PAGE財(cái)務(wù)檔案管理安全制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司財(cái)務(wù)檔案管理，確保財(cái)務(wù)檔案的安全與完整，充分發(fā)揮財(cái)務(wù)檔案在公司經(jīng)營(yíng)管理中的作用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分支機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)檔案管理。（三）定義本制度所稱財(cái)務(wù)檔案，是指公司在各項(xiàng)財(cái)務(wù)活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，以及與財(cái)務(wù)相關(guān)的各類文件、合同、協(xié)議、報(bào)表等資料。（四）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則。公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和組織全公司的財(cái)務(wù)檔案管理工作，各分支機(jī)構(gòu)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本單位的財(cái)務(wù)檔案管理，并接受公司財(cái)務(wù)部門的指導(dǎo)和監(jiān)督。2.真實(shí)完整原則。財(cái)務(wù)檔案應(yīng)如實(shí)反映公司財(cái)務(wù)活動(dòng)的全過程，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。3.安全保密原則。加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案的安全防護(hù)措施，確保檔案信息不泄露、不損毀、不丟失，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止財(cái)務(wù)信息被非法獲取或利用。4.便于利用原則。建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于財(cái)務(wù)檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率。二、財(cái)務(wù)檔案的分類與歸檔（一）會(huì)計(jì)憑證1.原始憑證：包括發(fā)票、收據(jù)、報(bào)銷單、借款單、工資表、成本計(jì)算單、出入庫(kù)單等各類原始單據(jù)。2.記賬憑證：根據(jù)審核無(wú)誤的原始憑證編制的記賬憑證，應(yīng)注明日期、編號(hào)、摘要、會(huì)計(jì)科目、金額、附件張數(shù)等內(nèi)容。（二）會(huì)計(jì)賬簿1.總賬：按照會(huì)計(jì)科目分類登記的賬簿，反映公司財(cái)務(wù)狀況的總括情況。2.明細(xì)賬：按照明細(xì)科目分類登記的賬簿，詳細(xì)記錄各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生情況。3.日記賬：包括現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬，按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的先后順序逐日逐筆登記。4.輔助賬：如固定資產(chǎn)明細(xì)賬、往來(lái)賬款明細(xì)賬、費(fèi)用明細(xì)賬等，用于補(bǔ)充總賬和明細(xì)賬的不足。（三）財(cái)務(wù)報(bào)告1.月度財(cái)務(wù)報(bào)告：包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表等主要報(bào)表及相關(guān)附注。2.季度財(cái)務(wù)報(bào)告：在月度財(cái)務(wù)報(bào)告的基礎(chǔ)上，增加季度財(cái)務(wù)分析報(bào)告。3.年度財(cái)務(wù)報(bào)告：包括年度資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表、所有者權(quán)益變動(dòng)表及相關(guān)附注，以及年度財(cái)務(wù)決算報(bào)告、審計(jì)報(bào)告等。（四）其他財(cái)務(wù)資料1.財(cái)務(wù)預(yù)算：包括年度預(yù)算、季度預(yù)算、月度預(yù)算及相關(guān)預(yù)算分析報(bào)告。2.財(cái)務(wù)計(jì)劃：如資金籌集計(jì)劃、投資計(jì)劃、利潤(rùn)分配計(jì)劃等。3.財(cái)務(wù)審計(jì)資料：包括內(nèi)部審計(jì)報(bào)告、外部審計(jì)報(bào)告、審計(jì)工作底稿等。4.稅務(wù)資料：如納稅申報(bào)表、稅務(wù)審計(jì)報(bào)告、稅收優(yōu)惠申請(qǐng)資料等。5.財(cái)務(wù)合同：如借款合同、擔(dān)保合同、采購(gòu)合同、銷售合同等涉及財(cái)務(wù)條款的合同。6.財(cái)務(wù)制度：公司制定的各項(xiàng)財(cái)務(wù)管理制度、辦法、規(guī)定等文件。7.財(cái)務(wù)工作記錄：如財(cái)務(wù)盤點(diǎn)記錄、財(cái)務(wù)會(huì)議紀(jì)要、財(cái)務(wù)工作交接記錄等。（五）歸檔要求1.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)在年度終了后，由財(cái)務(wù)部門按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。2.會(huì)計(jì)憑證應(yīng)按月裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，不得有缺頁(yè)、掉頁(yè)現(xiàn)象。