PAGE醫(yī)院財務(wù)制度檔案種類一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范醫(yī)院財務(wù)制度檔案的管理，確保財務(wù)檔案的完整性、準確性和安全性，為醫(yī)院財務(wù)管理和決策提供可靠依據(jù)，保障醫(yī)院經(jīng)濟活動的合法合規(guī)運行。（二）適用范圍本制度適用于醫(yī)院各部門及全體員工在財務(wù)活動中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴格遵循國家法律法規(guī)以及醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)相關(guān)標準，確保財務(wù)制度檔案管理合法合規(guī)。2.真實完整原則：財務(wù)檔案應(yīng)如實反映醫(yī)院財務(wù)活動的全過程，保證檔案資料的完整性和真實性。3.安全保密原則：采取有效措施確保財務(wù)檔案的安全，防止檔案信息泄露，維護醫(yī)院財務(wù)信息安全。4.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率。二、財務(wù)制度檔案種類及內(nèi)容（一）預算管理檔案1.醫(yī)院年度預算編制方案：包括預算編制的依據(jù)、方法、流程以及各部門預算申報要求等。2.年度預算報表：涵蓋收入預算表、支出預算表、資產(chǎn)負債預算表等各類預算報表，反映醫(yī)院預算期內(nèi)的財務(wù)收支和資產(chǎn)負債狀況。3.預算調(diào)整申請及批復文件：記錄因醫(yī)院業(yè)務(wù)發(fā)展、政策變化等原因?qū)е骂A算調(diào)整的申請、審核過程及批復結(jié)果。4.預算執(zhí)行情況分析報告：定期對預算執(zhí)行情況進行分析，對比預算與實際執(zhí)行數(shù)據(jù)，找出差異原因，提出改進措施和建議。（二）收入管理檔案1.醫(yī)療收入相關(guān)資料門診收費票據(jù)存根：記錄門診患者的收費明細，包括收費項目、金額、患者信息等。住院收費結(jié)算單：詳細記載住院患者的費用結(jié)算情況，如住院費用明細、醫(yī)保報銷金額、患者自付金額等。醫(yī)療服務(wù)項目價格文件：保存國家及地方物價部門制定的醫(yī)療服務(wù)項目價格標準，確保收費合規(guī)。收入確認憑證：如收入記賬憑證、收入報表等，明確記錄醫(yī)院各項收入的確認時間、金額和來源。2.其他收入相關(guān)資料科研項目收入合同及相關(guān)憑證：包括科研項目合作協(xié)議、經(jīng)費到賬記錄、項目收支明細等。培訓收入資料：培訓合同、培訓收費記錄、培訓效果評估報告等，反映醫(yī)院培訓業(yè)務(wù)的開展情況和收入情況。捐贈收入相關(guān)文件：捐贈協(xié)議、捐贈資金到賬憑證、捐贈資金使用記錄等，規(guī)范捐贈收入的管理。（三）支出管理檔案1.成本費用核算資料成本核算基礎(chǔ)數(shù)據(jù)：包括醫(yī)院各科室的人員工資、設(shè)備折舊、物資消耗等成本數(shù)據(jù)，為成本核算提供依據(jù)。成本核算報表：如科室成本報表、醫(yī)療服務(wù)項目成本報表等，反映醫(yī)院不同層面的成本構(gòu)成和變動情況。成本分析報告：對成本核算結(jié)果進行分析，找出成本控制的關(guān)鍵點和存在的問題，提出成本控制措施和建議。2.費用報銷檔案費用報銷審批單：記錄各項費用報銷的申請、審批流程，包括報銷人、報銷金額、報銷事由、審批意見等。原始報銷憑證：如發(fā)票、收據(jù)、報銷單等，作為費用報銷的依據(jù)，要求憑證真實、合法、有效。差旅費報銷資料：包括出差審批單、機票、車票、住宿發(fā)票、餐飲發(fā)票等，按照差旅費管理規(guī)定進行整理歸檔。辦公用品及耗材采購報銷資料：采購發(fā)票、入庫單、領(lǐng)用清單等，確保辦公用品及耗材采購的真實性和合理性。（四）資產(chǎn)管理檔案1.固定資產(chǎn)檔案固定資產(chǎn)購置申請及批復文件：記錄固定資產(chǎn)購置的必要性、預算安排及審批過程。固定資產(chǎn)采購合同：明確固定資產(chǎn)的規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨時間等條款，確保采購過程合法合規(guī)。固定資產(chǎn)驗收報告：由相關(guān)部門對購置的固定資產(chǎn)進行驗收，記錄驗收結(jié)果，包括資產(chǎn)的數(shù)量、質(zhì)量、性能等方面。