PAGE執(zhí)紀檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司/組織的紀律作風建設，規(guī)范執(zhí)紀工作流程，確保執(zhí)紀工作的準確性、公正性和嚴肅性，特制定本執(zhí)紀檔案管理制度。本制度旨在通過建立健全的執(zhí)紀檔案體系，全面記錄和管理公司/組織內部的執(zhí)紀情況，為監(jiān)督執(zhí)紀、廉政教育、干部考核等工作提供有力支持，促進公司/組織健康穩(wěn)定發(fā)展。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織全體員工，包括正式員工、試用期員工以及與公司/組織簽訂勞務合同的各類人員。（三）基本原則1.客觀公正原則執(zhí)紀檔案的建立和管理應基于客觀事實，如實記錄員工的違紀行為及處理結果，確保檔案內容真實、準確、完整。在執(zhí)紀過程中，應嚴格按照規(guī)定的程序和標準進行操作，不受任何個人情感、利益關系等因素的影響，保證對所有員工一視同仁，公正對待。2.全面及時原則對員工的執(zhí)紀情況進行全面記錄，涵蓋從違紀行為的發(fā)現(xiàn)、調查、處理到后續(xù)跟蹤等各個環(huán)節(jié)。同時，要及時更新檔案信息，確保檔案內容與執(zhí)紀工作的進展同步，不遺漏任何重要信息。對于新發(fā)生的違紀事件，應在規(guī)定時間內準確錄入檔案，以便及時掌握公司/組織內部的紀律狀況。3.保密原則執(zhí)紀檔案涉及員工的個人隱私和公司/組織的內部管理信息，必須嚴格保密。檔案管理人員應妥善保管檔案資料，防止信息泄露。未經授權，任何人不得查閱、復制、傳播檔案內容。在執(zhí)紀工作中，如需向相關人員了解情況或提供檔案信息，應嚴格按照規(guī)定的程序進行，確保信息使用的合法性和安全性。4.教育與懲戒相結合原則執(zhí)紀檔案管理制度不僅是對違紀行為的記錄和處理，更重要的是通過對檔案的分析和利用，開展廉政教育和警示教育，引導員工自覺遵守紀律規(guī)定，預防違紀行為的發(fā)生。在執(zhí)紀過程中，要注重對違紀員工的教育幫助，促使其認識錯誤、改正錯誤，同時對嚴重違紀行為給予嚴肅懲戒，維護公司/組織的紀律權威。二、執(zhí)紀檔案的內容與分類（一）檔案內容1.基本信息包括員工姓名、性別、年齡、部門、職務、入職時間等個人基本情況。這些信息是執(zhí)紀檔案的基礎，便于對員工進行準確識別和分類管理。2.違紀記錄詳細記錄員工的違紀行為，包括違紀時間、地點、違紀事實描述、相關證據(jù)材料等。對于每一次違紀行為，都要確保記錄清晰、準確，能夠全面反映違紀事件的全貌。同時，要注明違紀行為違反的公司/組織規(guī)章制度或國家法律法規(guī)條款，為后續(xù)的處理和定性提供依據(jù)。3.處理結果記錄對違紀員工作出的處理決定，如警告、記過、記大過、降職、撤職、解除勞動合同等。處理結果應明確處理方式、處理依據(jù)以及處理時間，并由相關審批人員簽字確認。此外，還應記錄違紀員工對處理結果的申訴情況及處理結果，確保處理結果的公正性和合法性。4.整改情況對于受到處理的員工，要記錄其整改措施及整改效果。整改情況應包括員工針對違紀行為制定的具體整改計劃、實施過程以及最終的整改評估結果。通過跟蹤整改情況，督促違紀員工切實改正錯誤，同時也為評估執(zhí)紀工作的成效提供參考。5.廉政教育記錄記錄員工參加廉政教育活動的情況，如培訓課程、學習心得、廉政談話記錄等。