PAGE小區(qū)檔案管理借閱制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)小區(qū)檔案管理，規(guī)范檔案借閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本小區(qū)內(nèi)所有涉及檔案管理與借閱的部門(mén)、人員以及與小區(qū)有業(yè)務(wù)往來(lái)需借閱檔案的外部單位和個(gè)人。（三）檔案定義本制度所指檔案是指小區(qū)在建設(shè)、運(yùn)營(yíng)、管理等活動(dòng)中直接形成的，對(duì)小區(qū)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。包括但不限于小區(qū)規(guī)劃設(shè)計(jì)文件、工程建設(shè)資料、業(yè)主信息檔案、物業(yè)服務(wù)記錄、財(cái)務(wù)檔案等。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善小區(qū)檔案管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門(mén)的檔案管理工作。2.集中統(tǒng)一管理小區(qū)各類(lèi)檔案，建立健全檔案管理臺(tái)賬，對(duì)檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)等工作進(jìn)行規(guī)范化操作。3.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔、有序，配備必要的檔案保管設(shè)備，如防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施。4.負(fù)責(zé)檔案信息的數(shù)字化建設(shè)，提高檔案管理的信息化水平，方便檔案的查詢(xún)、利用和統(tǒng)計(jì)分析。5.負(fù)責(zé)對(duì)檔案借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，按照規(guī)定辦理檔案借閱手續(xù)，跟蹤檔案借閱情況，確保檔案按時(shí)歸還。（二）檔案形成部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)在工作中形成的各類(lèi)文件材料的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案資料的齊全、完整、準(zhǔn)確。2.按照檔案管理部門(mén)的要求，定期向檔案管理部門(mén)移交應(yīng)歸檔的文件材料，并協(xié)助檔案管理部門(mén)做好檔案的整理、編目等工作。3.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的日常保管和安全保密工作，指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案管理，防止檔案丟失、損壞和泄密。4.根據(jù)工作需要，填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，向檔案管理部門(mén)申請(qǐng)借閱檔案。（三）借閱人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守本制度規(guī)定，按照借閱流程辦理借閱手續(xù)，不得擅自更改、涂抹、抽取、撤換檔案材料。2.妥善保管所借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上圈劃、批注、污損，確保檔案的安全與完整。3.在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期使用，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱結(jié)束后，及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門(mén)，并配合檔案管理部門(mén)做好檔案的清點(diǎn)和核對(duì)工作。三、檔案借閱流程（一）借閱申請(qǐng)1.內(nèi)部人員借閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《小區(qū)檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明借閱檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)歸還日期等信息，并經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字審核。2.外部單位或個(gè)人因工作需要借閱小區(qū)檔案時(shí)，需提交正式的借閱申請(qǐng)函，說(shuō)明借閱目的、范圍、期限等內(nèi)容，并加蓋單位公章。同時(shí)，應(yīng)提供相關(guān)證明材料，如單位介紹信、身份證等。（二）申請(qǐng)審核1.檔案管理部門(mén)收到借閱申請(qǐng)表或申請(qǐng)函后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行認(rèn)真審核。重點(diǎn)審核借閱目的是否合理、借閱范圍是否適當(dāng)、借閱期限是否符合規(guī)定等。2.對(duì)于涉及小區(qū)重要機(jī)密或敏感信息的檔案借閱申請(qǐng)，檔案管理部門(mén)應(yīng)報(bào)經(jīng)小區(qū)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可辦理借閱手續(xù)。（三）借閱登記1.經(jīng)審核同意借閱的，檔案管理部門(mén)應(yīng)在《小區(qū)檔案借閱登記簿》上進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄借閱人姓名、單位、聯(lián)系方式、借閱檔案名稱(chēng)、數(shù)量、借閱日期、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.借閱登記完成后，檔案管理部門(mén)根據(jù)借閱申請(qǐng)表或申請(qǐng)函的要求，準(zhǔn)備好相應(yīng)的檔案，并向借閱人當(dāng)面清點(diǎn)、核對(duì)檔案數(shù)量和內(nèi)容，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。（四）借閱發(fā)放1.借閱人憑有效證件到檔案管理部門(mén)領(lǐng)取所借閱的檔案。檔案管理部門(mén)應(yīng)向借閱人發(fā)放《小區(qū)檔案借閱須知》，明確借閱人的權(quán)利和義務(wù)，以及檔案保管和歸還的要求。2.借閱人應(yīng)對(duì)所借閱的檔案進(jìn)行妥善保管，不得擅自將檔案帶出小區(qū)或轉(zhuǎn)借他人。如因特殊情況需要帶出小區(qū)的，必須經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)登記手續(xù)。（五）借閱期限1.一般檔案的借閱期限為[X]個(gè)工作日，特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，借閱人應(yīng)提前[X]個(gè)工作日向檔案管理部門(mén)提出續(xù)借申請(qǐng)，經(jīng)審核同意后方可續(xù)借，續(xù)借期限不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。2.對(duì)于涉及小區(qū)重要決策、關(guān)鍵技術(shù)等時(shí)效性較強(qiáng)的檔案，借閱期限應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況確定，但最長(zhǎng)不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。（六）歸還檔案1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)按時(shí)歸還檔案。