PAGE檔案接待利用工作制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公司/組織檔案接待利用工作的規(guī)范化、科學(xué)化管理，充分發(fā)揮檔案在各項(xiàng)工作中的作用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)所有涉及檔案接待利用工作的部門、崗位及人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，確保檔案接待利用工作合法合規(guī)進(jìn)行。2.安全保密原則在檔案接待利用過程中，切實(shí)保障檔案的安全，防止檔案信息泄露、丟失、損壞等情況發(fā)生。3.高效服務(wù)原則以服務(wù)公司/組織各項(xiàng)工作為宗旨，為利用者提供便捷、高效的檔案利用服務(wù)，滿足其合理需求。4.真實(shí)完整原則維護(hù)檔案的原始性和真實(shí)性，確保提供利用的檔案信息準(zhǔn)確、完整。二、檔案接待工作規(guī)范（一）接待人員職責(zé)1.熱情接待利用者，主動(dòng)詢問利用需求，做好接待記錄。2.對利用者的身份和利用目的進(jìn)行初步審核，符合規(guī)定的予以受理。3.解答利用者關(guān)于檔案查閱、借閱等方面的疑問，提供必要的指導(dǎo)。（二）接待流程1.利用者到達(dá)檔案接待窗口，接待人員應(yīng)起身相迎，禮貌問候。2.利用者說明利用目的和所需檔案材料，接待人員進(jìn)行登記，記錄利用者姓名、單位、聯(lián)系方式、利用時(shí)間、利用內(nèi)容等信息。3.接待人員根據(jù)利用者需求，判斷是否屬于本公司/組織檔案接待利用范圍，并審核利用者身份及相關(guān)證明材料。4.對于符合條件的利用申請，接待人員告知利用者相關(guān)注意事項(xiàng)，并引導(dǎo)其填寫《檔案利用申請表》。5.《檔案利用申請表》經(jīng)接待人員審核無誤后，由利用者簽字確認(rèn)，接待人員留存一份，另一份交檔案管理人員作為調(diào)檔依據(jù)。（三）特殊情況處理1.利用者身份信息不全或證明材料不符合要求時(shí)，接待人員應(yīng)向利用者說明情況，要求其補(bǔ)充完善相關(guān)材料。2.對于涉及敏感信息或限制利用的檔案，接待人員應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審核，報(bào)經(jīng)批準(zhǔn)后方可提供利用。3.遇到利用者無理取鬧或違反檔案利用規(guī)定的情況，接待人員應(yīng)及時(shí)報(bào)告上級領(lǐng)導(dǎo)，并采取相應(yīng)措施予以制止。三、檔案利用工作規(guī)范（一）檔案查閱1.檔案管理人員根據(jù)《檔案利用申請表》，及時(shí)準(zhǔn)確地查找所需檔案，并將檔案調(diào)至專門的查閱室。2.查閱室應(yīng)配備必要的桌椅、照明設(shè)備等，為利用者提供良好的查閱環(huán)境。3.利用者在查閱檔案時(shí)，必須在接待人員或檔案管理人員的陪同下進(jìn)行，不得擅自翻閱、抽取、涂改、污損檔案。4.查閱過程中，利用者如需摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)接待人員或檔案管理人員同意，并按照規(guī)定的方式進(jìn)行操作。摘抄、復(fù)制的檔案材料應(yīng)注明出處，并由檔案管理人員核對無誤后加蓋公章。（二）檔案借閱1.對于確需借閱檔案的利用者，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。借閱手續(xù)包括填寫《檔案借閱登記表》，明確借閱檔案的名稱、數(shù)量、期限等信息，并經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批簽字。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，利用者應(yīng)提前向檔案管理人員提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。3.借閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)向利用者當(dāng)面清點(diǎn)檔案數(shù)量、核對檔案內(nèi)容，并提醒利用者妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自帶出規(guī)定場所。4.利用者歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案是否完好無損，如有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。（三）檔案出具證明1.利用者因工作需要要求出具檔案證明的，接待人員應(yīng)根據(jù)檔案記載的內(nèi)容如實(shí)出具，并加蓋本公司/組織檔案證明專用章。2.出具檔案證明應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的格式和內(nèi)容進(jìn)行填寫，確保證明內(nèi)容準(zhǔn)確、客觀、公正。3.檔案證明出具后，接待人員應(yīng)做好登記工作，記錄證明出具的時(shí)間、利用者姓名、證明內(nèi)容等信息。四、檔案安全與保密管理（一）安全管理1.檔案保管場所應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等安全設(shè)施，確保檔案存放安全。2.定期對檔案保管場所進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并消除安全隱患。3.在檔案接待利用過程中，嚴(yán)格遵守操作規(guī)程，防止因操作不當(dāng)導(dǎo)致檔案損壞。4.加強(qiáng)對檔案管理人員的安全教育，提高其安全意識和應(yīng)急處理能力。（二）保密管理1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對檔案內(nèi)容予以保密，不得泄露給無關(guān)人員。2.在檔案接待利用場所，應(yīng)設(shè)置必要的保密設(shè)施，如遮擋設(shè)備、保密柜等，防止檔案信息被他人窺視。3.利用者在查閱、借閱檔案時(shí)，接待人員應(yīng)向其強(qiáng)調(diào)保密要求，提醒利用者不得擅自傳播檔案內(nèi)容。4.對于涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案，應(yīng)按照國家有關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行管理，嚴(yán)格控制知悉范圍。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司/組織內(nèi)部應(yīng)建立檔案接待利用工作監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對檔案接待利用工作進(jìn)行檢查。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括接待人員工作規(guī)范執(zhí)行情況、檔案利用手續(xù)辦理情況、檔案安全保密措施落實(shí)情況等。3.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門或人員限期整改。（二）考核評價(jià)1.制定檔案接待利用工作考核評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，對檔案管理人員及相關(guān)接待人員的工作進(jìn)行量化考核。2.考核評價(jià)結(jié)果與個(gè)人績效掛鉤，作為員工晉升、獎(jiǎng)勵(lì)、懲罰的重要依據(jù)。3.對于在檔案接待利用工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門或個(gè)人，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對于違反制度規(guī)定、造成不良影響的，依法依規(guī)追究責(zé)任。六、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)1.定期組織檔案管理人員及相關(guān)接待人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案管理法律法規(guī)、檔案業(yè)務(wù)知識、接待利用工作規(guī)范、安全保密知識等。3.通過培訓(xùn)，使工作人員熟悉檔案接待利用工作流程，掌握檔案管理技能，增強(qiáng)安全保密意識。（二）宣傳1.加強(qiáng)對檔案接待利用工作制度的宣傳，提高公司/組織內(nèi)部員工對檔案工作重要性的認(rèn)識。2.利用內(nèi)部宣傳欄、網(wǎng)站、會議等形式，宣傳檔案利用的相關(guān)知識和流程，引導(dǎo)員工正確利用檔案。3.向社會公眾宣傳本公司/組織檔案工作成果，展示檔案在服務(wù)社會、推動(dòng)發(fā)展等方面的作用，提升公