PAGE文書資料檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司文書資料檔案的管理，確保文書資料檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門形成的各類文書資料檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司文書資料檔案由綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：歸檔的文書資料應(yīng)真實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況。3.完整性原則：應(yīng)保證文書資料檔案的齊全完整，不遺漏重要文件。4.保密性原則：對涉及公司機(jī)密的文書資料檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。二、文書資料檔案的分類與編號（一）分類1.行政公文類：包括公司發(fā)布的各類通知、決定、報(bào)告、請示、批復(fù)等。2.業(yè)務(wù)合同類：公司簽訂的各類業(yè)務(wù)合同、協(xié)議等。3.人事檔案類：員工的個(gè)人檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄等。4.財(cái)務(wù)檔案類：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等財(cái)務(wù)資料。5.項(xiàng)目檔案類：公司各類項(xiàng)目的立項(xiàng)、實(shí)施、驗(yàn)收等相關(guān)資料。6.技術(shù)資料類：公司的技術(shù)研發(fā)文件、產(chǎn)品資料等。7.其他類：不屬于上述分類的其他文書資料。（二）編號1.文書資料檔案編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。2.編號格式為：[年份][類別代碼][流水號]。例如：2023XZ001，其中“2023”表示年份，“XZ”表示行政公文類，“001”表示流水號。3.各部門應(yīng)按照編號規(guī)則對本部門形成的文書資料進(jìn)行編號，并及時(shí)提交給綜合管理部門備案。三、文書資料檔案的收集與整理（一）收集1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文書資料的收集工作，確保各類文件及時(shí)、完整地收集。2.文書資料形成后，承辦人應(yīng)及時(shí)將原件或復(fù)印件提交給本部門檔案管理人員進(jìn)行初步整理。3.對于外來文件，如上級部門文件、合作單位文件等，由綜合管理部門統(tǒng)一收集后，分發(fā)給相關(guān)部門進(jìn)行處理，并及時(shí)收回歸檔。（二）整理1.檔案管理人員應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)對收集到的文書資料進(jìn)行分類整理。2.對每份文書資料應(yīng)進(jìn)行編號、編目，填寫檔案盒封面、盒脊和備考表等。3.文書資料應(yīng)保持整潔、完好，破損或褪色的文件應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.整理過程中，應(yīng)剔除重復(fù)、無效的文件，確保檔案資料的精煉。四、文書資料檔案的歸檔（一）歸檔時(shí)間1.一般文書資料應(yīng)在次年上半年完成歸檔。2.重要項(xiàng)目檔案應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束后三個(gè)月內(nèi)完成歸檔。3.人事檔案應(yīng)及時(shí)歸檔，員工離職后一個(gè)月內(nèi)完成整理歸檔。（二）歸檔流程1.各部門檔案管理人員將整理好的文書資料檔案移交至綜合管理部門檔案庫。2.綜合管理部門檔案管理人員對移交的檔案進(jìn)行核對、驗(yàn)收，無誤后辦理交接手續(xù)。3.檔案管理人員按照編號順序?qū)n案裝入檔案盒，上架存放，并建立檔案目錄索引。五、文書資料檔案的保管（一）保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案庫應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的安全。2.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲在安全的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)。3.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫，確需查閱檔案的，應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù)。4.檔案管理人員應(yīng)做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，防止檔案受損。六、文書資料檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員查閱文書資料檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到綜合管理部門檔案庫查閱。2.查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、損壞檔案。3.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱1.因工作需要借閱文書資料檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和綜合管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。4.返回檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如有損壞或丟失，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。七、文書資料檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.綜合管理部門應(yīng)定期對文書資料檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)人員和部門負(fù)責(zé)人組成鑒定小組進(jìn)行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的重要性、時(shí)效性、完整性等因素，對檔案進(jìn)行全面評估，確定保管期限。（二）銷毀1.對已到保管期限且無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，經(jīng)鑒定小組審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，予以銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.檔案銷毀過程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在《