1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門辦理查閱手續(xù)。2.外部單位查閱檔案，需出具單位介紹信和查閱人的有效身份證件，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合管理部門安排專人陪同查閱。3.員工查閱本人檔案，需填寫《個人檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門辦理查閱手續(xù)。（三）利用方式1.檔案查閱一般應(yīng)在檔案庫房內(nèi)進(jìn)行，如需借出，應(yīng)嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，明確借閱期限，按時歸還。2.查閱檔案時，查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞等。3.如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)綜合管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，由檔案管理人員負(fù)責(zé)復(fù)印，并做好登記。（四）利用登記建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱、復(fù)印等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用時間、利用人、利用目的、檔案名稱及數(shù)量等，以便跟蹤和統(tǒng)計檔案利用情況。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步實現(xiàn)公司檔案的數(shù)字化管理，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索、高效利用和遠(yuǎn)程傳輸。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，掃描分辨率應(yīng)符合國家和行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保掃描圖像清晰可讀。2.圖像處理：對掃描圖像進(jìn)行去污、裁剪、糾偏、去噪等處理，提高圖像質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)錄入：將檔案的題名、日期、文號、責(zé)任者等信息錄入檔案管理系統(tǒng)，建立索引關(guān)系。4.存儲管理：將數(shù)字化檔案存儲于服務(wù)器或存儲設(shè)備中，按照檔案分類方案進(jìn)行分類存儲，并定期進(jìn)行備份。（三）信息安全管理1.建立檔案信息化安全管理制度，加強對檔案信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改和丟失。2.對檔案信息系統(tǒng)的用戶進(jìn)行權(quán)限管理，設(shè)置不同的用戶角色和權(quán)限，確保用戶只能訪問其授權(quán)范圍內(nèi)的檔案信息。3.定期對檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。八、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.綜合管理部門負(fù)責(zé)建立檔案統(tǒng)計臺賬，對檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計。2.定期對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，為公司檔案管理決策提供依據(jù)。3.按照國家和行業(yè)有關(guān)規(guī)定，及時向上級主管部門報送檔案統(tǒng)計報表。（二）移交工作1.各部門應(yīng)在每年年底前，將本年度形成的檔案整理完畢后移交綜合管理部門集中保管。2.檔案移交時，雙方應(yīng)辦理交接手續(xù)，填寫《檔案移交清單》，明確檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等內(nèi)容，雙方簽字確認(rèn)。3.綜合管理部門對接收的檔案進(jìn)行核對、清點，如發(fā)現(xiàn)問題及時與移交部門溝通解決。九、獎勵與處罰（一）獎勵1.對在檔案管理工作中表現(xiàn)突出，為公司檔案事業(yè)做出顯著貢獻(xiàn)的部門和個人，給予表彰和獎勵。2.獎勵方式包括榮譽證書、獎金、晉升等。（二）處罰1.對違反檔案