PAGE檔案經(jīng)費(fèi)管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案經(jīng)費(fèi)的管理，規(guī)范檔案經(jīng)費(fèi)的使用，提高檔案經(jīng)費(fèi)的使用效益，確保檔案工作的順利開展，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門在檔案管理工作中涉及的經(jīng)費(fèi)使用與管理。（三）基本原則1.合法性原則：檔案經(jīng)費(fèi)的使用必須符合國家法律法規(guī)和財(cái)務(wù)制度的規(guī)定，確保經(jīng)費(fèi)使用合法合規(guī)。2.預(yù)算管理原則：實(shí)行檔案經(jīng)費(fèi)預(yù)算管理制度，加強(qiáng)預(yù)算編制、執(zhí)行、監(jiān)督和考核，提高經(jīng)費(fèi)使用的計(jì)劃性和嚴(yán)肅性。3.專款專用原則：檔案經(jīng)費(fèi)應(yīng)專項(xiàng)用于檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等工作，不得挪作他用。4.效益優(yōu)先原則：在保證檔案工作質(zhì)量的前提下，合理安排經(jīng)費(fèi)，提高經(jīng)費(fèi)使用效益，避免浪費(fèi)和不合理開支。二、檔案經(jīng)費(fèi)預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.編制依據(jù)公司檔案工作計(jì)劃和業(yè)務(wù)發(fā)展需求。上一年度檔案經(jīng)費(fèi)預(yù)算執(zhí)行情況和本年度檔案工作實(shí)際需要。國家有關(guān)檔案經(jīng)費(fèi)管理的政策法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.編制內(nèi)容檔案收集經(jīng)費(fèi)：包括檔案征集、購買、捐贈(zèng)等費(fèi)用。檔案整理經(jīng)費(fèi)：包括檔案分類、編號(hào)、編目、裝訂等費(fèi)用。檔案保管經(jīng)費(fèi)：包括檔案庫房建設(shè)、維護(hù)、設(shè)備購置、溫濕度控制、安全防范等費(fèi)用。檔案利用經(jīng)費(fèi)：包括檔案查閱、借閱、復(fù)制、翻譯等費(fèi)用。檔案鑒定經(jīng)費(fèi)：包括檔案價(jià)值鑒定、銷毀等費(fèi)用。檔案信息化建設(shè)經(jīng)費(fèi)：包括檔案管理軟件購置、硬件設(shè)備更新、數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)等費(fèi)用。檔案人員培訓(xùn)經(jīng)費(fèi)：包括參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)、學(xué)術(shù)交流等費(fèi)用。其他費(fèi)用：與檔案管理工作相關(guān)的其他必要支出。3.編制流程每年[具體時(shí)間]前，各部門根據(jù)本部門檔案工作實(shí)際情況，提出下一年度檔案經(jīng)費(fèi)預(yù)算申請(qǐng)，報(bào)公司檔案管理部門。公司檔案管理部門對(duì)各部門的預(yù)算申請(qǐng)進(jìn)行匯總、審核，結(jié)合公司檔案工作計(jì)劃和業(yè)務(wù)發(fā)展需求，提出檔案經(jīng)費(fèi)預(yù)算草案，報(bào)公司財(cái)務(wù)部門。公司財(cái)務(wù)部門根據(jù)公司整體預(yù)算安排和檔案經(jīng)費(fèi)預(yù)算草案，進(jìn)行綜合平衡，編制公司年度檔案經(jīng)費(fèi)預(yù)算，報(bào)公司管理層審批。經(jīng)公司管理層審批后的檔案經(jīng)費(fèi)預(yù)算，由公司財(cái)務(wù)部門下達(dá)各部門執(zhí)行。（二）預(yù)算執(zhí)行1.各部門應(yīng)嚴(yán)格按照下達(dá)的檔案經(jīng)費(fèi)預(yù)算執(zhí)行，不得擅自調(diào)整預(yù)算。如因特殊情況需要調(diào)整預(yù)算的，應(yīng)按照規(guī)定的程序辦理預(yù)算調(diào)整手續(xù)。2.檔案經(jīng)費(fèi)支出應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)財(cái)務(wù)制度和本制度的規(guī)定執(zhí)行，確保經(jīng)費(fèi)支出合法合規(guī)、真實(shí)有效。3.公司財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案經(jīng)費(fèi)預(yù)算執(zhí)行情況的監(jiān)控和分析，定期向公司檔案管理部門通報(bào)預(yù)算執(zhí)行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決預(yù)算執(zhí)行中存在的問題。