PAGE公司檔案歸檔制度例文一、總則（一）目的為了加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各部門、分支機構、子公司等。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指公司在各項經(jīng)營管理活動中形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、協(xié)議、報表、圖紙、信函、會議記錄、聲像資料等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負責檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱和利用等工作。2.真實性原則：檔案應如實反映公司各項經(jīng)營管理活動的真實情況，確保檔案內(nèi)容的真實性和可靠性。3.完整性原則：檔案應全面、系統(tǒng)地反映公司各項經(jīng)營管理活動的全過程，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。4.保密性原則：對涉及公司商業(yè)秘密、技術秘密等重要檔案，應嚴格保密，防止檔案信息泄露。5.便于利用原則：檔案管理應便于檔案的查閱和利用，提高檔案的使用效率，為公司各項工作提供有力支持。二、檔案管理職責（一）綜合管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理制度，制定和完善公司檔案管理的各項規(guī)章制度。2.負責公司檔案工作的組織、協(xié)調(diào)和指導，對公司各部門檔案工作進行監(jiān)督和檢查。3.負責公司各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱和利用等工作，建立健全公司檔案管理體系。4.負責公司檔案信息化建設，推進檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡化和智能化，提高檔案管理效率和服務水平。5.負責公司檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序對已超過保管期限或失去保存價值的檔案進行鑒定和銷毀。6.負責公司檔案管理人員的培訓和考核工作，提高檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)和工作能力。（二）各部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理、歸檔和保管工作，確保本部門檔案的完整、準確和系統(tǒng)。2.按照公司檔案管理制度的要求，定期向綜合管理部門移交本部門應歸檔的檔案。3.負責本部門檔案的查閱和利用工作，嚴格遵守檔案查閱和利用的規(guī)定，確保檔案的安全。4.協(xié)助綜合管理部門做好公司檔案的鑒定、銷毀等工作。（三）檔案管理人員職責1.認真貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理制度，嚴格遵守檔案管理工作紀律。2.負責檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱和利用等具體工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。3.負責檔案庫房的日常管理工作，做好檔案的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等安全防護工作，確保檔案的安全。4.根據(jù)檔案管理工作的需要，及時對檔案進行分類、編號、編目、上架等整理工作，便于檔案的查閱和利用。5.負責檔案信息化管理系統(tǒng)的操作和維護工作，及時錄入和更新檔案信息，確保檔案信息的準確和完整。6.積極參加檔案業(yè)務培訓和學習，不斷提高自身業(yè)務素質(zhì)和工作能力。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設立、變更、注銷等過程中形成的各類文件、證照、批文等。2.公司各項經(jīng)營管理活動中形成的文件、合同、協(xié)議、報表、圖紙、信函、會議記錄等。3.公司員工的人事檔案、培訓檔案、考核檔案等。4.公司財務檔案，包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。5.公司技術檔案，包括研發(fā)項目資料、技術圖紙、工藝文件等。6.公司市場營銷檔案，包括市場調(diào)研資料、客戶檔案、銷售合同等。7.公司行政管理檔案，包括辦公用品采購記錄、車輛管理記錄、辦公設備檔案等。8.公司其他具有保存價值的文件、資料和記錄。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責檔案的收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.檔案收集人員應按照檔案收集范圍的要求，及時收集本部門在各項工作中形成的檔案，并進行初步整理。3.對于重要文件和資料，應采取復印、掃描等方式進行備份，確保檔案的多份保存。4.檔案收集人員應定期將收集到的檔案移交本部門檔案管理人員進行進一步整理和歸檔。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于檔案的分類、編號、編目、上架等管理工作。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容、形式等特征進行分類，一般分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術類（科研類）、產(chǎn)品類、基本建設類、設備儀器類、會計檔案類、干部職工檔案類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的查找和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，便于檔案的查閱和利用。