PAGE會(huì)計(jì)管理檔案規(guī)章制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司會(huì)計(jì)管理檔案的規(guī)范化管理，確保會(huì)計(jì)檔案的安全、完整和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》《中華人民共和國(guó)檔案法》以及國(guó)家有關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)定，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于公司總部及所屬各分支機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)管理檔案工作。（三）定義1.會(huì)計(jì)管理檔案是指公司在會(huì)計(jì)核算過(guò)程中形成的，記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的各種會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，以及其他與會(huì)計(jì)核算相關(guān)的資料。2.會(huì)計(jì)憑證包括原始憑證和記賬憑證，是記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生和完成情況，明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任，作為記賬依據(jù)的書面證明。3.會(huì)計(jì)賬簿是由一定格式、相互聯(lián)系的賬頁(yè)所組成，用來(lái)序時(shí)、分類地全面記錄和反映一個(gè)單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的會(huì)計(jì)簿籍。4.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告是指企業(yè)對(duì)外提供的反映企業(yè)某一特定日期財(cái)務(wù)狀況和某一會(huì)計(jì)期間經(jīng)營(yíng)成果、現(xiàn)金流量等會(huì)計(jì)信息的文件。（四）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則。公司會(huì)計(jì)管理檔案工作由公司財(cái)務(wù)部門統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，各分支機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)本單位會(huì)計(jì)管理檔案的具體管理工作，并接受公司財(cái)務(wù)部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。2.依法管理原則。嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保會(huì)計(jì)管理檔案工作合法合規(guī)。3.安全保密原則。采取有效措施，確保會(huì)計(jì)管理檔案的安全，防止會(huì)計(jì)管理檔案的毀損、散失和泄密。4.便于利用原則。建立健全會(huì)計(jì)管理檔案的分類、整理、保管和查閱制度，便于會(huì)計(jì)管理檔案的調(diào)閱和利用。二、會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍（一）會(huì)計(jì)憑證1.原始憑證：包括發(fā)票、收據(jù)、報(bào)銷單、借款單、工資表、成本計(jì)算單、出入庫(kù)單等各種原始憑證。2.記賬憑證：根據(jù)審核無(wú)誤的原始憑證編制的記賬憑證，包括收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證。（二）會(huì)計(jì)賬簿1.總賬：按照會(huì)計(jì)科目設(shè)置的，用以分類登記全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿。2.明細(xì)賬：按照明細(xì)科目設(shè)置的，用以分類登記某一類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿。3.日記賬：按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的時(shí)間順序逐日逐筆登記的賬簿，包括現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬。4.輔助賬：根據(jù)企業(yè)管理需要設(shè)置的，用于補(bǔ)充記錄某些特定經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿，如固定資產(chǎn)明細(xì)賬、應(yīng)收賬款明細(xì)賬、應(yīng)付賬款明細(xì)賬等。（三）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告1.月度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告：包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表等。2.季度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告：包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表等。