（三）預(yù)算調(diào)整1.預(yù)算執(zhí)行過程中，如遇國家政策法規(guī)調(diào)整、公司業(yè)務(wù)發(fā)展變化、不可抗力因素等原因，導(dǎo)致原預(yù)算無法執(zhí)行或需要調(diào)整的，各部門應(yīng)及時(shí)提出預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)，報(bào)公司檔案管理部門。2.公司檔案管理部門對(duì)各部門的預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)進(jìn)行審核，提出預(yù)算調(diào)整建議，報(bào)公司財(cái)務(wù)部門。3.公司財(cái)務(wù)部門根據(jù)公司整體預(yù)算安排和檔案管理部門的預(yù)算調(diào)整建議，進(jìn)行綜合平衡，編制檔案經(jīng)費(fèi)預(yù)算調(diào)整方案，報(bào)公司管理層審批。4.經(jīng)公司管理層審批后的檔案經(jīng)費(fèi)預(yù)算調(diào)整方案，由公司財(cái)務(wù)部門下達(dá)各部門執(zhí)行。（四）預(yù)算監(jiān)督與考核1.公司審計(jì)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案經(jīng)費(fèi)預(yù)算執(zhí)行情況的審計(jì)監(jiān)督，定期對(duì)檔案經(jīng)費(fèi)使用情況進(jìn)行審計(jì)檢查，確保經(jīng)費(fèi)使用合法合規(guī)、真實(shí)有效。2.公司檔案管理部門應(yīng)建立檔案經(jīng)費(fèi)預(yù)算執(zhí)行情況考核制度，對(duì)各部門檔案經(jīng)費(fèi)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，考核結(jié)果作為各部門績效考核的重要依據(jù)。三、檔案經(jīng)費(fèi)支出管理（一）支出范圍1.檔案收集費(fèi)用檔案征集費(fèi)用：包括征集檔案的調(diào)研、聯(lián)絡(luò)、征集等費(fèi)用。檔案購買費(fèi)用：包括購買檔案資料、文獻(xiàn)等費(fèi)用。檔案捐贈(zèng)費(fèi)用：包括對(duì)捐贈(zèng)檔案的獎(jiǎng)勵(lì)、補(bǔ)償?shù)荣M(fèi)用。2.檔案整理費(fèi)用檔案分類費(fèi)用：包括對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等費(fèi)用。檔案裝訂費(fèi)用：包括對(duì)檔案進(jìn)行裝訂、裱糊等費(fèi)用。3.檔案保管費(fèi)用檔案庫房建設(shè)費(fèi)用：包括檔案庫房的新建、改建、擴(kuò)建等費(fèi)用。檔案庫房維護(hù)費(fèi)用：包括檔案庫房的日常維修、保養(yǎng)等費(fèi)用。檔案保管設(shè)備購置費(fèi)用：包括檔案柜、貨架、溫濕度控制設(shè)備、安全防范設(shè)備等購置費(fèi)用。檔案保管耗材費(fèi)用：包括檔案盒、卷皮、標(biāo)簽、防蟲防霉藥品等耗材費(fèi)用。4.檔案利用費(fèi)用檔案查閱費(fèi)用：包括為查閱檔案提供場所、設(shè)備等費(fèi)用。檔案借閱費(fèi)用：包括檔案借閱登記、催還、逾期罰款等費(fèi)用。檔案復(fù)制費(fèi)用：包括檔案復(fù)印、掃描、翻拍等費(fèi)用。檔案翻譯費(fèi)用：包括對(duì)檔案進(jìn)行翻譯的費(fèi)用。5.檔案鑒定費(fèi)用檔案價(jià)值鑒定費(fèi)用：包括對(duì)檔案進(jìn)行價(jià)值鑒定的費(fèi)用。檔案銷毀費(fèi)用：包括對(duì)已鑒定無保存價(jià)值的檔案進(jìn)行銷毀的費(fèi)用。6.檔案信息化建設(shè)費(fèi)用檔案管理軟件購置費(fèi)用：包括購買檔案管理軟件、升級(jí)軟件等費(fèi)用。檔案信息化硬件設(shè)備更新費(fèi)用：包括服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、終端設(shè)備等更新費(fèi)用。檔案數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)費(fèi)用：包括檔案數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)恢復(fù)、數(shù)據(jù)安全維護(hù)等費(fèi)用。7.