固定資產(chǎn)卡片：詳細記錄每項固定資產(chǎn)的基本信息，如資產(chǎn)編號、名稱、型號、規(guī)格、購置日期、使用部門、原值、折舊等。固定資產(chǎn)折舊計算表：按照規(guī)定的折舊方法和折舊年限，計算固定資產(chǎn)的折舊額，反映固定資產(chǎn)的損耗情況。固定資產(chǎn)處置相關(guān)資料：包括固定資產(chǎn)報廢申請、審批文件、處置合同、資產(chǎn)核銷記錄等，規(guī)范固定資產(chǎn)的處置流程。2.流動資產(chǎn)檔案庫存物資檔案物資采購計劃：根據(jù)醫(yī)院業(yè)務(wù)需求制定的物資采購計劃，明確采購物資的種類、數(shù)量、時間等。物資采購合同：與供應(yīng)商簽訂的物資采購合同，記錄物資的采購價格、交貨方式、質(zhì)量標準等條款。物資入庫單：詳細記錄入庫物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等信息，作為物資入庫的依據(jù)。物資庫存盤點表：定期對庫存物資進行盤點，記錄盤點結(jié)果，包括賬實差異情況及原因分析。物資領(lǐng)用記錄：各科室領(lǐng)用物資的明細記錄，包括領(lǐng)用日期、物資名稱、數(shù)量、領(lǐng)用部門等。貨幣資金檔案現(xiàn)金日記賬：記錄醫(yī)院現(xiàn)金收支情況，包括收入來源、支出用途、余額等信息。銀行存款日記賬：詳細記載銀行存款的收付業(yè)務(wù)，包括開戶銀行、賬號、收支金額、交易日期等。銀行對賬單：銀行定期提供的對賬單，反映醫(yī)院銀行賬戶的資金收支及余額情況，用于核對賬目。資金盤點報告：定期對現(xiàn)金和銀行存款進行盤點，記錄盤點結(jié)果，確保資金安全。（五）財務(wù)報表檔案1.月度財務(wù)報表資產(chǎn)負債表：反映醫(yī)院月末資產(chǎn)、負債和凈資產(chǎn)的狀況，為醫(yī)院管理層提供財務(wù)狀況的總體信息。收入費用總表：展示醫(yī)院月度的收入、成本和費用情況，幫助分析醫(yī)院的經(jīng)營成果。醫(yī)療收入費用明細表：詳細列出醫(yī)療業(yè)務(wù)的收入和成本費用明細，便于了解醫(yī)療業(yè)務(wù)的收支結(jié)構(gòu)。2.季度財務(wù)報表除包含月度財務(wù)報表的內(nèi)容外，季度財務(wù)報表還可能包括現(xiàn)金流量表（如有編制要求），反映醫(yī)院在一定時期內(nèi)現(xiàn)金的流入和流出情況，幫助評估醫(yī)院的資金流動性。3.年度財務(wù)報表年度資產(chǎn)負債表、收入費用總表、醫(yī)療收入費用明細表等報表，全面反映醫(yī)院年度財務(wù)狀況和經(jīng)營成果。年度財務(wù)決算報告：對醫(yī)院全年財務(wù)收支、資產(chǎn)負債、成本費用等情況進行總結(jié)和分析，提出改進建議，為醫(yī)院決策提供重要依據(jù)。（六）財務(wù)審計檔案1.內(nèi)部審計檔案內(nèi)部審計計劃：明確內(nèi)部審計的目標、范圍、方法和時間安排等。審計工作底稿：記錄內(nèi)部審計過程中收集的證據(jù)、分析過程和審計結(jié)論等，包括審計訪談記錄、數(shù)據(jù)查詢結(jié)果、審計測試記錄等。審計報告：內(nèi)部審計部門出具的審計報告，反映審計發(fā)現(xiàn)的問題、提出的審計建議及被審計部門的反饋意見。后續(xù)跟蹤資料：記錄對內(nèi)部審計建議的落實情況跟蹤，確保問題得到有效解決。2.外部審計檔案聘請外部審計機構(gòu)的合同：明確外部審計的服務(wù)內(nèi)容、收費標準、審計期限等條款。外部審計報告：注冊會計師事務(wù)所等外部審計機構(gòu)出具的審計報告，對醫(yī)院財務(wù)報表的真實性、合法性和公允性發(fā)表意見。與外部審計機構(gòu)溝通的記錄：包括審計過程中的問題溝通、調(diào)整事項協(xié)商等相關(guān)文件。（七）財務(wù)管理制度檔案1.醫(yī)院財務(wù)管理制度：涵蓋醫(yī)院財務(wù)管理的各項規(guī)章制度，如預算管理制度、收入管理制度、支出管理制度、資產(chǎn)管理制度、財務(wù)報表制度、財務(wù)審計制度等，明確各部門和人員在財務(wù)管理中的職責和權(quán)限。2.財務(wù)崗位責任制：規(guī)定財務(wù)部門各崗位的職責、工作流程和考核標準，確保財務(wù)工作的有序開展。3.財務(wù)審批流程：詳細描述醫(yī)院各類財務(wù)事項的審批程序，包括審批環(huán)節(jié)、審批權(quán)限、審批依據(jù)等，保證財務(wù)決策的科學性和合規(guī)性。