PAGE高校藝術(shù)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強高校藝術(shù)檔案管理，有效保護和利用藝術(shù)檔案資源，推動學(xué)校藝術(shù)教育、藝術(shù)創(chuàng)作、藝術(shù)交流等各項工作的發(fā)展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校各藝術(shù)教學(xué)單位、藝術(shù)創(chuàng)作團體、藝術(shù)管理部門以及與藝術(shù)活動相關(guān)的各類機構(gòu)和個人所形成的藝術(shù)檔案的管理。（三）定義高校藝術(shù)檔案是指學(xué)校在藝術(shù)教育、藝術(shù)實踐、藝術(shù)研究等活動中直接形成的，具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則學(xué)校設(shè)立專門的藝術(shù)檔案管理機構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)藝術(shù)檔案的集中管理，確保檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全性。2.真實性原則藝術(shù)檔案應(yīng)如實反映學(xué)校藝術(shù)活動的全過程，保證檔案內(nèi)容的真實可靠。3.分類科學(xué)原則按照藝術(shù)檔案的形成規(guī)律和特點，進行科學(xué)分類，便于管理和利用。4.便于利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為學(xué)校師生和社會各界提供便捷的檔案利用服務(wù)。二、藝術(shù)檔案的分類與編號（一）分類1.藝術(shù)教學(xué)檔案教學(xué)計劃、大綱、教案等教學(xué)文件。教學(xué)成果材料，如學(xué)生藝術(shù)作品、獲獎證書等。教師教學(xué)業(yè)務(wù)檔案，包括教學(xué)經(jīng)歷、教學(xué)成果、藝術(shù)創(chuàng)作等。2.藝術(shù)創(chuàng)作檔案藝術(shù)作品創(chuàng)作過程記錄，如草圖、初稿、修改稿等。藝術(shù)展覽策劃與實施材料，包括展覽方案、展品清單、宣傳資料等。藝術(shù)演出檔案，如演出節(jié)目單、劇照、演出總結(jié)等。3.藝術(shù)研究檔案學(xué)術(shù)研究項目立項與結(jié)題材料，包括申請書、研究報告、成果鑒定等。學(xué)術(shù)論文、著作、研究成果獲獎材料。學(xué)術(shù)交流活動記錄，如會議通知、論文集、參會人員名單等。4.藝術(shù)活動檔案學(xué)校組織的各類藝術(shù)比賽、文藝匯演、文化交流等活動的策劃、組織、實施材料?；顒诱掌⒁曨l、音頻等資料?；顒涌偨Y(jié)、表彰決定等文件。5.藝術(shù)人才檔案藝術(shù)專業(yè)教師和學(xué)生的個人基本信息、藝術(shù)簡歷、獲獎情況等。藝術(shù)人才培養(yǎng)規(guī)劃與實施材料。人才引進與交流材料。6.藝術(shù)設(shè)備檔案藝術(shù)教學(xué)、創(chuàng)作、演出等所需設(shè)備的購置計劃、合同、驗收報告等。設(shè)備使用記錄、維護保養(yǎng)記錄、報廢處理記錄等。（二）編號藝術(shù)檔案編號采用“年度類別順序號”的結(jié)構(gòu)。例如：2023JC001，表示2023年教學(xué)類檔案的第001號。編號應(yīng)具有唯一性，便于檔案的標(biāo)識和檢索。三、藝術(shù)檔案的形成與收集（一）形成1.學(xué)校各部門和個人在藝術(shù)活動中應(yīng)及時形成相關(guān)檔案材料，確保檔案內(nèi)容的真實、完整、準(zhǔn)確。2.檔案形成過程中，應(yīng)明確責(zé)任人，保證檔案材料的規(guī)范整理和及時歸檔。（二）收集1.藝術(shù)檔案管理部門定期向各部門和個人發(fā)出檔案收集通知，明確收集范圍、時間要求等。2.各部門和個人應(yīng)按照要求將本部門或個人形成的藝術(shù)檔案材料及時收集整理，并移交至藝術(shù)檔案管理部門。3.對于重大藝術(shù)活動、重要藝術(shù)創(chuàng)作項目等形成的檔案材料，應(yīng)實行跟蹤收集，確保檔案材料的全面性和連續(xù)性。四、藝術(shù)檔案的整理與歸檔（一）整理1.藝術(shù)檔案管理部門收到檔案材料后，應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進行整理。2.對每份檔案材料進行編號、編目，填寫檔案目錄卡片，注明檔案的名稱、日期、來源、保管期限等信息。3.對聲像檔案，應(yīng)進行分類整理，注明拍攝時間、地點、內(nèi)容、人物等信息，并配以文字說明。（二）歸檔1.