PAGE醫(yī)院檔案管理歸檔制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保管，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況，制定本歸檔制度。（二）適用范圍本制度適用于醫(yī)院各科室、部門及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）檔案定義醫(yī)院檔案是指醫(yī)院在醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的，對(duì)醫(yī)院和社會(huì)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則醫(yī)院檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由醫(yī)院檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映醫(yī)院各項(xiàng)工作的真實(shí)情況，歸檔的文件材料必須真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，嚴(yán)禁弄虛作假。3.完整性原則全面收集醫(yī)院在各個(gè)時(shí)期、各個(gè)方面形成的檔案，保持檔案的有機(jī)聯(lián)系和完整性，不得遺漏重要文件材料。4.時(shí)效性原則及時(shí)對(duì)醫(yī)院形成的文件材料進(jìn)行歸檔，確保檔案信息的時(shí)效性，便于及時(shí)為醫(yī)院各項(xiàng)工作提供服務(wù)。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置醫(yī)院設(shè)立專門的檔案管理部門，配備相應(yīng)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)醫(yī)院檔案的具體管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定醫(yī)院檔案管理的規(guī)章制度和業(yè)務(wù)規(guī)范，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)醫(yī)院各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.對(duì)醫(yī)院各科室、部門形成的文件材料進(jìn)行定期檢查和指導(dǎo)，督促其及時(shí)歸檔，保證歸檔文件材料的質(zhì)量。4.負(fù)責(zé)檔案的保管和保護(hù)工作，采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案的安全與完整，防止檔案的損壞、丟失和泄密。5.開展檔案的鑒定工作，按照規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)和程序，對(duì)已超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，提出存毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行相應(yīng)處理。6.負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計(jì)工作，建立健全檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，及時(shí)準(zhǔn)確地統(tǒng)計(jì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況，為醫(yī)院檔案管理決策提供依據(jù)。7.積極開發(fā)檔案信息資源，編制各類檔案檢索工具和參考資料，為醫(yī)院的醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等工作提供檔案信息服務(wù)。8.組織開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高醫(yī)院全體員工的檔案意識(shí)和檔案管理水平。三、歸檔范圍與要求（一）文書檔案1.醫(yī)院黨、政、工、團(tuán)等組織形成的各類文件材料，包括會(huì)議文件、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、通知、通報(bào)、規(guī)章制度、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。2.醫(yī)院與上級(jí)主管部門、相關(guān)單位及其他外部機(jī)構(gòu)往來的文件材料，如函件、協(xié)議、合同、介紹信等。3.醫(yī)院內(nèi)部各科室、部門之間形成的文件材料，如工作聯(lián)系單、協(xié)調(diào)會(huì)議紀(jì)要、工作簡(jiǎn)報(bào)等。歸檔要求：文件材料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽署完備。按照文件形成的時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行分類整理，同一事由的文件應(yīng)集中排列。永久、長(zhǎng)期保存的文件材料應(yīng)使用耐久性強(qiáng)的書寫材料和裝訂方式，短期保存的文件材料可根據(jù)實(shí)際情況采用適當(dāng)?shù)难b訂方式。（二）醫(yī)療檔案1.門診病歷：包括患者的基本信息、就診記錄、檢查檢驗(yàn)報(bào)告、診斷證明、治療方案等。2.住院病歷：涵蓋患者從入院到出院全過程的醫(yī)療記錄，如住院病案首頁、病程記錄、醫(yī)囑單、檢查檢驗(yàn)報(bào)告、手術(shù)記錄、護(hù)理記錄、出院小結(jié)等。3.特殊檢查、治療檔案：如放射影像檔案、病理檔案、輸血檔案、手術(shù)麻醉檔案等，應(yīng)按照相關(guān)專業(yè)規(guī)范進(jìn)行整理歸檔。歸檔要求：醫(yī)療檔案應(yīng)嚴(yán)格按照醫(yī)療文書書寫規(guī)范和病歷管理規(guī)定進(jìn)行書寫和整理，確保內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、規(guī)范。病歷應(yīng)及時(shí)歸檔，歸檔時(shí)應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)與相關(guān)科室或人員溝通解決。醫(yī)療檔案應(yīng)按照一定的編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào)，便于查詢和管理。（三）教學(xué)檔案1.教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、課程表、教學(xué)日歷等教學(xué)文件。2.教師教案、講稿、課件、教學(xué)總結(jié)等教學(xué)資料。3.學(xué)生實(shí)習(xí)計(jì)劃、實(shí)習(xí)報(bào)告、畢業(yè)論文、成績(jī)考核記錄等學(xué)生學(xué)習(xí)檔案。4.教學(xué)活動(dòng)記錄，如教學(xué)會(huì)議紀(jì)要、教學(xué)觀摩記錄、教學(xué)評(píng)估資料等。歸檔要求：教學(xué)檔案應(yīng)反映教學(xué)活動(dòng)的全過程，內(nèi)容應(yīng)詳實(shí)、規(guī)范。按照教學(xué)環(huán)節(jié)和類別進(jìn)行分類整理，保持文件之間的邏輯聯(lián)系。對(duì)重要的教學(xué)成果和教學(xué)改革資料應(yīng)單獨(dú)整理歸檔，以便于總結(jié)和推廣。