3.半年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告：包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表等。4.年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告：包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表、所有者權(quán)益變動(dòng)表以及附注等。（四）其他會(huì)計(jì)資料1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表：是企業(yè)銀行存款日記賬與銀行對(duì)賬單余額不一致時(shí)，為核對(duì)賬目而編制的一種調(diào)節(jié)表。2.銀行對(duì)賬單：是銀行記錄企業(yè)銀行賬戶資金收付情況的對(duì)賬單據(jù)。3.納稅申報(bào)表：是企業(yè)向稅務(wù)機(jī)關(guān)申報(bào)繳納稅款的書面報(bào)告。4.會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)：記錄會(huì)計(jì)檔案從一個(gè)部門或人員移交到另一個(gè)部門或人員的清單。5.會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)：記錄會(huì)計(jì)檔案保管情況的清冊(cè)。6.會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)：記錄會(huì)計(jì)檔案銷毀情況的清冊(cè)。7.其他與會(huì)計(jì)核算相關(guān)的資料，如財(cái)務(wù)分析報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、驗(yàn)資報(bào)告等。三、會(huì)計(jì)檔案的整理與裝訂（一）會(huì)計(jì)憑證的整理與裝訂1.憑證整理：按照記賬憑證的編號(hào)順序，將原始憑證附在相應(yīng)的記賬憑證后面，并在記賬憑證上注明所附原始憑證的張數(shù)。對(duì)原始憑證較多的，可以單獨(dú)裝訂成冊(cè)，并在記賬憑證上注明“附件另訂”及原始憑證名稱和編號(hào)。2.憑證折疊：對(duì)于紙張面積大于記賬憑證的原始憑證，可按記賬憑證的面積尺寸，先自右向后，再自下向后兩次折疊。注意應(yīng)把憑證的左上角或左側(cè)面讓出來(lái)，以便裝訂后，還可以展開查閱。對(duì)于紙張面積過(guò)小的原始憑證，一般不能直接裝訂，可先按一定次序和類別排列，再粘在一張同記賬憑證大小相同的白紙上，粘貼時(shí)以膠水為宜。小票應(yīng)分張排列，同類同金額的單據(jù)盡量粘在一起，同時(shí)，在一旁注明張數(shù)和合計(jì)金額。如果是板狀票證（如火車票），可以將票面票底輕輕撕開，厚紙板棄之不用。對(duì)于紙張面積略小于記賬憑證的原始憑證，可以用回形針或大頭針別在記賬憑證后面，待裝訂憑證時(shí)，抽去回形針或大頭針。3.憑證編號(hào)：記賬憑證編列的序號(hào)，應(yīng)填寫在記賬憑證的右上角。4.憑證裝訂：采用三針引線法裝訂，裝訂時(shí)應(yīng)確保憑證的整齊、牢固，不得有壓皺、缺頁(yè)等現(xiàn)象。在憑證左上角打三個(gè)孔，用線從中間孔穿過(guò)，在背面打結(jié)，然后將線從另外兩個(gè)孔穿過(guò)，拉緊后在背面打結(jié)固定。裝訂線結(jié)處應(yīng)加封簽，并由裝訂人員在封簽處簽名或蓋章。裝訂后的記賬憑證應(yīng)加具封面，封面上應(yīng)注明單位名稱、年度、月份、記賬憑證種類、起訖日期、起訖號(hào)碼、記賬憑證張數(shù)、附件張數(shù)等內(nèi)容，并由會(huì)計(jì)主管人員和裝訂人員在封面上簽名或蓋章。（二）會(huì)計(jì)賬簿的整理與裝訂1.賬簿整理：將各種賬簿按順序排列，檢查賬簿的頁(yè)數(shù)是否齊全，編號(hào)是否連續(xù)，記賬是否清晰，如有缺頁(yè)、跳行、錯(cuò)賬等情況，應(yīng)及時(shí)更正補(bǔ)充。2.賬簿裝訂：對(duì)于活頁(yè)式賬簿，應(yīng)在年度終了后，將賬頁(yè)裝訂成冊(cè)。裝訂時(shí)，應(yīng)先將賬頁(yè)按順序編號(hào)，然后在賬頁(yè)的左側(cè)或右側(cè)打孔，用線或金屬夾將賬頁(yè)固定在一起。裝訂后的賬簿應(yīng)加具封面，封面上應(yīng)注明單位名稱、賬簿名稱、年度、月份等內(nèi)容，并由會(huì)計(jì)主管人員和裝訂人員在封面上簽名或蓋章。（三）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告的整理與裝訂1.報(bào)告整理：將月度、季度、半年度和年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告按順序排列，檢查報(bào)告的內(nèi)容是否完整，數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確，簽字蓋章是否齊全。2.報(bào)告裝訂：對(duì)于財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告較多的，可以分冊(cè)裝訂。裝訂時(shí)，應(yīng)在報(bào)告的左上角打孔，用線或金屬夾將報(bào)告固定在一起。裝訂后的報(bào)告應(yīng)加具封面，封面上應(yīng)注明單位名稱、報(bào)告名稱、年度、月份、報(bào)告期等內(nèi)容，并由會(huì)計(jì)主管人員和裝訂人員在封面上簽名或蓋章。