廉政教育是預防違紀行為的重要手段，通過記錄員工的廉政教育情況，能夠了解員工對紀律規(guī)定的學習和掌握程度，以及廉政教育對員工思想和行為的影響，為進一步加強廉政教育工作提供依據(jù)。（二）檔案分類1.個人檔案以員工個人為單位建立檔案，將上述各項內容按照時間順序依次排列，形成每位員工獨立的執(zhí)紀檔案。個人檔案便于全面了解員工的紀律表現(xiàn)，為員工的績效考核、晉升、獎懲等提供重要參考。2.部門檔案按照公司/組織的部門劃分，建立部門執(zhí)紀檔案。部門檔案匯總本部門員工的違紀情況及處理結果，并對部門整體的紀律狀況進行分析總結。通過部門檔案，可以了解各部門在紀律作風建設方面的工作成效，發(fā)現(xiàn)存在的問題，為加強部門管理和紀律教育提供針對性的措施。3.綜合檔案綜合檔案是對公司/組織整體執(zhí)紀情況的匯總和分析。它涵蓋了所有員工的執(zhí)紀檔案信息，通過對綜合檔案的統(tǒng)計分析，可以掌握公司/組織內部違紀行為的類型、分布規(guī)律、發(fā)展趨勢等，為制定紀律建設工作計劃、完善規(guī)章制度、開展廉政風險防控等工作提供數(shù)據(jù)支持和決策依據(jù)。三、執(zhí)紀檔案的建立與收集（一）建立流程1.信息采集公司/組織內部各部門應指定專人負責收集本部門員工的紀律相關信息，并及時報送至執(zhí)紀檔案管理部門。信息采集內容包括但不限于員工日常工作表現(xiàn)、違規(guī)違紀線索、群眾舉報信息等。信息采集人員應確保所采集信息的真實性和準確性，對提供虛假信息的行為要承擔相應責任。2.檔案整理執(zhí)紀檔案管理部門收到各部門報送的信息后，對其進行分類整理。按照檔案內容的分類要求，將相關信息錄入電子檔案系統(tǒng)，并建立紙質檔案。在整理過程中，要對信息進行審核把關，確保檔案內容完整、邏輯清晰、格式規(guī)范。對于不符合要求的信息，應及時反饋給信息采集部門進行補充或修正。3.檔案編號為便于檔案的管理和查詢，對每一份執(zhí)紀檔案進行編號。編號應遵循唯一性原則，確保每個檔案編號對應唯一的一份檔案。編號可以采用數(shù)字編碼的方式，按照一定的規(guī)則進行編排，如年份+部門代碼+流水號等。通過編號，能夠快速定位和查找所需的檔案信息。4.檔案存儲將整理好的紙質檔案和電子檔案分別進行存儲。紙質檔案應存放在專門的檔案柜中，按照檔案編號順序排列，便于查找和借閱。電子檔案應存儲在安全可靠的服務器上，并定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，要設置嚴格的訪問權限，只有經過授權的人員才能訪問電子檔案系統(tǒng)。（二）收集渠道1.日常監(jiān)督檢查公司/組織內部的紀檢監(jiān)察部門、審計部門、人力資源部門等在日常工作中開展的監(jiān)督檢查活動，如考勤檢查、財務審計、工作紀律巡查等發(fā)現(xiàn)的員工違紀問題，應及時收集相關證據(jù)和信息，并報送至執(zhí)紀檔案管理部門。2.群眾舉報鼓勵公司/組織全體員工積極參與監(jiān)督，對發(fā)現(xiàn)的違規(guī)違紀行為進行舉報。設立專門的舉報渠道，如舉報電話、舉報郵箱、舉報信箱等，并向員工公開。對群眾舉報的信息，要及時進行登記、核實和處理，將相關情況納入執(zhí)紀檔案管理。3.