PAGE檔案安全管理制度范本一、總則（一）目的為加強本公司/組織檔案的安全管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，有效保護和利用檔案資源，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在檔案管理活動中的安全管理工作。（三）基本原則1.預(yù)防為主原則采取有效的防范措施，防止檔案安全事故的發(fā)生，將安全隱患消除在萌芽狀態(tài)。2.誰保管誰負(fù)責(zé)原則檔案保管部門及保管人員對所保管檔案的安全負(fù)有直接責(zé)任。3.嚴(yán)格規(guī)范原則檔案管理工作應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理活動合法、合規(guī)、有序。二、檔案管理部門及人員職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案安全管理制度，并組織實施。2.對本公司/組織各部門檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)，確保檔案管理工作符合安全要求。3.定期組織檔案安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和整改安全隱患。4.負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，確保庫房設(shè)施設(shè)備安全運行。5.組織開展檔案安全宣傳教育和培訓(xùn)工作，提高員工的檔案安全意識。（二）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案安全管理制度，認(rèn)真履行檔案保管職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。3.定期對所保管檔案進(jìn)行清查核對，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。4.做好檔案庫房的日常巡查工作，確保庫房環(huán)境安全，設(shè)施設(shè)備正常運行。5.嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、借閱、歸還等手續(xù)，確保檔案的安全流轉(zhuǎn)。三、檔案收集與整理安全（一）收集要求1.各部門應(yīng)及時將本部門形成的具有保存價值的文件材料收集齊全，不得遺漏。2.收集的文件材料應(yīng)真實、完整，符合檔案形成規(guī)律和特點。3.對重要文件材料應(yīng)進(jìn)行備份，防止原件丟失或損壞。（二）整理要求1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類方案和編號規(guī)則，對收集的文件材料進(jìn)行分類整理。2.整理過程中應(yīng)保持文件材料的原有秩序，不得隨意涂改、損壞文件。3.對破損、褪色的文件材料應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的質(zhì)量。四、檔案保管安全（一）庫房建設(shè)與管理1.檔案庫房應(yīng)選擇安全、干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜的地點建設(shè)。2.庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、消防器材、防蟲藥品、防盜門窗等。3.庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對檔案的損害。4.庫房應(yīng)設(shè)置明顯的安全警示標(biāo)識，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入。（二）檔案存儲方式1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，檔案柜應(yīng)排列整齊，標(biāo)識清晰。3.電子檔案應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備中，并進(jìn)行備份。備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。4.磁性載體檔案應(yīng)遠(yuǎn)離強磁場源，定期進(jìn)行檢查和維護，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案是指對本公司/組織具有重要歷史價值和長遠(yuǎn)利用價值的檔案。3.長期保管的檔案是指保管期限為16年至50年的檔案。4.短期保管的檔案是指保管期限為15年以下的檔案。5.檔案保管期限應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定及本公司/組織實際情況確定，并在檔案整理過程中明確標(biāo)注。（四）檔案清查與盤點1.檔案管理人員應(yīng)定期對所保管檔案進(jìn)行清查核對，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量與賬目相符。2.清查核對工作應(yīng)每年進(jìn)行一次，如有問題應(yīng)及時查明原因并進(jìn)行處理。3.對清查核對中發(fā)現(xiàn)的檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)的補救措施。五、檔案利用安全（一）查閱與借閱規(guī)定1.本公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.外單位人員查閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)本公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱重要檔案應(yīng)指定專人陪同。3.檔案借閱應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、損毀檔案。如需摘錄、復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（二）利用場所管理1.檔案查閱、借閱應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進(jìn)行，不得將檔案帶出指定場所。2.利用場所應(yīng)保持安靜、整潔，不得在利用場所吸煙、飲食等。3.利用場所應(yīng)配備必要的桌椅、照明等設(shè)施設(shè)備，方便查閱人員使用。（三）利用登記與歸還1.檔案查閱、借閱人員應(yīng)在檔案利用登記簿上進(jìn)行登記，詳細(xì)記錄查閱、借閱時間、檔案名稱、數(shù)量、利用目的等信息。2.檔案借閱人員歸還檔案時，應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時報告并處理。3.檔案管理人員應(yīng)及時對歸還的檔案進(jìn)行核對，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)。六、檔案信息化安全（一）系統(tǒng)建設(shè)與維護1.檔案信息化系統(tǒng)應(yīng)按照國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行建設(shè)，確保系統(tǒng)的安全性、穩(wěn)定性和可靠性。2.在系統(tǒng)建設(shè)過程中，應(yīng)充分考慮檔案安全需求，采取必要的安全防護措施，如身份認(rèn)證、訪問控制、數(shù)據(jù)加密等。3.定期對檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行維護和升級，及時修復(fù)系統(tǒng)漏洞，確保系統(tǒng)安全運行。（二）數(shù)據(jù)安全管理1.加強對檔案電子數(shù)據(jù)的安全管理，建立健全數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)、存儲等管理制度。2.定期對電子數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。3.嚴(yán)格控制對電子數(shù)據(jù)的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和處理相關(guān)數(shù)據(jù)。4.對涉及國家機密、商業(yè)秘密等敏感數(shù)據(jù)，應(yīng)采取加密存儲、傳輸?shù)却胧乐箶?shù)據(jù)泄露。（三）網(wǎng)絡(luò)安全管理1.檔案信息化系統(tǒng)應(yīng)與互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行物理隔離，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊。2.加強對內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的安全管理，設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全防護設(shè)備，防止內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)安全事件的發(fā)生。3.定期對網(wǎng)絡(luò)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護，確保網(wǎng)絡(luò)設(shè)備正常運行。七、檔案安全應(yīng)急處置（一）應(yīng)急預(yù)案制定1.檔案管理部門應(yīng)制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置的組織機構(gòu)、職責(zé)分工、應(yīng)急處置流程等內(nèi)容。2.應(yīng)急預(yù)案應(yīng)定期進(jìn)行演練和修訂，確保其有效性和可操作性。（二）應(yīng)急處置流程1.檔案安全事故發(fā)生后，檔案管理人員應(yīng)立即報告檔案管理部門負(fù)責(zé)人，并采取必要的應(yīng)急措施，如保護現(xiàn)場、搶救檔案等。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)人接到報告后，應(yīng)立即啟動應(yīng)急預(yù)案，組織相關(guān)人員進(jìn)行應(yīng)急處置。3.應(yīng)急處置過程中，應(yīng)及時向上級主管部門報告事故情況，并配合有關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查處理。4.事故處理完畢后，應(yīng)及時對事故原因進(jìn)行分析總結(jié)，提出改進(jìn)措施，防止類似事故再次發(fā)生。八、檔案安全監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.建立健全檔案安全監(jiān)督機制，檔案管理部門定期對各部門檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)加強對本部門檔案管理工作的日常監(jiān)督，確保檔案安全管理制度的有效執(zhí)行。（二）檢查內(nèi)容與方式1.檔案安全檢查內(nèi)容包括檔案管理制度執(zhí)行情況、檔案庫房安全狀況、檔案整理與保管質(zhì)量、檔案利用安全等方面。2.檢查方式可采用定期檢查、不定期抽查、專項檢查等多種形式。3.檢查結(jié)束后，應(yīng)及時形成檢查報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。九、檔案安全責(zé)任追究（一）責(zé)任界定1.對違反檔案安全管理制度，導(dǎo)致檔案安全事故發(fā)生的單位和個人，應(yīng)依法依規(guī)追究其責(zé)任。2.檔案安全事故責(zé)任分為直接責(zé)任、主要責(zé)任和領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。（二）追究方式1.對責(zé)任