（四）其他會(huì)計(jì)資料的整理與裝訂1.資料整理：將銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)等其他會(huì)計(jì)資料按順序排列，檢查資料的內(nèi)容是否完整，簽字蓋章是否齊全。2.資料裝訂：對(duì)于其他會(huì)計(jì)資料較多的，可以分冊(cè)裝訂。裝訂時(shí)，應(yīng)在資料的左上角打孔，用線或金屬夾將資料固定在一起。裝訂后的資料應(yīng)加具封面，封面上應(yīng)注明單位名稱、資料名稱、年度、月份等內(nèi)容，并由會(huì)計(jì)主管人員和裝訂人員在封面上簽名或蓋章。四、會(huì)計(jì)檔案的保管（一）保管期限會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。各類會(huì)計(jì)檔案的保管期限詳見(jiàn)下表：|會(huì)計(jì)檔案名稱|保管期限|||||原始憑證|15年||記賬憑證|15年||總賬|15年||明細(xì)賬|15年||日記賬|15年（現(xiàn)金和銀行存款日記賬保管25年）||輔助賬|15年||月度、季度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告|3年||半年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告|5年||年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告|永久||銀行存款余額調(diào)節(jié)表|5年||銀行對(duì)賬單|5年||納稅申報(bào)表|10年||會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)|15年||會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)|永久||會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)|永久|（二）保管地點(diǎn)公司應(yīng)設(shè)置專門的會(huì)計(jì)檔案保管庫(kù)（室），配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等設(shè)施，確保會(huì)計(jì)檔案的安全保管。會(huì)計(jì)檔案保管庫(kù)（室）應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定。（三）保管要求1.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)分類存放，按照會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告、其他會(huì)計(jì)資料等類別分別存放，并建立相應(yīng)的索引目錄，便于查找和調(diào)閱。2.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)妥善保管，不得隨意堆放、毀損、散失或泄密。對(duì)于重要的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)實(shí)行雙人保管制度，確保會(huì)計(jì)檔案的安全。3.會(huì)計(jì)檔案保管人員應(yīng)定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，確保會(huì)計(jì)檔案的賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或處理。4.會(huì)計(jì)檔案保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自將會(huì)計(jì)檔案提供給無(wú)關(guān)人員查閱或復(fù)制。如有特殊情況需要查閱或復(fù)制會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序辦理審批手續(xù)，并在指定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱或復(fù)制。五、會(huì)計(jì)檔案的查閱與復(fù)制（一）查閱范圍本公司內(nèi)部人員因工作需要查閱會(huì)計(jì)檔案的，應(yīng)在規(guī)定的范圍內(nèi)進(jìn)行查閱。查閱范圍包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告、其他會(huì)計(jì)資料等。（二）查閱程序1.查閱人員應(yīng)填寫《會(huì)計(jì)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱的會(huì)計(jì)檔案名稱、查閱目的、查閱時(shí)間等內(nèi)容，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交給會(huì)計(jì)檔案保管部門。2.會(huì)計(jì)檔案保管部門收到《會(huì)計(jì)檔案查閱申請(qǐng)表》后，應(yīng)進(jìn)行審核。審核通過(guò)后，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)陪同查閱人員查閱會(huì)計(jì)檔案，并提供必要的協(xié)助。3.查閱人員應(yīng)在指定的地點(diǎn)查閱會(huì)計(jì)檔案，不得將會(huì)計(jì)檔案帶出保管庫(kù)（室）。