PAGE大學團籍檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強對大學團籍檔案的科學管理，確保團籍檔案的真實、完整、安全和有效利用，充分發(fā)揮團籍檔案在大學生思想政治教育、團組織建設和團員管理等工作中的重要作用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本校范圍內所有學生團籍檔案的管理，包括入團申請書、入團志愿書、團員證、團內獎勵與處分材料、團組織關系轉接材料等相關文件資料。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：團籍檔案由學校團委設立專門的檔案管理機構或指定專人負責集中管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。2.真實準確原則：團籍檔案內容必須如實反映團員的真實情況，保證檔案信息的真實性和準確性。3.安全保密原則：采取有效措施確保團籍檔案的安全，防止檔案信息的泄露、篡改和丟失，嚴格遵守國家有關檔案保密的法律法規(guī)。4.方便利用原則：在確保檔案安全和保密的前提下，應充分考慮檔案利用的便利性，為學校團組織工作、團員個人發(fā)展以及相關部門的查詢提供高效服務。二、團籍檔案的內容與分類（一）入團材料1.入團申請書：學生向團組織表達加入團組織意愿的書面申請，應包含個人基本情況、對團組織的認識、入團動機等內容。2.入團志愿書：詳細記錄團員入團過程的重要文件，包括個人基本信息、入團介紹人意見、團支部大會決議、上級團委審批意見等。3.團組織關系介紹信：用于團員在不同團組織之間轉接組織關系的憑證，記錄團員轉出和接收團組織信息。（二）團員證1.團員證編號：具有唯一性，用于標識團員身份，方便團組織進行管理和查詢。2.團員基本信息：包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、入團時間、所在團支部等。3.團籍注冊記錄：記錄團員每年團籍注冊情況，包括注冊時間、注冊狀態(tài)等。4.團內組織關系轉接記錄：記載團員組織關系轉出、轉入的時間和相關團組織信息。5.團內獎勵記載：記錄團員獲得的團內表彰獎勵情況，如優(yōu)秀團員、優(yōu)秀團干部等榮譽稱號及表彰時間。6.團內處分記載：記錄團員受到的團內紀律處分情況，包括處分類型、原因、時間等。（三）團內獎勵與處分材料1.獎勵材料：包括表彰決定、榮譽證書復印件、事跡材料等，用于證明團員在團內表現優(yōu)秀獲得的獎勵。2.處分材料：包括處分決定、檢討書、申訴材料等，記錄團員違反團章團紀受到處分的相關情況及處理過程。（四）其他材料1.團組織活動記錄：如團支部會議記錄、團日活動策劃與總結、志愿服務活動記錄等，反映團組織開展活動的情況。2.團員思想匯報：團員定期向團組織匯報個人思想、學習、工作和生活情況的書面材料。3.其他與團籍相關的重要文件或資料：如團組織換屆選舉材料、團員發(fā)展計劃與總結等。三、團籍檔案的收集與整理（一）收集要求1.及時收集：各團支部應指定專人負責團籍檔案材料的收集工作，在相關活動結束或事件發(fā)生后及時將材料整理上報，確保檔案材料的完整性和時效性。2.全面收集：涵蓋入團、團員日常管理、團內獎懲等各個環(huán)節(jié)產生的各類文件資料，避免遺漏重要信息。3.真實收集：收集的檔案材料必須真實可靠，嚴禁偽造、篡改檔案內容。（二）整理方法1.分類整理：按照入團材料、團員證、團內獎勵與處分材料、其他材料等類別進行分類，每類材料再根據具體內容進行細分，確保檔案條理清晰。2.編號排序：對每份檔案材料進行編號，編號應具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于查找和管理。按照編號順序將檔案材料排列整齊，放入相應的檔案盒或文件夾中。3.編制目錄：為每盒（夾）檔案編制詳細的目錄，注明檔案材料的名稱、編號、日期、頁碼等信息，方便查閱和核對。四、團籍檔案的歸檔與保管（一）歸檔流程1.初步審核：檔案管理人員對收集整理好的團籍檔案材料進行初步審核，檢查材料的完整性、真實性和規(guī)范性，對不符合要求的材料及時退回補充或修正。2.裝訂成冊：將審核通過的檔案材料按照一定順序裝訂成冊，入團志愿書等重要文件應保持原貌，不得隨意裁剪或損壞。3.裝盒存放：將裝訂好的檔案冊裝入專門的檔案盒，并在檔案盒上標明檔案類別、年份、團支部名稱等信息，存放在檔案庫房的指定位置。4.錄入系統(tǒng)：同時，將團籍檔案的相關信息錄入電子檔案管理系統(tǒng)，建立電子檔案目錄，實現檔案信息的數字化管理，方便查詢和統(tǒng)計。（二）保管要求1.檔案庫房建設：檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等基本條件，保持適宜的溫度和濕度，確保檔案安全保存。2.檔案存放方式：檔案應分類存放，按照年份、團支部等順序排列，便于查找和管理。