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案類別、編號、起止日期等信息。四、檔案的歸檔（一）歸檔期限1.公司各項經(jīng)營管理活動中形成的文件、資料，應在活動結束后[X]個工作日內(nèi)歸檔。2.公司員工的人事檔案、培訓檔案、考核檔案等，應在相關工作結束后[X]個工作日內(nèi)歸檔。3.公司財務檔案，應按照國家有關財務檔案管理的規(guī)定進行歸檔，年度財務檔案應在次年[X]月底前歸檔。4.公司技術檔案，應在項目結束后[X]個工作日內(nèi)歸檔。5.公司市場營銷檔案，應在相關業(yè)務活動結束后[X]個工作日內(nèi)歸檔。6.公司行政管理檔案，應在相關工作完成后[X]個工作日內(nèi)歸檔。（二）歸檔程序1.各部門檔案管理人員對整理好的檔案進行初步審核，確保檔案的完整性、準確性和規(guī)范性。2.審核通過后，填寫檔案移交清單，注明檔案類別、編號、名稱、數(shù)量、移交日期等信息，并由移交人和接收人簽字確認。3.各部門檔案管理人員將檔案移交清單及檔案一并移交至公司綜合管理部門檔案管理人員。4.公司綜合管理部門檔案管理人員對接收的檔案進行再次審核，審核無誤后進行歸檔，并在檔案管理系統(tǒng)中錄入相關信息。（三）歸檔要求1.歸檔的檔案應齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。2.歸檔的檔案應按照規(guī)定的分類方法和編號規(guī)則進行整理和編號，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。3.歸檔的檔案應使用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒和檔案袋，并在檔案盒和檔案袋上標明檔案類別、編號、名稱、起止日期等信息。4.歸檔的檔案應按照保管期限進行分類存放，便于檔案的保管和查閱。五、檔案的保管（一）保管期限公司檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為[X]年。3.短期保管的檔案：凡是反映公司一般性工作活動，在較短時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為[X]年。（二）保管要求1.公司應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備設施，如檔案架、檔案柜、防火設備、防盜設備、防潮設備、防蟲設備、防鼠設備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應保持清潔、整齊、通風良好，溫度和濕度應符合國家有關規(guī)定。3.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時報告并采取相應的措施進行處理。4.對電子檔案應進行備份，并存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上。備份介質(zhì)應定期進行檢查和更新，確保電子檔案的安全存儲。5.檔案庫房應嚴格限制無關人員進入，檔案管理人員應嚴格遵守檔案庫房管理制度，確保檔案的安全。（三）檔案的存儲方式1.紙質(zhì)檔案應按照檔案類別、保管期限等進行分類存放，存放在檔案架或檔案柜中，并在檔案架或檔案柜上標明檔案類別、編號、起止日期等信息。2.電子檔案應按照檔案類別、保管期限等進行分類存儲，存儲在服務器或存儲設備上，并建立相應的電子檔案目錄，便于電子檔案的查找和利用。3.聲像檔案應按照檔案類別、保管期限等進行分類存儲，存儲在光盤、磁帶等存儲介質(zhì)上，并在存儲介質(zhì)上標明檔案類別、編號、起止日期等信息。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應填寫檔案查閱申請表，注明查閱檔案的類別、編號、名稱、查閱目的等信息，并經(jīng)本部門負責人簽字批準。2.查閱重要檔案或涉及公司商業(yè)秘密、技術秘密等檔案，應經(jīng)公司分管領導簽字批準。3.公司外部人員查閱檔案，應持有單位介紹信或相關證明文件，并填寫檔案查閱申請表，注明查閱檔案的類別、編號、名稱。（二）查閱程序1.查閱人填寫檔案查閱申請表，并按照查閱權限的要求進行審批。2.檔案管理人員根據(jù)查閱申請表，查找并提供相應的檔案。3.查閱人在檔案查閱室進行查閱，不得將檔案帶出查閱室。如需復印或摘錄檔案內(nèi)容，應經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進行登記。4.查閱人查閱檔案完畢后，應將檔案歸還檔案管理人員，并在檔案查閱登記表上簽字確認。（三）利用規(guī)定1.檔案的利用應嚴格遵守國家有關法律法規(guī)和公司檔案管理制度的規(guī)定，確保檔案的安全和保密。2.檔案管理人員應根據(jù)查閱人的查閱目的和需求，提供必要的檔案信息和服務，不得故意刁難或拒絕查閱。3.檔案的利用應僅限于與公司工作相關的目的，不得用于其他非法或不當用途。4.對于涉及公司商業(yè)秘密、技術秘密等重要檔案，檔案管理人員應嚴格控制查閱范圍和查閱方式，確保檔案信息的安全。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部門負責人擔任組長，各部門檔案管理人員為成員。檔案鑒定工作小組負責對公司檔案進行定期鑒定，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。（二）鑒定方法1.檔案鑒定工作小組應根據(jù)檔案的形成時間、內(nèi)容、來源、保管期限等因素，對檔案進行全面審查和分析。2.對于保管期限已滿或失去保存價值的檔案，檔案鑒定工作小組應提出鑒定意見，報公司分管領導批準。3.對于涉及公司商業(yè)秘密、技術秘密等重要檔案，檔案鑒定工作小組應嚴格審查，確保檔案信息的安全。（三）銷毀程序1.經(jīng)公司分管領導批準后，檔案管理人員應填寫檔案銷毀清單，注明檔案類別、編號、名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息，并由檔案鑒定工作小組組長簽字確認。2.檔案銷毀清單應一式