上級交辦及其他渠道對于上級主管部門交辦的涉及公司/組織員工的違紀問題，以及通過其他渠道獲取的有關公司/組織員工紀律方面的信息，應按照規(guī)定程序進行收集和整理，納入執(zhí)紀檔案管理。四、執(zhí)紀檔案的查閱與使用（一）查閱權限1.紀檢監(jiān)察部門紀檢監(jiān)察部門因工作需要，有權查閱公司/組織內任何員工的執(zhí)紀檔案。在查閱過程中，應嚴格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息不被泄露。查閱目的主要是為了開展紀律審查、案件調查、廉政風險防控等工作，為執(zhí)紀決策提供依據(jù)。2.人力資源部門人力資源部門在進行員工績效考核、晉升、獎懲、辭退等工作時，可查閱相關員工的執(zhí)紀檔案。查閱范圍應限于與員工考核、任用相關的紀律情況，不得隨意擴大查閱內容。人力資源部門應根據(jù)執(zhí)紀檔案記錄，客觀公正地評價員工的紀律表現(xiàn)，為人力資源管理決策提供參考。3.員工所在部門負責人員工所在部門負責人為了解本部門員工的紀律狀況，加強部門管理，有權查閱本部門員工的執(zhí)紀檔案。查閱時應注意保護員工隱私，不得將檔案信息用于非工作目的。部門負責人應根據(jù)檔案記錄，對員工進行針對性的教育和管理，促進部門整體紀律作風建設。（二）查閱程序1.申請查閱人需填寫《執(zhí)紀檔案查閱申請表》，詳細說明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息，并簽字確認。申請表應提交至執(zhí)紀檔案管理部門負責人進行審核。2.審核執(zhí)紀檔案管理部門負責人對查閱申請表進行審核，根據(jù)查閱人的身份和查閱權限，決定是否批準查閱申請。對于符合查閱權限和程序要求的申請，予以批準；對于不符合要求的申請，應向查閱人說明理由，并退回申請表。3.查閱經批準的查閱申請，查閱人可在執(zhí)紀檔案管理部門指定的地點進行查閱。查閱過程中，檔案管理人員應在場監(jiān)督，確保查閱人按照規(guī)定程序進行查閱，不得擅自復印、拍照、傳播檔案內容。查閱人如需摘錄檔案內容，應經檔案管理人員同意，并對摘錄內容的真實性負責。4.登記查閱結束后，檔案管理人員應對查閱情況進行登記，記錄查閱人姓名、查閱時間、查閱內容、查閱用途等信息。登記記錄應妥善保存，以備后續(xù)查詢和審計。（三）檔案使用1.僅限工作用途執(zhí)紀檔案的使用應嚴格限定在與公司/組織紀律管理、員工考核任用、廉政教育等相關的工作范圍內，不得用于其他任何非工作目的。嚴禁將檔案信息泄露給無關人員或用于損害員工權益的行為。2.分析研究公司/組織內部相關部門可根據(jù)工作需要，對執(zhí)紀檔案進行分析研究。通過對檔案數(shù)據(jù)的統(tǒng)計分析，總結違紀行為的特點和規(guī)律，發(fā)現(xiàn)紀律建設中存在的薄弱環(huán)節(jié)，為制定針對性的紀律措施和管理制度提供參考依據(jù)。在分析研究過程中，應注意保護員工隱私，避免因分析研究而導致員工個人信息泄露。3.廉政教育素材執(zhí)紀檔案中的典型違紀案例可作為廉政教育的素材，用于開展警示教育活動。通過對真實案例的剖析，讓員工深刻認識到違紀行為的危害性，增強紀律意識和廉潔自律意識。在使用違紀案例進行廉政教育時，應注意對案例進行適當編輯和整理，避免對當事人造成不必要的負面影響。五、執(zhí)紀檔案的更新與維護（一）定期更新1.時間要求執(zhí)紀檔案管理部門應定期對檔案進行更新，原則上每半年進行一次全面梳理和更新。