三、財務(wù)制度檔案管理流程（一）檔案收集1.財務(wù)部門各崗位人員負責及時收集各自工作中產(chǎn)生的財務(wù)制度檔案資料，確保資料的完整性和準確性。2.每月末，各崗位人員對當月收集的檔案資料進行初步整理，按照檔案種類進行分類，填寫檔案交接清單，移交至檔案管理人員。（二）檔案整理1.檔案管理人員接收檔案資料后，對其進行進一步整理。檢查資料是否齊全、完整，憑證是否合規(guī)、有效，對不符合要求的資料及時與相關(guān)人員溝通補充或更正。2.按照檔案分類標準，對各類檔案進行詳細分類編號。例如，預算管理檔案中的年度預算編制方案編號為YSYS01，收入管理檔案中的門診收費票據(jù)存根編號為SRMZ01等，確保檔案編號的唯一性和系統(tǒng)性。3.對每份檔案資料進行裝訂、編頁，在檔案首頁附上檔案目錄，注明檔案名稱、編號、日期、頁數(shù)等信息，方便查閱。（三）檔案歸檔1.整理好的檔案資料按照檔案類別和時間順序，依次存入專門的檔案柜或檔案存儲設(shè)備中。檔案存儲應(yīng)遵循安全、防潮、防火、防蟲等原則，確保檔案的質(zhì)量不受影響。2.建立電子檔案庫，將財務(wù)制度檔案進行電子化存儲。電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并按照電子檔案管理規(guī)定進行分類存儲和備份，以便快速檢索和查閱。（四）檔案查閱1.醫(yī)院內(nèi)部人員因工作需要查閱財務(wù)制度檔案時，需填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱檔案名稱及編號等信息，經(jīng)所在部門負責人審批后，提交至檔案管理人員。2.檔案管理人員根據(jù)審批后的查閱申請表，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱登記，記錄查閱人姓名、部門、查閱日期、查閱檔案名稱及歸還日期等信息。3.查閱人員應(yīng)在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室或進行涂改、損壞等行為。如需復印或摘錄檔案內(nèi)容，需經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（五）檔案借閱1.因特殊原因需要借閱財務(wù)制度檔案的，需填寫檔案借閱申請表，詳細說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)財務(wù)部門負責人和醫(yī)院分管領(lǐng)導審批后，方可辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理人員按照審批意見，將檔案資料借給借閱人，并簽訂檔案借閱協(xié)議，明確借閱人的責任和義務(wù)，要求借閱人妥善保管檔案，按時歸還。3.借閱期限屆滿，借閱人應(yīng)及時歸還檔案。檔案管理人員對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時追究借閱人的責任。（六）檔案保管期限1.財務(wù)制度檔案的保管期限根據(jù)國家法律法規(guī)和醫(yī)院實際情況確定。一般來說，預算管理檔案、財務(wù)報表檔案等重要檔案保管期限為永久；收入管理檔案、支出管理檔案、資產(chǎn)管理檔案等保管期限為10年；財務(wù)審計檔案、財務(wù)管理制度檔案等保管期限為5年，但涉及重大經(jīng)濟事項和法律糾紛的檔案應(yīng)長期保存。2.保管期限屆滿的檔案，由檔案管理人員提出銷毀意見，填寫檔案銷毀申請表，經(jīng)財務(wù)部門負責人、醫(yī)院分管領(lǐng)導和檔案管理部門負責人審核批準后，按照規(guī)定程序進行銷毀。銷毀過程應(yīng)進行記錄，包括銷毀時間、地點、檔案名稱及數(shù)量等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認。四、檔案管理人員職責1.負責財務(wù)制度檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱和借閱等日常管理工作，確保檔案管理工作的規(guī)范有序。2.熟悉財務(wù)制度檔案的內(nèi)容和分類標準，能夠準確、快速地為查閱和借閱人員提供檔案資料，并做好相關(guān)記錄。3.定期對檔案進行檢查和盤點，確保檔案的安全和完整。發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況，及時采取措施進行處理，并向上級報告。4.按照檔案保管期限的規(guī)定，及時對到期