記賬憑證應(yīng)附原始憑證，并注明原始憑證的張數(shù)。3.會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)在年度終了后，打印裝訂成冊(cè)，封面應(yīng)注明賬簿名稱、年度、冊(cè)數(shù)等內(nèi)容。4.財(cái)務(wù)報(bào)告應(yīng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容編制，加蓋單位公章及相關(guān)人員印章后歸檔。5.其他財(cái)務(wù)資料應(yīng)分類整理，按照一定的順序編號(hào)裝訂，并編制目錄。6.歸檔的財(cái)務(wù)檔案應(yīng)使用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒、檔案袋，并在盒、袋上注明檔案名稱、年度、保管期限等信息。三、財(cái)務(wù)檔案的保管（一）保管期限1.會(huì)計(jì)憑證：保管期限為30年。2.會(huì)計(jì)賬簿：總賬、明細(xì)賬、日記賬等保管期限為30年，固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。3.財(cái)務(wù)報(bào)告：月度、季度財(cái)務(wù)報(bào)告保管期限為10年，年度財(cái)務(wù)報(bào)告永久保管。4.其他財(cái)務(wù)資料：財(cái)務(wù)預(yù)算、財(cái)務(wù)計(jì)劃、財(cái)務(wù)審計(jì)資料、稅務(wù)資料、財(cái)務(wù)合同、財(cái)務(wù)制度、財(cái)務(wù)工作記錄等保管期限根據(jù)相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般為10年或永久保管。（二）保管地點(diǎn)1.公司應(yīng)設(shè)立專門的財(cái)務(wù)檔案保管庫(kù)，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜、防磁等安全設(shè)施，確保財(cái)務(wù)檔案的安全保管。2.財(cái)務(wù)檔案保管庫(kù)應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。3.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)分類存放，按照保管期限和類別依次排列，便于查找和管理。（三）保管要求1.財(cái)務(wù)檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行檢查和核對(duì)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)報(bào)告，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。2.對(duì)電子財(cái)務(wù)檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)電子檔案進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保數(shù)據(jù)的可讀性和可用性。3.嚴(yán)格限制非財(cái)務(wù)檔案管理人員進(jìn)入財(cái)務(wù)檔案保管庫(kù)，確需查閱檔案的，應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理查閱登記手續(xù)。查閱人員不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞檔案內(nèi)容。4.財(cái)務(wù)檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自泄露財(cái)務(wù)檔案的內(nèi)容。對(duì)涉及公司商業(yè)秘密和敏感信息的財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)采取更加嚴(yán)格的保密措施。四、財(cái)務(wù)檔案的查閱與借閱（一）查閱范圍1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱財(cái)務(wù)檔案的，應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。查閱范圍包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告及其他財(cái)務(wù)資料。2.外部審計(jì)機(jī)構(gòu)、稅務(wù)機(jī)關(guān)等相關(guān)部門因?qū)徲?jì)、檢查等工作需要查閱財(cái)務(wù)檔案的，應(yīng)出具正式的查閱函，并經(jīng)公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。查閱范圍應(yīng)根據(jù)工作需要確定，但不得超出規(guī)定的范圍。（二）查閱程序1.查閱人員應(yīng)填寫《財(cái)務(wù)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息，并提交相關(guān)審批人簽字批準(zhǔn)。2.財(cái)務(wù)檔案管理人員根據(jù)批準(zhǔn)的申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的財(cái)務(wù)檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員不得將檔案帶出保管庫(kù)，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)檔案管理人員同意，并進(jìn)行登記。3.查閱人員查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還財(cái)務(wù)檔案管理人員，并在《財(cái)務(wù)檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）借閱范圍1.