PAGE企業(yè)管理檔案統(tǒng)計(jì)制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)企業(yè)管理檔案的統(tǒng)計(jì)工作，全面、準(zhǔn)確、及時(shí)地掌握企業(yè)管理檔案的數(shù)量、狀況及利用情況，為企業(yè)管理決策提供科學(xué)依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及所屬單位管理檔案的統(tǒng)計(jì)工作。（三）基本原則1.真實(shí)性原則統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)必須如實(shí)反映企業(yè)管理檔案的實(shí)際情況，不得虛報(bào)、瞞報(bào)、漏報(bào)。2.準(zhǔn)確性原則統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，確保數(shù)據(jù)的質(zhì)量，避免因數(shù)據(jù)錯(cuò)誤導(dǎo)致決策失誤。3.及時(shí)性原則按照規(guī)定的時(shí)間和要求及時(shí)報(bào)送統(tǒng)計(jì)資料，不得延誤。4.保密性原則對(duì)統(tǒng)計(jì)工作中涉及的企業(yè)機(jī)密信息予以嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、管理檔案統(tǒng)計(jì)的內(nèi)容（一）檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)1.分類統(tǒng)計(jì)各類管理檔案的數(shù)量，如行政檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。2.統(tǒng)計(jì)不同年度形成的管理檔案數(shù)量。（二）檔案質(zhì)量統(tǒng)計(jì)1.對(duì)檔案的完整性進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，包括文件材料是否齊全、完整。2.對(duì)檔案的準(zhǔn)確性進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，檢查文件內(nèi)容是否準(zhǔn)確無(wú)誤。3.對(duì)檔案的規(guī)范性進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，如格式、字體、裝訂等是否符合要求。（三）檔案利用情況統(tǒng)計(jì)1.統(tǒng)計(jì)檔案查閱、借閱的人次、次數(shù)。2.分析檔案利用的主要目的和用途。3.統(tǒng)計(jì)檔案復(fù)制、摘錄的數(shù)量。三、統(tǒng)計(jì)工作的組織與分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定管理檔案統(tǒng)計(jì)工作的具體實(shí)施方案。2.組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)各部門的統(tǒng)計(jì)工作。3.負(fù)責(zé)收集、匯總、整理和分析管理檔案統(tǒng)計(jì)資料。4.建立健全管理檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬和數(shù)據(jù)庫(kù)。5.定期向上級(jí)主管部門和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)送統(tǒng)計(jì)報(bào)表。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門管理檔案統(tǒng)計(jì)資料的收集、整理和報(bào)送工作。2.確定一名統(tǒng)計(jì)員，負(fù)責(zé)本部門統(tǒng)計(jì)工作的具體實(shí)施，并確保統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的真實(shí)、準(zhǔn)確和及時(shí)。3.配合檔案管理部門做好統(tǒng)計(jì)工作的相關(guān)事宜。四、統(tǒng)計(jì)工作流程（一）數(shù)據(jù)收集1.各部門統(tǒng)計(jì)員按照規(guī)定的時(shí)間和要求，收集本部門管理檔案的相關(guān)數(shù)據(jù)。2.數(shù)據(jù)收集應(yīng)包括檔案的形成時(shí)間、內(nèi)容、數(shù)量、利用情況等信息。（二）數(shù)據(jù)整理1.各部門統(tǒng)計(jì)員對(duì)收集到的數(shù)據(jù)進(jìn)行初步整理，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.將整理好的數(shù)據(jù)報(bào)送至檔案管理部門。（三）數(shù)據(jù)匯總1.檔案管理部門對(duì)各部門報(bào)送的數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總，形成企業(yè)管理檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。2.在匯總過程中，要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)與相關(guān)部門溝通核實(shí)。（四）數(shù)據(jù)分析1.檔案管理部門對(duì)匯總后的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，撰寫統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告。