查閱過(guò)程中，應(yīng)愛(ài)護(hù)會(huì)計(jì)檔案，不得在會(huì)計(jì)檔案上涂畫、標(biāo)記、折疊、抽換、損壞等。4.查閱人員查閱完畢后，應(yīng)將會(huì)計(jì)檔案歸還會(huì)計(jì)檔案保管部門，并在《會(huì)計(jì)檔案查閱登記簿》上簽字確認(rèn)。（三）復(fù)制程序1.因工作需要復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的，查閱人員應(yīng)填寫《會(huì)計(jì)檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，注明復(fù)制的會(huì)計(jì)檔案名稱、復(fù)制目的、復(fù)制內(nèi)容等內(nèi)容，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交給會(huì)計(jì)檔案保管部門。2.會(huì)計(jì)檔案保管部門收到《會(huì)計(jì)檔案復(fù)制申請(qǐng)表》后，應(yīng)進(jìn)行審核。審核通過(guò)后，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)復(fù)制會(huì)計(jì)檔案，并確保復(fù)制的會(huì)計(jì)檔案與原件一致。3.復(fù)制的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)加蓋會(huì)計(jì)檔案保管部門的印章，并注明“復(fù)制件”字樣。復(fù)制的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)與原件一樣妥善保管。4.查閱人員復(fù)制完畢后，應(yīng)將復(fù)制的會(huì)計(jì)檔案歸還會(huì)計(jì)檔案保管部門，并在《會(huì)計(jì)檔案復(fù)制登記簿》上簽字確認(rèn)。（四）查閱與復(fù)制的限制1.除本公司內(nèi)部人員因工作需要查閱或復(fù)制會(huì)計(jì)檔案外，其他單位或個(gè)人不得查閱或復(fù)制本公司的會(huì)計(jì)檔案。如有特殊情況需要查閱或復(fù)制本公司的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)，并經(jīng)公司負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱或復(fù)制。2.查閱或復(fù)制會(huì)計(jì)檔案時(shí)，不得查閱或復(fù)制與工作無(wú)關(guān)的會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容。3.查閱或復(fù)制會(huì)計(jì)檔案時(shí)，不得將會(huì)計(jì)檔案用于任何非法目的。六、會(huì)計(jì)檔案的移交與銷毀（一）移交1.公司因撤銷、合并或其他原因辦理注銷登記的，應(yīng)在辦理注銷登記前，將會(huì)計(jì)檔案移交給有關(guān)部門或單位。2.公司分立時(shí)，應(yīng)按照分立協(xié)議的約定，將會(huì)計(jì)檔案移交給分立后的各方。3.公司所屬各分支機(jī)構(gòu)之間因工作需要移交會(huì)計(jì)檔案的，應(yīng)按照規(guī)定的程序辦理移交手續(xù)，并填寫《會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)》。4.會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)，移交人員應(yīng)將會(huì)計(jì)檔案的名稱、種類、數(shù)量、起止日期、保管期限等內(nèi)容向接收人員交接清楚，并由雙方在《會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。（二）銷毀1.會(huì)計(jì)檔案保管期滿，需要銷毀時(shí)，應(yīng)由公司財(cái)務(wù)部門提出銷毀意見(jiàn)，會(huì)同檔案管理部門共同鑒定，嚴(yán)格審查，編造會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)包括會(huì)計(jì)檔案的名稱、種類、數(shù)量、起止日期、保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容，并由公司負(fù)責(zé)人簽署意見(jiàn)。2.銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)由公司財(cái)務(wù)部門、檔案管理部門和審計(jì)部門共同派人監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)認(rèn)真負(fù)責(zé)，確保會(huì)計(jì)檔案的銷毀工作符合規(guī)定的程序和要求。3.監(jiān)銷人員在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)認(rèn)真清點(diǎn)核對(duì)會(huì)計(jì)檔案的名稱、種類、數(shù)量、起止日期、保管期限等內(nèi)容，確保銷毀的會(huì)計(jì)檔案與會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)一致。銷毀后，應(yīng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名或蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告公司負(fù)責(zé)人。4.保管期滿