對于新發(fā)生的違紀行為及處理結果，應在事件處理完畢后的規(guī)定時間內及時錄入檔案，確保檔案信息的及時性和準確性。2.更新內容定期更新的內容包括員工的基本信息變更、新的違紀記錄、處理結果的執(zhí)行情況、整改情況的跟蹤反饋等。在更新過程中，要對檔案中的各項信息進行核對和補充，確保檔案內容完整、準確反映員工的紀律狀況。（二）動態(tài)維護1.實時記錄在日常工作中，如發(fā)現(xiàn)員工有新的紀律相關情況，應實時進行記錄，并及時納入執(zhí)紀檔案。對于正在處理的違紀事件，要跟蹤記錄處理過程中的各個環(huán)節(jié)，直至事件處理完畢，將最終處理結果完整錄入檔案。2.信息變更當員工的基本信息發(fā)生變更時，如部門調動、職務晉升、離職等，相關部門應及時通知執(zhí)紀檔案管理部門進行信息更新。檔案管理人員要對變更信息進行核實，并在檔案中進行相應修改，確保檔案信息與員工實際情況一致。3.檔案安全維護加強對執(zhí)紀檔案的安全維護工作，確保檔案的實體安全和信息安全。定期檢查檔案存儲設備的運行狀況，防止因設備故障導致檔案損壞或丟失。同時，要加強對電子檔案系統(tǒng)的安全防護，防止數(shù)據(jù)被篡改、泄露或遭受網絡攻擊。六、執(zhí)紀檔案的保管與銷毀（一）保管期限執(zhí)紀檔案的保管期限根據(jù)不同類型的檔案內容確定。一般情況下，員工個人的執(zhí)紀檔案保管期限為自員工離職或退休后[X]年；部門檔案和綜合檔案的保管期限為長期保存。對于涉及重大違紀案件或具有重要歷史價值的檔案，應適當延長保管期限。（二）保管要求1.檔案庫房管理設立專門的檔案庫房，確保庫房環(huán)境安全、整潔、通風良好。檔案庫房應配備必要的消防、防潮、防蟲、防盜等設施設備，保證檔案存儲的質量和安全。2.檔案整理存放對紙質檔案進行分類整理，按照檔案編號順序依次存放于檔案柜中。檔案柜應標識清晰，便于查找。同時，要建立檔案索引目錄，方便快速檢索檔案信息。對于電子檔案，可以采用磁盤陣列、磁帶庫等存儲設備進行集中存儲，并按照一定的分類規(guī)則進行數(shù)據(jù)組織和管理。3.檔案盤點清查定期對執(zhí)紀檔案進行盤點清查，確保檔案數(shù)量與檔案目錄一致，檔案內容完整無缺。盤點清查工作應制定詳細的計劃和記錄表格，由專人負責實施。對于發(fā)現(xiàn)的問題，要及時進行查找原因并采取相應的解決措施。（三）銷毀程序1.鑒定審批執(zhí)紀檔案達到保管期限后，由執(zhí)紀檔案管理部門會同紀檢監(jiān)察部門、人力資源部門等相關部門對檔案進行鑒定。鑒定內容包括檔案的保存價值、是否涉及未了結的案件或其他需要繼續(xù)保存的事項等。經鑒定確無保存價值的檔案，填寫《執(zhí)紀檔案銷毀申請表》，報公司/組織主管領導審批。2.銷毀實施經批準銷毀的檔案，由執(zhí)紀檔案管理部門指定專人負責銷毀。銷毀方式可根據(jù)檔案的載體形式選擇適宜的方法，如紙質檔案采用粉碎、焚燒等方式銷毀，電子檔案采用數(shù)據(jù)擦除、格式化等方式銷毀。銷毀過程要進行詳細記錄，包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量、銷毀方式等信息，并由銷毀人員簽字確認。3.監(jiān)銷備案在檔案銷毀過程中，應安排專人進行監(jiān)銷，確保銷毀工作徹底、規(guī)范。監(jiān)銷人員要對銷毀過程進行全程監(jiān)督，并在銷毀記錄上簽字。銷毀工作完成后