不同類別的檔案之間應留有適當的間隔，防止相互擠壓損壞。3.定期檢查：檔案管理人員應定期對團籍檔案進行檢查，查看檔案是否有損壞、霉變、褪色等情況，發(fā)現問題及時采取措施進行處理。對電子檔案也要定期進行備份，防止數據丟失。4.安全保密措施：嚴格限制非檔案管理人員進入檔案庫房，檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，不得擅自泄露檔案內容。對涉及團員個人隱私的信息要妥善保管，防止泄露。五、團籍檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.查閱范圍：本校團組織工作人員、學生本人及因工作需要的相關部門人員，可按照規(guī)定查閱團籍檔案。2.查閱手續(xù)：查閱人員需填寫《團籍檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息，經所在單位或部門負責人簽字同意后，方可到檔案管理部門查閱。3.查閱方式：查閱人員應在檔案管理人員指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出庫房。查閱過程中應愛護檔案，不得涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料。如需復印檔案材料，需經檔案管理人員同意，并登記復印內容和份數。（二）借閱規(guī)定1.借閱范圍：因特殊原因確需借閱團籍檔案的，僅限于本校團組織工作人員，并嚴格控制借閱數量和時間。2.借閱手續(xù)：借閱人員需填寫《團籍檔案借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限等，經學校團委負責人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。"3.借閱要求：借閱人員必須妥善保管所借檔案，不得轉借他人，不得在檔案上批注、污損、拆頁。借閱期滿后應及時歸還檔案，檔案管理人員要認真檢查歸還檔案的完整性和安全性。六、團籍檔案的轉遞（一）轉遞條件1.畢業(yè)離校：學生畢業(yè)時，團籍檔案應按照規(guī)定及時轉遞至新的學習單位或工作單位團組織。2.組織關系轉接：團員因工作調動、升學、參軍等原因需要轉接團組織關系時，團籍檔案應隨之轉遞。3.其他特殊情況：根據團員個人申請或團組織決定，在符合相關規(guī)定的情況下，可對團籍檔案進行轉遞。（二）轉遞流程1.轉出申請：團員或相關部門向學校團委提出團籍檔案轉遞申請，填寫《團籍檔案轉遞申請表》，注明轉遞原因、接收單位名稱及詳細地址等信息。2.審核批準：學校團委對轉遞申請進行審核，核實轉遞原因和接收單位信息，經批準后方可辦理轉遞手續(xù)。3.材料整理：檔案管理人員按照轉遞要求，對團籍檔案進行整理核對，確保檔案材料齊全、完整。將檔案材料裝入專用檔案袋，并在封口處加蓋密封章。4.轉遞方式：團籍檔案一般通過機要交通或專人送取的方式進行轉遞，確保檔案安全、準確送達接收單位。同時，要填寫《團籍檔案轉遞登記表》，詳細記錄轉遞時間、轉遞方式、接收單位等信息，并要求接收單位在回執(zhí)上簽字蓋章后及時返回學校團委。七、團籍檔案的統(tǒng)計與分析（一）統(tǒng)計內容1.團員基本信息統(tǒng)計：包括團員總數、性別比例、年齡分布、民族構成、入團時間等。2.團籍檔案數量統(tǒng)計：統(tǒng)計不同年份、不同類別團籍檔案的數量，掌握檔案增長情況。3.團內獎勵與處分統(tǒng)計：對團員獲得的團內獎勵和受到的處分進行分類統(tǒng)計，分析團內表彰獎勵和紀律處分的分布情況。4.團組織活動參與情況統(tǒng)計：統(tǒng)計團員參與各類團組織活動的次數、人數等，評估團組織活動的開展效果和團員參與度。（二）分析方法1.數據對比分析：通過對不同時期團籍檔案數據的對比，分析團員隊伍的發(fā)展變化趨勢、團內工作的成效和存在的問題。2.相關性分析：研究團籍檔案中各項數據之間的相關性，如團員獲獎情況與學習成績、參與活動次數之間的關系，為團組織工作決策提供參考依據。3.綜合評價分析：結合學校整體工作和團員發(fā)展需求，對團籍檔案管理工作進行綜合評價，提出改進措施和建議，不斷提高團籍檔案管理水平。八、團籍檔案管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.內部監(jiān)督：學校團委定期對團籍檔案管理工作進行自查，檢查檔案管理的各個環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定要求，發(fā)現問題及時整改。2.外部監(jiān)督：接受學校紀檢監(jiān)察部門、上級團組織等的監(jiān)督檢查，對提出的意見和建議認真落實，不斷完善團籍檔案管理制度。（二）考核辦法1.建立考核指標體系：制定團籍檔案管理工作考核指標，包括檔案收集整理的完整性、準確性，檔案保管的安全性，查閱借閱服務的規(guī)范性，