PAGE檔案安全工作規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強公司檔案安全管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，防止檔案損壞、丟失、泄密等情況的發(fā)生，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.安全第一原則：始終將檔案安全放在首位，采取有效措施保障檔案實體安全和信息安全。2.預(yù)防為主原則：強化檔案安全風險意識，注重預(yù)防工作，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。3.依法管理原則：嚴格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，依法開展檔案安全管理工作。二、檔案管理職責分工（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善公司檔案安全管理制度，并組織實施。2.對公司各部門檔案管理工作進行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。3.負責檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作，確保檔案的質(zhì)量和安全。4.定期對檔案進行清查、盤點，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案安全問題。5.組織開展檔案安全培訓和宣傳教育工作，提高員工的檔案安全意識。（二）各部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并按規(guī)定及時移交檔案管理部門。2.明確專人負責本部門檔案管理工作，確保檔案的安全和完整。3.配合檔案管理部門做好檔案清查、盤點等工作，接受檔案管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。（三）檔案管理人員職責1.嚴格遵守檔案安全管理制度，認真履行檔案管理職責。2.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的整理、分類、編號、裝訂、上架等。3.做好檔案的保管工作，確保檔案存放環(huán)境安全，防止檔案損壞、丟失。4.按照規(guī)定辦理檔案的查閱、借閱、歸還等手續(xù)，嚴格控制檔案的流向。5.定期對檔案進行檢查和維護，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式的信息記錄。2.上級機關(guān)下發(fā)的與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的文件、通知、指示等。3.公司對外簽訂的合同、協(xié)議、章程等文件。4.公司內(nèi)部的規(guī)章制度、工作計劃、總結(jié)、報告等文件。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時收集本部門產(chǎn)生的檔案，并按照檔案管理部門的要求進行整理和分類。2.收集的檔案應(yīng)完整、準確、真實，不得擅自涂改、偽造或銷毀。3.對于重要的檔案，應(yīng)同時收集電子版本，并確保電子文件與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致。（三）整理規(guī)范1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案的形成規(guī)律和特點，對收集到的檔案進行分類、編號、裝訂等整理工作。2.檔案分類應(yīng)科學合理，便于查找和利用。一般可按照年度、機構(gòu)、問題等進行分類。3.檔案編號應(yīng)連續(xù)、唯一，便于標識和管理。編號可采用數(shù)字、字母等組合方式。4.檔案裝訂應(yīng)整齊、牢固，保持檔案的原貌。對于紙張較大或較薄的檔案，可采用折疊、粘貼等方式進行處理。四檔案保管（一）保管場所1.應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標準要求。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、防盜設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等，確保檔案安全。（二）檔案存放1.檔案應(yīng)按照分類編號順序存放，便于查找和管理。2.不同載體的檔案應(yīng)分開存放，如紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案等。3.對于珍貴、易損的檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、復(fù)制備份等。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要是反映公司主要職能活動和歷史面貌的重要檔案，如公司章程、重大決策文件、重要合同協(xié)議等。3.長期保管的檔案保管期限一般為16年至50年，主要是公司在一定時期內(nèi)具有重要價值的檔案，如年度工作計劃、總結(jié)、財務(wù)報表等。4.短期保管的檔案保管期限一般為5年以下，主要是公司一般性的檔案，如一般性文件、會議記錄等。（四）檔案清查與盤點1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行清查和盤點，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準確無誤。2.清查和盤點工作每年至少進行一次，可采用實地清點、核對賬目等方式進行。3.對于清查和盤點中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的措施進行處理。如檔案丟失、損壞的，應(yīng)及時報告并進行查找和修復(fù)；檔案存放位置錯誤的，應(yīng)及時進行調(diào)整。五、檔案利用（一）查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.查閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。3.公司外部單位或個人因工作需要查閱檔案的，應(yīng)出具單位介紹信或相關(guān)證明材料，并填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可查閱。查閱檔案時，應(yīng)按照公司規(guī)定的程序進行，查閱人員不得將檔案帶離公司。4.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，并注明借閱期限和用途，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，方可借閱。5.借閱檔案時，借閱人員應(yīng)向檔案管理人員當面點清檔案數(shù)量，并在《檔案借閱登記簿》上簽字。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。