（四）科研檔案1.科研項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)書、可行性研究報(bào)告、科研合同等立項(xiàng)文件。2.科研實(shí)驗(yàn)原始記錄、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析資料、實(shí)驗(yàn)報(bào)告等科研過程文件。3.科研成果鑒定材料、獲獎(jiǎng)證書、專利證書、論文發(fā)表及著作出版情況等科研成果文件。4.科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)預(yù)算、決算報(bào)表及經(jīng)費(fèi)使用情況記錄等科研經(jīng)費(fèi)文件。歸檔要求：科研檔案應(yīng)真實(shí)記錄科研項(xiàng)目的研究過程和成果，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和可靠性。按照科研項(xiàng)目的類別和研究階段進(jìn)行分類整理，做到項(xiàng)目檔案完整、系統(tǒng)。對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密或知識(shí)產(chǎn)權(quán)的科研檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行管理。（五）基建檔案1.醫(yī)院基本建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告等前期文件。2.工程設(shè)計(jì)文件，包括初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)變更等。3.工程招投標(biāo)文件、合同協(xié)議、工程預(yù)算及決算文件等。4.工程施工過程中的各類文件，如施工日志、工程質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件等。5.工程竣工驗(yàn)收文件，如竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工圖、工程質(zhì)量保修書等。歸檔要求：基建檔案應(yīng)與工程建設(shè)進(jìn)度同步收集整理，確保文件材料的完整性和準(zhǔn)確性。竣工圖應(yīng)加蓋竣工圖章，與工程實(shí)際相符，作為工程檔案的重要組成部分。基建檔案應(yīng)按照工程項(xiàng)目進(jìn)行分類整理，建立專門的檔案盒或檔案柜進(jìn)行保管。（六）設(shè)備檔案1.設(shè)備購(gòu)置計(jì)劃、申請(qǐng)報(bào)告、審批文件等設(shè)備采購(gòu)前期文件。2.設(shè)備招投標(biāo)文件、合同協(xié)議、設(shè)備清單、技術(shù)說明書等設(shè)備采購(gòu)文件。3.設(shè)備到貨驗(yàn)收記錄、安裝調(diào)試記錄、試運(yùn)行報(bào)告等設(shè)備驗(yàn)收文件。4.設(shè)備操作手冊(cè)、維護(hù)保養(yǎng)記錄、故障維修記錄、設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)及審批文件等設(shè)備使用與管理文件。歸檔要求：設(shè)備檔案應(yīng)涵蓋設(shè)備從購(gòu)置到報(bào)廢全過程的相關(guān)文件，保證設(shè)備檔案的連續(xù)性。按照設(shè)備的類別和型號(hào)進(jìn)行分類整理，對(duì)重要設(shè)備應(yīng)建立單獨(dú)的檔案卷。設(shè)備檔案中的技術(shù)資料應(yīng)妥善保管，便于設(shè)備的維護(hù)、維修和更新改造。（七）會(huì)計(jì)檔案1.會(huì)計(jì)憑證，包括原始憑證和記賬憑證。2.會(huì)計(jì)賬簿，如總賬、明細(xì)賬、日記賬等。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，如月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)表及附注等。4.其他會(huì)計(jì)資料，如銀行對(duì)賬單、稅務(wù)申報(bào)表、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等。歸檔要求：會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)定進(jìn)行整理歸檔，確保會(huì)計(jì)資料的真實(shí)性、完整性和合法性。會(huì)計(jì)憑證應(yīng)按月裝訂成冊(cè)，標(biāo)明年度、月份、起止日期、憑證種類、起訖號(hào)碼等，并由裝訂人員在裝訂線封簽處簽名或蓋章。會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)按照會(huì)計(jì)年度整理歸檔，妥善保管，以便于查閱和審計(jì)。（八）聲像檔案1.醫(yī)院重大活動(dòng)、重要會(huì)議、學(xué)術(shù)交流等活動(dòng)的照片、錄音、錄像資料。2.醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備、科研成果、重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)等方面的照片、錄像資料。3.醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)及專家的重要講話、報(bào)告等錄音資料。歸檔要求：聲像檔案應(yīng)主題明確，圖像清晰，聲音清楚，具有保存價(jià)值。對(duì)聲像資料應(yīng)進(jìn)行分類整理，注明拍攝或錄制的時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、人物等信息，并配以文字說明。聲像檔案應(yīng)采用適當(dāng)?shù)拇鎯?chǔ)介質(zhì)進(jìn)行保存，定期進(jìn)行檢查和備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（九）電子檔案1.醫(yī)院辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中形成的電子文件，如電子公文、電子報(bào)表、電子合同等。2.醫(yī)院信息管理系統(tǒng)中產(chǎn)生的醫(yī)療數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)等電子數(shù)據(jù)。3.醫(yī)院網(wǎng)站發(fā)布的信息、電子郵件等電子資料。歸檔要求：電子檔案應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和元數(shù)據(jù)著錄，確保電子檔案的可讀性和可利用性。對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行定期備份，存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)、檢索查詢和權(quán)限管理，實(shí)現(xiàn)電子檔案的規(guī)范化管理。四、歸檔流程（一）文件材料的收集1.醫(yī)院各科室、部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保本科室、部門形成的文件材料及時(shí)、完整地收集齊全。2.收集人員應(yīng)按照歸檔范圍的要求，對(duì)文件材料進(jìn)行初步篩選和整理，剔除無關(guān)或重復(fù)的文件。3.