公司內(nèi)部人員因特殊原因需要借閱財(cái)務(wù)檔案的，應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。2.外部單位因特殊情況需要借閱財(cái)務(wù)檔案的，應(yīng)經(jīng)公司董事會(huì)批準(zhǔn)，并按照公司規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。借閱期限根據(jù)具體情況確定，但最長(zhǎng)不得超過[X]個(gè)月。（四）借閱程序1.借閱人員應(yīng)填寫《財(cái)務(wù)檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱期限等信息，并提交相關(guān)審批人簽字批準(zhǔn)。2.財(cái)務(wù)檔案管理人員根據(jù)批準(zhǔn)的申請(qǐng)表，辦理檔案借閱手續(xù)，填寫《財(cái)務(wù)檔案借閱登記表》，記錄借閱人員姓名、單位、借閱日期、歸還日期等信息。借閱人員應(yīng)在登記表上簽字確認(rèn)。3.借閱人員借閱檔案時(shí)，應(yīng)向財(cái)務(wù)檔案管理人員出具借條，并保證檔案的安全和完整。借閱人員不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、傳播檔案內(nèi)容，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞檔案內(nèi)容。4.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還檔案，如因特殊情況不能按時(shí)歸還的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。財(cái)務(wù)檔案管理人員應(yīng)在檔案歸還時(shí)進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告，并追究借閱人員的責(zé)任。五、財(cái)務(wù)檔案的銷毀（一）銷毀條件1.財(cái)務(wù)檔案保管期滿，且按照規(guī)定不需要繼續(xù)保存的，可以進(jìn)行銷毀。2.保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。3.正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會(huì)計(jì)檔案不得銷毀。（二）銷毀程序1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)保管期滿的財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行清理，提出銷毀意見，并編制《財(cái)務(wù)檔案銷毀清冊(cè)》?！敦?cái)務(wù)檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)注明檔案名稱、年度、保管期限、冊(cè)數(shù)、起止日期、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。2.《財(cái)務(wù)檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核，公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，報(bào)公司檔案管理部門備案。3.財(cái)務(wù)檔案銷毀時(shí)，應(yīng)由財(cái)務(wù)部門、檔案管理部門等相關(guān)人員共同監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案內(nèi)容，確保銷毀的檔案符合規(guī)定要求，并在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.銷毀后的財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)在《財(cái)務(wù)檔案銷毀清冊(cè)》上注明“已銷毀”字樣，并將銷毀清冊(cè)永久保存。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)本單位的財(cái)務(wù)檔案管理工作進(jìn)行自查，檢查財(cái)務(wù)檔案的整理、歸檔、保管、查閱、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合本制度的規(guī)定，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)整改。2.公司審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查財(cái)務(wù)檔案管理的內(nèi)部控制制度是否健全有效，檔案管理工作是否規(guī)范有序，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)提出審計(jì)意見和建議，并督促整改落實(shí)。（二）外部檢查1.接受財(cái)政、稅務(wù)、審計(jì)等政府部門的監(jiān)督檢查時(shí)，應(yīng)積極配合，如實(shí)提供財(cái)務(wù)檔案資料，接受檢查人員的詢問和查閱。對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)按照要求及時(shí)整改，并將整改情況書面報(bào)告相關(guān)部門。2.如有必要，應(yīng)主動(dòng)邀請(qǐng)外部審計(jì)機(jī)構(gòu)對(duì)公司財(cái)務(wù)檔案管理工作進(jìn)行專項(xiàng)審計(jì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題，提高財(cái)務(wù)檔案管理水平。七、責(zé)任追究（一）對(duì)違