6.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱期滿后，借閱人員應(yīng)按時歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)認真核對檔案數(shù)量和質(zhì)量，如有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人員的責任。（二）檔案復(fù)制1.因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，方可復(fù)制。2.檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的程序進行復(fù)制操作，確保復(fù)制件與原件內(nèi)容一致。復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明復(fù)制日期。3.復(fù)制檔案時，應(yīng)嚴格控制復(fù)制數(shù)量，不得擅自擴大復(fù)制范圍。對于涉及公司機密的檔案，應(yīng)按照公司保密規(guī)定進行管理，不得隨意復(fù)制。（三）檔案信息發(fā)布1.公司對外發(fā)布檔案信息，應(yīng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密規(guī)定進行審批。未經(jīng)批準，不得擅自發(fā)布檔案信息。2.發(fā)布檔案信息時，應(yīng)確保信息的準確性和完整性，不得泄露公司機密信息。發(fā)布的檔案信息應(yīng)注明來源和發(fā)布日期。六、檔案安全保密（一）保密制度1.公司全體員工應(yīng)嚴格遵守檔案安全保密制度，不得泄露公司檔案信息。2.檔案管理人員應(yīng)嚴格履行保密職責，對檔案的內(nèi)容、存放位置等信息嚴格保密。3.對于涉及公司機密的檔案，應(yīng)按照公司保密規(guī)定進行管理，采取加密存儲、專人保管等措施，防止信息泄露。（二）保密措施1.檔案庫房應(yīng)安裝門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，限制無關(guān)人員進入。2.檔案管理人員應(yīng)定期更換密碼，防止密碼泄露。3.對于電子檔案，應(yīng)采取加密存儲、備份等措施，防止數(shù)據(jù)丟失和泄露。4.在檔案查閱、借閱、復(fù)制等過程中，應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。（三）保密教育與培訓1.檔案管理部門應(yīng)定期組織員工進行檔案安全保密教育和培訓，提高員工的保密意識和技能。2.保密教育和培訓內(nèi)容應(yīng)包括國家有關(guān)保密法律法規(guī)、公司檔案安全保密制度、保密技術(shù)等方面的知識。3.新員工入職時，應(yīng)進行檔案安全保密教育和培訓，使其了解公司檔案安全保密制度和要求。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)規(guī)劃1.檔案管理部門應(yīng)制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確檔案信息化建設(shè)的目標、任務(wù)和步驟。2.檔案信息化建設(shè)規(guī)劃應(yīng)與公司信息化建設(shè)整體規(guī)劃相協(xié)調(diào)，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，提高檔案管理的效率和水平。（二）電子檔案管理1.應(yīng)建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進行集中管理。電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案收集、整理、存儲、檢索、利用、統(tǒng)計等功能。2.電子檔案應(yīng)按照檔案管理的要求進行分類、編號、存儲，確保電子檔案的完整性和準確性。3.應(yīng)定期對電子檔案進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。4.電子檔案的利用應(yīng)通過電子檔案管理系統(tǒng)進行，嚴格控制電子檔案的訪問權(quán)限，防止電子檔案信息泄露。（三）檔案數(shù)字化1.應(yīng)根據(jù)檔案管理的需要，逐步推進檔案數(shù)字化工作。檔案數(shù)字化應(yīng)按照國家有關(guān)標準和規(guī)范進行，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。2.檔案數(shù)字化工作應(yīng)遵循先易后難、分步實施的原則，優(yōu)先對重要、常用的檔案進行數(shù)字化處理。3.數(shù)字化檔案應(yīng)進行存儲和管理，建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫，方便檔案的檢索和利用。八、檔案安全應(yīng)急處置（一）應(yīng)急預(yù)案制定1.檔案管理部門應(yīng)制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確檔案安全應(yīng)急處置的組織機構(gòu)、職責分工、應(yīng)急處置流程等內(nèi)容。2.檔案安全應(yīng)急預(yù)案應(yīng)定期進行修訂和完善，確保其科學性、實用性和可操作性。（二）應(yīng)急處置措施1.發(fā)生檔案安全事故時，應(yīng)立即啟動檔案安全應(yīng)急預(yù)案，采取有效措施進行處置，防止事故擴大。2.對于檔案實體安全事故，如火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等，應(yīng)及時組織搶救，保護現(xiàn)場，盡快查明原因，并向上級主管部門報告。3.對于檔案信息安全事故，如數(shù)據(jù)丟失、泄露等，應(yīng)立即采取措施進行恢復(fù)和補救，防止信息進一步擴散，并及時報告公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門。4.在應(yīng)急處置過程中，應(yīng)做好記錄工作，包括事故發(fā)生的時間、地點、經(jīng)過、損失情況等，以便事后進行調(diào)查和總結(jié)。（三）應(yīng)急演練1.檔案管理部門應(yīng)定期組織檔案安全應(yīng)急演練，提高員工的應(yīng)急處置能力和協(xié)同配合能力。2.應(yīng)急演練應(yīng)模擬真實的檔案安全事故場景，檢驗應(yīng)急預(yù)案的可行性和有效性，發(fā)現(xiàn)問題及時進行改進。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對公司各部門檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、歸檔、保管、利用、安全保密等方面的工作情況。（二）考核評價1.公司應(yīng)建立檔案管理工作考核評價制度，對各部