2.分析內(nèi)容包括檔案數(shù)量變化趨勢(shì)、質(zhì)量狀況、利用效果等，為企業(yè)管理提供決策依據(jù)。（五）報(bào)表報(bào)送1.檔案管理部門按照規(guī)定的格式和時(shí)間，將統(tǒng)計(jì)報(bào)表報(bào)送至上級(jí)主管部門和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)。2.同時(shí)，將統(tǒng)計(jì)報(bào)表和統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告存檔備案。五、統(tǒng)計(jì)報(bào)表的種類與格式（一）種類1.企業(yè)管理檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)表2.企業(yè)管理檔案質(zhì)量統(tǒng)計(jì)表3.企業(yè)管理檔案利用情況統(tǒng)計(jì)表（二）格式統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)包括報(bào)表名稱、報(bào)表編號(hào)、報(bào)告期、制表單位、審核人、制表人等信息，并按照規(guī)定的欄目填寫數(shù)據(jù)。具體格式如下：|報(bào)表名稱|報(bào)表編號(hào)|報(bào)告期|制表單位|審核人|制表人|||||||||企業(yè)管理檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)表|[具體編號(hào)]|[具體時(shí)間段]|[公司名稱]|[審核人姓名]|[制表人姓名]||檔案類別|本年度新增數(shù)量|上年度累計(jì)數(shù)量|本年度累計(jì)數(shù)量|同比增長(zhǎng)/下降率||||||||行政檔案||||||人事檔案||||||財(cái)務(wù)檔案||||||業(yè)務(wù)檔案||||||報(bào)表名稱|報(bào)表編號(hào)|報(bào)告期|制表單位|審核人|制表人|||||||||企業(yè)管理檔案質(zhì)量統(tǒng)計(jì)表|[具體編號(hào)]|[具體時(shí)間段]|[公司名稱]|[審核人姓名]|[制表人姓名]||檔案類別|完整性（%）|準(zhǔn)確性（%）|規(guī)范性（%）|||||||行政檔案|||||人事檔案|||||財(cái)務(wù)檔案|||||業(yè)務(wù)檔案|||||報(bào)表名稱|報(bào)表編號(hào)|報(bào)告期|制表單位|審核人|制表人|||||||||企業(yè)管理檔案利用情況統(tǒng)計(jì)表|[具體編號(hào)]|[具體時(shí)間段]|[公司名稱]|[審核人姓名]|[制表人姓名]||利用方式|查閱人次|查閱次數(shù)|借閱人次|借閱次數(shù)|復(fù)制數(shù)量|摘錄數(shù)量||||||||||內(nèi)部查閱||||||||外部查閱||||||||內(nèi)部借閱||||||||外部借閱|||||||六、統(tǒng)計(jì)資料的管理與歸檔（一）統(tǒng)計(jì)資料的管理1.檔案管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理統(tǒng)計(jì)資料，建立統(tǒng)計(jì)資料管理制度。2.統(tǒng)計(jì)資料應(yīng)妥善保管，防止丟失、損壞和泄露。3.統(tǒng)計(jì)資料的存儲(chǔ)應(yīng)采用電子和紙質(zhì)兩種形式，確保數(shù)據(jù)的安全性和可追溯性。（二）統(tǒng)計(jì)資料的歸檔1.統(tǒng)計(jì)報(bào)表和統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告應(yīng)按照年度進(jìn)行歸檔，建立專門的檔案卷宗。2.歸檔內(nèi)容應(yīng)包括報(bào)表原件、數(shù)據(jù)匯總表、分析報(bào)告等相關(guān)資料。3.檔案卷宗應(yīng)注明檔案名稱、歸檔年度、保管期限等信息，并按照檔案管理的要求進(jìn)行分類存放。七、統(tǒng)計(jì)工作的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門公司內(nèi)部審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)管理檔案統(tǒng)計(jì)工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.統(tǒng)計(jì)工作制度的執(zhí)行情況。2.統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和及時(shí)性。3.統(tǒng)計(jì)報(bào)表的報(bào)送情況。4.統(tǒng)計(jì)資料的管理與歸檔情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：每年定期對(duì)統(tǒng)計(jì)工作進(jìn)行全面檢查。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，不定期對(duì)部分部門的統(tǒng)計(jì)工作進(jìn)行抽查。（四）問題處理1.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，審計(jì)部門應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知，要求相關(guān)部門限期整改