歸還時(shí)，借閱人應(yīng)將檔案整理整齊，確保檔案無(wú)損壞、無(wú)缺失，并在《小區(qū)檔案借閱登記簿》上簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門(mén)在收到歸還的檔案后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行清點(diǎn)和核對(duì)。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、缺失或其他問(wèn)題，應(yīng)立即向借閱人查明原因，并要求借閱人承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。3.借閱人歸還檔案后，檔案管理部門(mén)應(yīng)在《小區(qū)檔案借閱登記簿》上記錄檔案的歸還日期，并將檔案歸還原位，妥善保管。四、檔案借閱權(quán)限（一）內(nèi)部人員借閱權(quán)限1.小區(qū)各部門(mén)負(fù)責(zé)人因工作需要，可借閱本部門(mén)及相關(guān)部門(mén)的一般性檔案，但涉及小區(qū)核心機(jī)密和重要敏感信息的檔案除外。2.小區(qū)工作人員因工作需要，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，可借閱與本人工作相關(guān)的檔案。借閱期限和借閱范圍應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際需要確定。（二）外部單位或個(gè)人借閱權(quán)限1.政府部門(mén)、司法機(jī)關(guān)等因工作需要依法查閱小區(qū)檔案的，應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定辦理查閱手續(xù)。檔案管理部門(mén)應(yīng)積極配合，提供必要的協(xié)助。2.與小區(qū)有業(yè)務(wù)往來(lái)的合作單位，因業(yè)務(wù)需要查閱小區(qū)相關(guān)檔案的，應(yīng)提前向小區(qū)檔案管理部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)小區(qū)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可按照規(guī)定的程序和范圍進(jìn)行查閱。查閱過(guò)程中，檔案管理部門(mén)應(yīng)安排專(zhuān)人陪同，確保檔案的安全與保密。3.其他外部單位或個(gè)人原則上不得借閱小區(qū)檔案。如因特殊情況確需借閱的，應(yīng)經(jīng)小區(qū)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照本制度規(guī)定的借閱流程辦理相關(guān)手續(xù)。五、檔案保密規(guī)定（一）保密要求1.所有參與檔案管理和借閱的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)和小區(qū)的保密制度，履行保密義務(wù)，確保檔案信息的安全與保密。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)采取必要的保密措施，如對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行安全防護(hù)、對(duì)檔案信息進(jìn)行加密存儲(chǔ)等，防止檔案信息泄露。3.借閱人在借閱檔案期間，應(yīng)對(duì)所借閱的檔案內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得向無(wú)關(guān)人員透露檔案信息。未經(jīng)檔案管理部門(mén)同意和小區(qū)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得擅自復(fù)制、摘抄、傳播檔案內(nèi)容。（二）保密措施1.檔案管理部門(mén)應(yīng)與檔案管理人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密協(xié)議的規(guī)定，不得泄露檔案信息。2.對(duì)涉及小區(qū)重要機(jī)密和敏感信息的檔案，應(yīng)實(shí)行專(zhuān)人專(zhuān)管制度，嚴(yán)格限制接觸范圍。在檔案借閱過(guò)程中，應(yīng)采取必要的保密措施，如對(duì)檔案進(jìn)行密封包裝、限制借閱場(chǎng)所等。3.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密教育和培訓(xùn)，提高其保密意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行保密檢查和考核，確保保密制度的有效執(zhí)行。（三）違規(guī)處理1.如發(fā)現(xiàn)檔案管理人員或借閱人違反保密規(guī)定，泄露檔案信息的，應(yīng)視情節(jié)輕重，給予相應(yīng)的紀(jì)律處分；造成嚴(yán)重后果的，應(yīng)依法追究其法律責(zé)任。2.因違反保密規(guī)定給小區(qū)造成經(jīng)濟(jì)損失的，應(yīng)責(zé)令責(zé)任人賠償相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)損失。六、檔案利用與統(tǒng)計(jì)（一）檔案利用1.鼓勵(lì)各部門(mén)和人員充分利用檔案資源，為小區(qū)的建設(shè)發(fā)展、經(jīng)營(yíng)管理、決策咨詢(xún)等提供支持和服務(wù)。檔案管理部門(mén)應(yīng)積極配合，及時(shí)提供所需的檔案資料。2.在檔案利用過(guò)程中，應(yīng)遵循合法、合規(guī)、合理的原則，確保檔案的利用符合國(guó)家法律法規(guī)和小區(qū)的相關(guān)規(guī)定。（二）檔案統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立健全檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。2.檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)按時(shí)報(bào)送小區(qū)主管領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門(mén)。通過(guò)檔案統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的問(wèn)題，為改進(jìn)檔案管理工作提供依據(jù)。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.小區(qū)成立檔案管理監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查。監(jiān)督小組由小區(qū)主管領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人及相關(guān)部門(mén)代表組成。2.檔案管理監(jiān)督小組應(yīng)定期對(duì)檔案管理部門(mén)的工作進(jìn)行檢查，重點(diǎn)檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案的安全保管情況、檔案借閱手續(xù)的辦理情況等。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.檔案庫(kù)房的安全狀況，如防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施是否完好有效。3.檔案借閱手續(xù)的辦理情況，包括借閱申請(qǐng)的審核、登記、發(fā)放、歸還等環(huán)節(jié)是否規(guī)范。4.檔案信息的安全保密情況，是否存在檔案信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)。（三）問(wèn)題整改1.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，檔案管理監(jiān)督小組應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求檔案管理部門(mén)限期整改。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)針對(duì)存在的問(wèn)題，制定切實(shí)可行的整改措施，認(rèn)真加