將整理好的藝術(shù)檔案材料按照編號順序裝入檔案盒或檔案袋，并在檔案盒或檔案袋上標(biāo)明檔案類別、編號、年度等信息。2.建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，將檔案目錄信息錄入計算機系統(tǒng)，便于檔案的檢索和查詢。3.按照檔案保管期限，將檔案分別存放在不同的檔案庫房，確保檔案的安全存放。五、藝術(shù)檔案的保管與保護（一）保管1.設(shè)立專門的藝術(shù)檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.定期對檔案進行清查核對，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無誤。（二）保護1.對紙質(zhì)藝術(shù)檔案，應(yīng)采取防潮、防蟲、防火、防盜等措施，防止檔案材料的損壞和丟失。2.對聲像檔案，應(yīng)定期進行檢查和維護，確保音像資料的清晰度和完整性。3.對電子藝術(shù)檔案，應(yīng)進行備份存儲，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，要采取安全防護措施，防止電子檔案被篡改或損壞。六、藝術(shù)檔案的數(shù)據(jù)化與信息化管理（一）數(shù)據(jù)化1.對重要的藝術(shù)檔案進行數(shù)據(jù)化處理，將紙質(zhì)檔案、聲像檔案等轉(zhuǎn)化為電子文件，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.數(shù)據(jù)化過程中，應(yīng)保證電子文件與原始檔案內(nèi)容一致，圖像清晰、文字準(zhǔn)確。（二）信息化管理1.利用信息化技術(shù)，建立藝術(shù)檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的在線檢索、借閱、利用等功能。2.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握信息化管理技能，及時更新和維護檔案管理信息系統(tǒng)。3.通過信息化手段，對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，為學(xué)校藝術(shù)工作的決策提供參考依據(jù)。七、藝術(shù)檔案的利用與服務(wù)（一）利用范圍1.學(xué)校師生因教學(xué)、科研、創(chuàng)作等需要，可查閱、借閱藝術(shù)檔案。2.校外單位和個人因?qū)W術(shù)研究、文化交流等需要，經(jīng)學(xué)校批準(zhǔn)后，可查閱、借閱相關(guān)藝術(shù)檔案。（二）利用方式1.查閱：檔案利用者可到藝術(shù)檔案管理部門查閱檔案原件或電子檔案。2.借閱：檔案利用者如需借閱檔案，應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱期限、用途等信息，經(jīng)批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)。3.復(fù)制：檔案利用者如需復(fù)制檔案材料，應(yīng)填寫復(fù)制申請表，經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門按照規(guī)定進行復(fù)制。（三）服務(wù)要求1.藝術(shù)檔案管理部門應(yīng)熱情接待檔案利用者，提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。2.對檔案利用情況進行登記，記錄利用者的姓名、單位、利用時間、利用內(nèi)容等信息。3.定期對檔案利用效果進行跟蹤反饋，了解檔案利用者對檔案服務(wù)的意見和建議，不斷改進服務(wù)質(zhì)量。八、藝術(shù)檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.定期對藝術(shù)檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。2.鑒定工作由藝術(shù)檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)專家和業(yè)務(wù)人員組成鑒定小組進行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、價值、形成時間等因素，綜合判斷檔案的保管期限，提出鑒定意見。（二）銷毀1.對失去保存價值的藝術(shù)檔案，經(jīng)鑒定小組審核、學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進行銷毀處理。2.銷毀檔案時，應(yīng)填寫銷毀清冊，注明檔案的名稱、編號、數(shù)量、銷毀時間等信息。3.銷毀工作應(yīng)在指