PAGE檔案閱覽上墻規(guī)章制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案管理，規(guī)范檔案閱覽行為，確保檔案的安全與完整，保障公司及相關(guān)人員的合法權(quán)益，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于公司全體員工、合作單位人員以及因工作需要查閱公司檔案的外部人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：采取有效措施保障檔案的安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。3.規(guī)范有序原則：明確檔案閱覽的流程、要求和標(biāo)準(zhǔn)，確保閱覽工作有序進(jìn)行。4.服務(wù)利用原則：在確保檔案安全的前提下，充分發(fā)揮檔案的作用，為公司各項(xiàng)工作提供支持和服務(wù)。二、檔案閱覽的范圍與權(quán)限（一）檔案閱覽范圍1.公司各類文件檔案，包括但不限于行政文件、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)合同、技術(shù)資料等。2.與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的歷史檔案、重要資料等。（二）權(quán)限劃分1.公司員工因工作需要，可查閱與其崗位職責(zé)相關(guān)的檔案。部門負(fù)責(zé)人可查閱本部門及下屬部門的相關(guān)檔案。公司高層管理人員可根據(jù)工作需要查閱公司各類檔案。2.合作單位人員經(jīng)公司授權(quán)，可查閱與合作項(xiàng)目相關(guān)的檔案。查閱范圍和權(quán)限由公司與合作單位在合作協(xié)議中明確約定。3.外部人員因司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等依法履行職責(zé)需要查閱公司檔案的，按照相關(guān)法律程序辦理。其他特殊情況需查閱公司檔案的，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照規(guī)定程序進(jìn)行。三、檔案閱覽申請(qǐng)與審批（一）申請(qǐng)流程1.申請(qǐng)人需填寫《檔案閱覽申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明閱覽檔案的名稱、目的、范圍等信息。2.將申請(qǐng)表提交至所在部門負(fù)責(zé)人審核。3.部門負(fù)責(zé)人根據(jù)申請(qǐng)人的工作需要和權(quán)限，對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核并簽署意見。（二）審批流程1.對(duì)于公司員工的檔案閱覽申請(qǐng)，部門負(fù)責(zé)人審核通過后，報(bào)檔案管理部門審批。2.檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容和相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批，對(duì)于涉及重要機(jī)密或敏感信息的申請(qǐng)，需報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.合作單位人員和外部人員的檔案閱覽申請(qǐng)，經(jīng)公司相關(guān)部門審核后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）審批時(shí)限檔案管理部門應(yīng)在收到申請(qǐng)后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審批，并將審批結(jié)果通知申請(qǐng)人。如遇特殊情況需要延長(zhǎng)審批時(shí)間的，應(yīng)及時(shí)向申請(qǐng)人說明原因。四、檔案閱覽場(chǎng)所與設(shè)施（一）閱覽場(chǎng)所1.公司設(shè)立專門的檔案閱覽室，用于集中接待檔案查閱人員。2.閱覽室應(yīng)保持安靜、整潔，配備必要的桌椅、照明設(shè)備等。（二）設(shè)施設(shè)備1.檔案閱覽室內(nèi)應(yīng)配備電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等辦公設(shè)備，方便查閱人員進(jìn)行資料查閱和復(fù)制。2.為確保檔案安全，閱覽室內(nèi)應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，對(duì)閱覽過程進(jìn)行全程監(jiān)控。3.配備防火、防潮、防蟲等設(shè)施，保障檔案的存儲(chǔ)環(huán)境安全。五、檔案閱覽的操作規(guī)范（一）查閱要求1.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的閱覽室內(nèi)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出閱覽室。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)保持檔案的整潔，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。3.如需摘錄或復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。（二）復(fù)制規(guī)定1.一般檔案資料的復(fù)制，經(jīng)檔案管理部門批準(zhǔn)后，可在閱覽室內(nèi)由查閱人員自行操作復(fù)印機(jī)進(jìn)行復(fù)制。2.涉及重要機(jī)密或敏感信息的檔案資料，如需復(fù)制，應(yīng)由檔案管理部門指定專人進(jìn)行操作，并嚴(yán)格登記復(fù)制的內(nèi)容、數(shù)量、用途等信息。3.復(fù)制的檔案資料應(yīng)加蓋檔案管理部門的印章，并注明“復(fù)制件”字樣。（三）歸還要求1.查閱人員查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案的完整和安全。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。六、檔案閱覽的安全與保密措施（一）安全管理1.檔案閱覽室應(yīng)配備必要的安全防范設(shè)施，如防盜門、防盜窗、保險(xiǎn)柜等，確保檔案的實(shí)體安全。2.加強(qiáng)對(duì)閱覽室的日常管理，定期進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。3.嚴(yán)格控制閱覽室內(nèi)的人員進(jìn)出，除查閱人員外，其他無關(guān)人員不得擅自進(jìn)入。（二）保密管理1.檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案的保密工作負(fù)責(zé)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密教育和培訓(xùn)，提高保密意識(shí)。2.查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得將檔案內(nèi)容泄露給無關(guān)人員。3.對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施，如限制查閱范圍、加密存儲(chǔ)等。4.如發(fā)現(xiàn)檔案信息泄露事件，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行處理，并及時(shí)報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)。同時(shí)，要查明原因，追究相關(guān)人員的責(zé)任。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案閱覽情況進(jìn)行檢查，確保閱覽工作符合本規(guī)章制度的要求。2.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的監(jiān)督，對(duì)違反規(guī)定的行為及時(shí)進(jìn)行糾正和處理。（二）外部監(jiān)督1.接受公司內(nèi)部審計(jì)部門的監(jiān)督檢查，對(duì)檔案閱覽工作的合規(guī)性進(jìn)行審計(jì)。2.如遇上級(jí)主管部門、司法機(jī)關(guān)等對(duì)公司檔案進(jìn)行檢查時(shí)，應(yīng)積極配合，如實(shí)提供相關(guān)資料。八、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自查閱檔案。2.擅自將檔案帶出閱覽室。3.在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。4.泄露檔案內(nèi)容。5.違反檔案閱覽申請(qǐng)與審批流程。6.其他違反本規(guī)章制度的行為。（二）處理措施1.對(duì)于首次違規(guī)且情節(jié)較輕的人員，給予口頭警告，并責(zé)令其立即改正。2.對(duì)于多次違規(guī)或情節(jié)嚴(yán)重的人員，視情節(jié)輕重給予通報(bào)批評(píng)、扣發(fā)績(jī)效獎(jiǎng)金、降職降薪等處理。3.如因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或不良影響的，應(yīng)依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。九、附則