PAGE黑龍江省檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)黑龍江省檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在各項(xiàng)工作中的作用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本省實(shí)際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于黑龍江省內(nèi)各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體以及其他組織的檔案管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映各項(xiàng)工作的歷史過程和實(shí)際情況，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性。3.完整性原則：全面收集、整理和保存與單位工作相關(guān)的各類檔案，確保檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄露。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案服務(wù)水平，便于檔案的查閱、利用和開發(fā)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門各級(jí)單位應(yīng)設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)本單位檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和具體實(shí)施。檔案管理部門應(yīng)配備與工作任務(wù)相適應(yīng)的專業(yè)人員，確保檔案管理工作的順利開展。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案收集與整理：負(fù)責(zé)收集、整理各類文件材料，確保檔案的齊全完整，并按照規(guī)定的分類標(biāo)準(zhǔn)和整理方法進(jìn)行整理。2.檔案保管：做好檔案的安全保管工作，維護(hù)檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。3.檔案利用服務(wù)：積極為單位各項(xiàng)工作提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，根據(jù)利用需求及時(shí)準(zhǔn)確地提供檔案信息。4.檔案鑒定與銷毀：按照規(guī)定的程序?qū)n案進(jìn)行鑒定，提出檔案存毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后對(duì)失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行銷毀。5.檔案信息化建設(shè)：推進(jìn)檔案信息化管理，建立和完善檔案信息管理系統(tǒng)，提高檔案管理的效率和水平。6.檔案統(tǒng)計(jì)與分析：負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地填報(bào)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，對(duì)檔案工作情況進(jìn)行分析研究，為決策提供依據(jù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.黨政機(jī)關(guān)：應(yīng)收集上級(jí)機(jī)關(guān)文件、本級(jí)機(jī)關(guān)文件、下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的文件、會(huì)議文件、重要活動(dòng)文件、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等各類文件材料。2.企事業(yè)單位：包括企業(yè)設(shè)立、變更、終止過程中形成的文件材料，生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的各類合同、協(xié)議、技術(shù)文件、財(cái)務(wù)報(bào)表、人事檔案等，以及事業(yè)單位的科研項(xiàng)目檔案、教學(xué)檔案、行政管理檔案等。3.社會(huì)團(tuán)體：收集社會(huì)團(tuán)體成立、活動(dòng)、變更、終止等過程中形成的文件材料，如章程、會(huì)員名冊(cè)、會(huì)議記錄、活動(dòng)資料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料及時(shí)、完整地收集歸檔。2.對(duì)于重要文件材料，應(yīng)實(shí)行雙套制或多套制保存，同時(shí)做好電子文件的收集和備份工作。3.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、格式規(guī)范、簽署完備，符合檔案整理的要求。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般可分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)工作類、人事管理類、財(cái)務(wù)管理類等類別。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案編制唯一的編號(hào)，以便于管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷題名、編號(hào)、日期、保管期限等信息，便于快速檢索檔案。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)備等。（二）檔案裝具應(yīng)使用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，確保檔案存放有序、便于查找。檔案裝具應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，如有損壞應(yīng)及時(shí)更換。（三）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案是指對(duì)本單位具有重要?dú)v史價(jià)值和長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案；長(zhǎng)期保管的檔案保管期限一般為16年至50年；短期保管的檔案保管期限一般為15年以下。檔案保管期限應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和本單位實(shí)際情況進(jìn)行確定。（四）檔案定期檢查檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等。對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，確保檔案的安全保管。五、檔案的利用（一）利用范圍本單位工作人員因工作需要可以查閱、借閱本單位的檔案。外單位因工作需要查閱本單位檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，限制利用范圍。（二）利用手續(xù)1.查閱：本單位工作人員查閱檔案，應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。外單位查閱檔案，應(yīng)提前向本單位檔案管理部門提出申請(qǐng)，說明查閱目的、內(nèi)容和范圍，經(jīng)本單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱檔案應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。2.借閱：本單位工作人員借閱檔案，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱期限，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。外單位借閱檔案，應(yīng)按照查閱手續(xù)辦理審批后，辦理借閱手續(xù)，并按照規(guī)定的期限歸還檔案。借閱檔案應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、損毀檔案。（三）利用服務(wù)檔案管理部門應(yīng)積極為利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)，及時(shí)準(zhǔn)確地提供檔案信息。對(duì)于利用頻繁的檔案，可根據(jù)實(shí)際情況制作副本或提供數(shù)字化信息，方便利用者使用。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面的歷史觀點(diǎn)和辯證的原則，從檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、可靠程度等方面進(jìn)行綜合分析，準(zhǔn)確判定檔案的保存價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，提出檔案存毀意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)每份檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等因素，判斷其保存價(jià)值。2.分析比較法：對(duì)同類檔案進(jìn)行分析比較，確定檔案的保存價(jià)值。3.效益評(píng)估法：從檔案對(duì)單位工作的利用效益等方面進(jìn)行評(píng)估，確定檔案是否具有保存價(jià)值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，對(duì)失去保存價(jià)值的檔案編制銷毀清冊(cè)，注明檔案的名稱、編號(hào)、日期、保管期限等信息。2.銷毀清冊(cè)經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀檔案應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲(chǔ)、管理、利用和共享，提高檔案管理的效率和水平，為單位各項(xiàng)工作提供更加便捷、高效的檔案服務(wù)。（二）數(shù)字化采集對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整，符合檔案數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)要求。數(shù)字化采集過程中應(yīng)做好數(shù)據(jù)備份和質(zhì)量控制工作，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。（三）檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)1.系統(tǒng)功能：檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、存儲(chǔ)、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等功能，同時(shí)應(yīng)具備權(quán)限管理、數(shù)據(jù)安全等功能，確保檔案信息的安全和保密。2.數(shù)據(jù)維護(hù)：定期對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。及時(shí)更新檔案信息，對(duì)檔案的變動(dòng)情況進(jìn)行記錄和管理。3.系統(tǒng)安全：加強(qiáng)檔案信息管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，采取防火墻、入侵檢測(cè)、數(shù)據(jù)加密等技術(shù)手段，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。建立健全系統(tǒng)安全管理制度，定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和評(píng)估。（四）檔