檔案人員培訓(xùn)費(fèi)用參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)費(fèi)用：包括參加各類檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)的學(xué)費(fèi)、差旅費(fèi)等費(fèi)用。檔案學(xué)術(shù)交流費(fèi)用：包括參加檔案學(xué)術(shù)會(huì)議、研討會(huì)等費(fèi)用。8.其他費(fèi)用與檔案管理工作相關(guān)的其他必要支出，如檔案宣傳費(fèi)用、檔案展覽費(fèi)用等。（二）支出審批1.檔案經(jīng)費(fèi)支出應(yīng)嚴(yán)格按照公司財(cái)務(wù)審批制度執(zhí)行，實(shí)行分級(jí)審批管理。2.一般檔案經(jīng)費(fèi)支出，由部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。3.較大金額的檔案經(jīng)費(fèi)支出（具體金額標(biāo)準(zhǔn)由公司另行規(guī)定），由部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，再報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.重大檔案經(jīng)費(fèi)支出（具體金額標(biāo)準(zhǔn)由公司另行規(guī)定），由部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，報(bào)公司總經(jīng)理審批。5.檔案經(jīng)費(fèi)支出審批時(shí)，應(yīng)提交詳細(xì)的支出申請(qǐng)報(bào)告，說明支出項(xiàng)目、金額、用途、依據(jù)等，并附相關(guān)證明材料。（三）支出報(bào)銷1.檔案經(jīng)費(fèi)支出報(bào)銷應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)報(bào)銷制度執(zhí)行，提供真實(shí)、合法、有效的報(bào)銷憑證。2.報(bào)銷憑證應(yīng)包括發(fā)票、收據(jù)、報(bào)銷審批單、費(fèi)用明細(xì)清單等，發(fā)票應(yīng)符合國家稅務(wù)部門的規(guī)定，內(nèi)容完整、字跡清晰、印章齊全。3.報(bào)銷人員應(yīng)按照公司規(guī)定的報(bào)銷流程進(jìn)行報(bào)銷，將報(bào)銷憑證整理齊全后，報(bào)部門負(fù)責(zé)人審核簽字，再報(bào)公司檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批，最后報(bào)公司財(cái)務(wù)部門報(bào)銷。4.公司財(cái)務(wù)部門對(duì)報(bào)銷憑證進(jìn)行審核，審核無誤后予以報(bào)銷。如發(fā)現(xiàn)報(bào)銷憑證不符合規(guī)定或存在問題的，應(yīng)及時(shí)通知報(bào)銷人員補(bǔ)充或更正，否則不予報(bào)銷。四、檔案經(jīng)費(fèi)使用監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案經(jīng)費(fèi)使用情況的日常監(jiān)督檢查，定期對(duì)檔案經(jīng)費(fèi)使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正經(jīng)費(fèi)使用中存在的問題。2.公司審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)檔案經(jīng)費(fèi)使用情況進(jìn)行審計(jì)檢查，審計(jì)內(nèi)容包括經(jīng)費(fèi)預(yù)算執(zhí)行情況、經(jīng)費(fèi)支出的合法性、合規(guī)性、真實(shí)性、效益性等，審計(jì)結(jié)果應(yīng)及時(shí)向公司管理層報(bào)告。（二）外部監(jiān)督1.接受國家檔案行政管理部門、財(cái)政部門等相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，按照要求提供檔案經(jīng)費(fèi)使用情況的資料和信息。2.主動(dòng)接受社會(huì)監(jiān)督，及時(shí)公開檔案經(jīng)費(fèi)使用情況，接受社會(huì)公眾的監(jiān)督和評(píng)價(jià)。（三）違規(guī)處理1.對(duì)違反本制度規(guī)定，擅自挪用、截留、擠占檔案經(jīng)費(fèi)的部門和個(gè)人，公司將責(zé)令其限期改正，并按照公司相關(guān)規(guī)定給予相應(yīng)的處罰。2.對(duì)因違規(guī)使用檔案經(jīng)費(fèi)，導(dǎo)致檔案工作受到影響或造成經(jīng)濟(jì)損失的