PAGE產(chǎn)業(yè)扶貧檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)產(chǎn)業(yè)扶貧檔案管理，確保產(chǎn)業(yè)扶貧工作中形成的各類文件材料得到妥善保管和有效利用，為產(chǎn)業(yè)扶貧工作的決策、實(shí)施、監(jiān)督和評估提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織在產(chǎn)業(yè)扶貧工作中形成的各類檔案，包括但不限于產(chǎn)業(yè)扶貧項(xiàng)目規(guī)劃、實(shí)施方案、資金使用記錄、項(xiàng)目驗(yàn)收報(bào)告、受益對象信息、幫扶成效評估等相關(guān)文件材料。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則產(chǎn)業(yè)扶貧檔案由公司/組織指定的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映產(chǎn)業(yè)扶貧工作的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、表述清晰，嚴(yán)禁弄虛作假。3.分類科學(xué)原則按照產(chǎn)業(yè)扶貧工作的不同階段、不同類別對檔案進(jìn)行科學(xué)分類，便于查找和利用。4.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全保護(hù)措施，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密，嚴(yán)格限制無關(guān)人員接觸檔案。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善產(chǎn)業(yè)扶貧檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中收集、整理、保管產(chǎn)業(yè)扶貧工作中形成的各類檔案，建立檔案目錄和索引。3.對檔案進(jìn)行分類、編號、裝訂、編目等整理工作，確保檔案的規(guī)范化管理。4.負(fù)責(zé)檔案的存儲、保管，定期對檔案進(jìn)行檢查、核對，確保檔案安全。5.按照規(guī)定提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好登記和跟蹤管理。6.對到期檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，辦理相關(guān)手續(xù)。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門產(chǎn)業(yè)扶貧工作中文件材料的收集、整理，并定期移交檔案管理部門。2.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的整理、編目等工作，提供必要的業(yè)務(wù)信息和資料。3.嚴(yán)格按照檔案管理要求，規(guī)范本部門文件材料的形成、積累和歸檔工作，確保檔案質(zhì)量。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括收集、整理、保管、查閱、借閱登記等。3.對檔案進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案存在的問題。4.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.產(chǎn)業(yè)扶貧項(xiàng)目申報(bào)、審批文件，包括項(xiàng)目申請書、可行性研究報(bào)告、立項(xiàng)批復(fù)等。2.項(xiàng)目實(shí)施方案，涵蓋產(chǎn)業(yè)選擇、實(shí)施計(jì)劃、資金預(yù)算、技術(shù)支持等內(nèi)容。3.資金管理文件，如資金下達(dá)通知、資金使用計(jì)劃、報(bào)賬憑證、審計(jì)報(bào)告等。4.項(xiàng)目實(shí)施過程中的各類文件，如物資采購合同、技術(shù)服務(wù)協(xié)議、項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告等。5.項(xiàng)目驗(yàn)收文件，包括驗(yàn)收申請、驗(yàn)收報(bào)告、驗(yàn)收意見等。6.受益對象相關(guān)資料，如貧困農(nóng)戶名單、幫扶措施記錄、收益分配情況等。7.產(chǎn)業(yè)扶貧工作的總結(jié)、匯報(bào)材料，以及相關(guān)會議記錄、紀(jì)要等。8.其他與產(chǎn)業(yè)扶貧工作相關(guān)的文件材料。（二）收集要求1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)在產(chǎn)業(yè)扶貧工作開展過程中，及時(shí)收集、整理本部門形成的文件材料，確保文件材料的齊全、完整。2.文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，并確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理方法1.分類根據(jù)產(chǎn)業(yè)扶貧工作的特點(diǎn)和檔案內(nèi)容，將檔案分為項(xiàng)目管理類、資金管理類、受益對象類、綜合類等類別。每個類別下再根據(jù)具體情況進(jìn)行二級分類。2.編號對每一份檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號可采用年度+類別代碼+流水號的方式，例如：2023XM001，表示2023年項(xiàng)目管理類的第1份檔案。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內(nèi)容。同時(shí)，為每份檔案編寫頁碼，便于查閱。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于長期保存。裝訂時(shí)應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝方式。四、檔案保管（一）保管期限根據(jù)產(chǎn)業(yè)扶貧檔案的重要程度和利用價(jià)值，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、定期（30年、10年）。1.永久保管的檔案（1）產(chǎn)業(yè)扶貧項(xiàng)目的綜合性文件，如項(xiàng)目規(guī)劃、實(shí)施方案、總結(jié)報(bào)告等。（2）涉及重大資金使用、項(xiàng)目決策的文件材料。（3）與上級主管部門、政府部門往來的重要文件。（4）其他具有長遠(yuǎn)保存價(jià)值的文件。2.定期保管的檔案（1）項(xiàng)目實(shí)施過程中的一般性文件材料，保管期限為10年。（2）資金報(bào)賬憑證、一般性審計(jì)報(bào)告等，保管期限為30年。（二）存儲方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。2.檔案應(yīng)存放在檔案架上，按照類別和編號順序排列，便于查找。3.電子檔案應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，并進(jìn)行備份。備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。（三）保管措施1.定期對檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、存儲狀況等。發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。2.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性。3.加強(qiáng)檔案庫房的溫濕度管理，保持適宜的溫濕度環(huán)境。4.做好檔案的防蟲、防霉、防火、防盜等工作，配備必要的防護(hù)設(shè)備和器材。五、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.因工作需要查閱產(chǎn)業(yè)扶貧檔案的，須填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在指定的查閱地點(diǎn)進(jìn)行，查閱完畢后及時(shí)歸還檔案管理部門。如需復(fù)印檔案材料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并登記復(fù)印內(nèi)容和數(shù)量。（二）借閱規(guī)定1.因特殊情況需要借閱產(chǎn)業(yè)扶貧檔案的，須填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真核對檔案的完整性和準(zhǔn)確性，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、嚴(yán)格保密的原則，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確可靠。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)專業(yè)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.對保管期限已滿的檔案，鑒定小組應(yīng)逐份審查檔案內(nèi)容，根據(jù)檔案的重要性、利用價(jià)值等因素，確定檔案的存毀。2.對仍有利用價(jià)值的檔案，應(yīng)重新劃定保管期限；對已無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》。（四）銷毀程序1.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、公司/組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行檔案銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)指