對(duì)于重要文件或涉及多個(gè)部門的文件，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，確保文件的完整性和準(zhǔn)確性。（二）文件材料的整理1.收集后的文件材料應(yīng)按照檔案分類方案進(jìn)行分類整理，確定其所屬類別和保管期限。2.對(duì)每份文件材料進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫文件題名、日期、文號(hào)、責(zé)任者等信息，確保文件標(biāo)識(shí)清晰、準(zhǔn)確。3.按照文件的排列順序進(jìn)行裝訂或裝盒，對(duì)于紙張較大或破損的文件應(yīng)進(jìn)行折疊或修復(fù)處理，保證文件的整齊美觀。（三）檔案的移交1.各科室、部門整理好的檔案應(yīng)定期向醫(yī)院檔案管理部門移交，移交時(shí)應(yīng)填寫檔案移交清單，注明檔案的類別、數(shù)量、移交日期等信息。2.檔案管理部門對(duì)移交的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，檢查檔案的整理質(zhì)量和完整性，對(duì)不符合要求的檔案應(yīng)及時(shí)退回原科室、部門進(jìn)行補(bǔ)充或整改。3.檔案管理部門接收檔案后，應(yīng)在檔案移交清單上簽字確認(rèn)，并將檔案妥善保管。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所醫(yī)院應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護(hù)設(shè)施，確保檔案的安全保管。（二）保管設(shè)備1.檔案架、檔案柜應(yīng)堅(jiān)固耐用，便于檔案的存放和查找。2.配備必要的溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲藥品、消毒設(shè)備等，保證檔案庫(kù)房的環(huán)境條件符合要求。3.建立檔案存儲(chǔ)介質(zhì)的備份系統(tǒng)，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映醫(yī)院主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)醫(yī)院和社會(huì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保存。長(zhǎng)期保管的檔案：凡是在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)醫(yī)院工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為16年至50年。短期保管的檔案：凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)醫(yī)院工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為15年以下。（四）檔案保管要求1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行有序排列，上架存放，便于查找和管理。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無誤，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.對(duì)破損、褪色、變質(zhì)的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的完整性和可讀性。4.嚴(yán)格遵守檔案庫(kù)房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案庫(kù)房，檔案管理人員進(jìn)入庫(kù)房應(yīng)做好登記。六、檔案利用（一）利用原則1.依法利用原則檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和醫(yī)院檔案管理規(guī)定，確保檔案利用工作的合法性和規(guī)范性。2.服務(wù)優(yōu)先原則檔案利用工作應(yīng)以服務(wù)醫(yī)院醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等工作為宗旨，積極主動(dòng)地為利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案信息服務(wù)。3.安全保密原則在檔案利用過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，確保檔案信息不泄露，并采取必要的安全措施，防止檔案的丟失、損壞和篡改。（二）利用方式1.查閱利用者可根據(jù)需要到檔案管理部門查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定為利用者提供必要的幫助和指導(dǎo)，協(xié)助其查找所需檔案。2.借閱對(duì)于確需借出檔案的利用者，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限等信息，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過規(guī)定時(shí)間，到期應(yīng)及時(shí)歸還。借閱者應(yīng)妥善保管所借檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。3.復(fù)制利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫復(fù)制申請(qǐng)表，注明復(fù)制檔案的內(nèi)容、用途等信息，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，注明復(fù)制日期和出處，與原件具有同等效力。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，并設(shè)立檔案利用登記簿，對(duì)檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用內(nèi)容、歸還時(shí)間等信息。檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查閱和統(tǒng)計(jì)分析。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織醫(yī)院成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家及檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)醫(yī)院檔案進(jìn)行定期鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定工作應(yīng)依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和醫(yī)院檔案管理的實(shí)際情況，結(jié)合檔案的內(nèi)容、價(jià)值、形成時(shí)間等因素，綜合判斷檔案的保管期限和存毀價(jià)值。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，提出初步的存毀意見，并填寫檔案鑒定申請(qǐng)表，提交檔案鑒定工作小組。2.檔案鑒定工作小組對(duì)申請(qǐng)鑒定的檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，確定檔案的存毀價(jià)值，并形成鑒定意見。3.檔案鑒定工作小組將鑒定意見報(bào)醫(yī)院分管領(lǐng)導(dǎo)審批后