PAGE醫(yī)院檔案管理制度依據(jù)一、總則（一）目的醫(yī)院檔案是醫(yī)院在醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。建立健全醫(yī)院檔案管理制度，旨在加強(qiáng)醫(yī)院檔案的科學(xué)管理，有效保護(hù)和利用檔案，為醫(yī)院的發(fā)展提供有力支持，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于醫(yī)院各科室、部門(mén)以及全體員工在工作中形成的各類(lèi)檔案資料的管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映醫(yī)院各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，確保檔案內(nèi)容的客觀、準(zhǔn)確。2.完整性原則：全面收集醫(yī)院在各個(gè)方面形成的檔案資料，保證檔案的齊全、完整。3.保密性原則：對(duì)于涉及醫(yī)院機(jī)密、患者隱私等內(nèi)容的檔案，嚴(yán)格保密，防止信息泄露。4.規(guī)范化原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理工作的科學(xué)性和系統(tǒng)性。二、檔案管理職責(zé)（一）醫(yī)院檔案管理委員會(huì)1.成立醫(yī)院檔案管理委員會(huì)，由醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、各職能部門(mén)負(fù)責(zé)人等組成。2.負(fù)責(zé)審議醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展規(guī)劃、規(guī)章制度等重大事項(xiàng)。3.協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中存在的問(wèn)題，監(jiān)督檔案管理制度的執(zhí)行情況。（二）檔案管理部門(mén)1.醫(yī)院設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，配備專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員。2.負(fù)責(zé)制定檔案管理工作計(jì)劃和實(shí)施方案，并組織實(shí)施。3.承擔(dān)醫(yī)院各類(lèi)檔案的收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、上架、保管等具體工作。4.建立檔案信息檢索系統(tǒng)，為檔案的查詢(xún)、利用提供便利。5.對(duì)各科室、部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。（三）各科室、部門(mén)職責(zé)1.各科室、部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理和初步保管工作，并定期向醫(yī)院檔案管理部門(mén)移交。2.嚴(yán)格按照醫(yī)院檔案管理制度的要求，做好本科室、部門(mén)檔案的日常管理，確保檔案的安全和完整。3.積極配合檔案管理部門(mén)開(kāi)展檔案的整理、鑒定、銷(xiāo)毀等工作，提供必要的協(xié)助和支持。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案：包括病歷、診斷報(bào)告、檢查檢驗(yàn)結(jié)果、手術(shù)記錄、護(hù)理記錄等。2.教學(xué)檔案：教學(xué)計(jì)劃、教案、教學(xué)課件、學(xué)生實(shí)習(xí)資料等。3.科研檔案：科研項(xiàng)目申請(qǐng)書(shū)、研究報(bào)告、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、論文發(fā)表等。4.行政管理檔案：醫(yī)院文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。5.設(shè)備檔案：設(shè)備購(gòu)置合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、使用說(shuō)明書(shū)、維修記錄等。6.基建檔案：醫(yī)院建設(shè)項(xiàng)目的規(guī)劃設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、竣工驗(yàn)收資料等。7.其他檔案：醫(yī)院與外部單位的往來(lái)文件、捐贈(zèng)協(xié)議、榮譽(yù)證書(shū)等。（二）收集要求1.各科室、部門(mén)應(yīng)及時(shí)將工作中形成的檔案資料收集齊全，定期移交檔案管理部門(mén)。2.對(duì)于重要的檔案資料，應(yīng)一式多份，分別保存于不同地點(diǎn)，以防丟失或損壞。3.收集的檔案資料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造或銷(xiāo)毀。（三）整理方法1.分類(lèi)：按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行分類(lèi)，如醫(yī)療、教學(xué)、科研、行政等類(lèi)別。每個(gè)類(lèi)別下再根據(jù)具體情況細(xì)分若干二級(jí)類(lèi)目。2.編號(hào)：為每一份檔案編制唯一的編號(hào)，以便于管理和查詢(xún)。編號(hào)應(yīng)遵循一定的規(guī)則，體現(xiàn)檔案的類(lèi)別、年度、順序等信息。3.編目：對(duì)每份檔案編制目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容，確保目錄清晰、準(zhǔn)確。4.裝訂：對(duì)于紙張較多的檔案，應(yīng)進(jìn)行裝訂，使其整齊、牢固，便于保管和查閱。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.醫(yī)院應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲(chóng)藥品、吸塵器等。2.定期對(duì)保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。（三）檔案存放1.按照檔案的類(lèi)別、年度、保管期限等進(jìn)行分類(lèi)存放，便于查找和管理。2.對(duì)于電子檔案，應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（四）檔案清查1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量與賬目相符。2.在清查過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。五、檔案的利用（一）利用范圍1.醫(yī)院內(nèi)部員工因工作需要查閱、借閱檔案。2.外部單位因合法事由查閱醫(yī)院檔案，需按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.涉及醫(yī)院歷史研究、文化傳承等特殊情況的檔案利用。（二）利用手續(xù)1.醫(yī)院內(nèi)部員工查閱、借閱檔案，需填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》或《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明查閱或借閱的檔案名稱(chēng)、目的、期限等信息，經(jīng)所在科室、部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)辦理手續(xù)。2.外部單位查閱醫(yī)院檔案，需出具單位介紹信、查閱人有效身份證件等相關(guān)證明材料，經(jīng)醫(yī)院檔案管理委員會(huì)批準(zhǔn)后，方可查閱。如需借閱，還需簽訂保密協(xié)議，并按照規(guī)定繳納一定的押金。3.查閱、借閱檔案應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出醫(yī)院或轉(zhuǎn)借他人。（三）利用登記1.檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)每一次檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用時(shí)間、利用人姓名、單位、查閱或借閱檔案名稱(chēng)、目的、期限等信息。2.利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢(xún)和統(tǒng)計(jì)分析。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，準(zhǔn)確判定檔案的保存價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)專(zhuān)家、檔案管理人員等組成。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等進(jìn)行綜合分析，判斷其是否具有保存價(jià)值。2.參考國(guó)家檔案局制定的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確定檔案的保管期限。（四）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，報(bào)醫(yī)院檔案管理委員會(huì)審批。2.檔案管理部門(mén)按照審批意見(jiàn)，對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行造冊(cè)登記，注明檔案名稱(chēng)、數(shù)量、銷(xiāo)毀原因等信息。3.銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保檔案銷(xiāo)毀徹底，防止檔案信息泄露。4.銷(xiāo)毀完畢后，監(jiān)銷(xiāo)人應(yīng)在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字，并將銷(xiāo)毀清冊(cè)歸檔保存。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立醫(yī)院檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用等功能。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，促進(jìn)檔案信息資源的共享和開(kāi)發(fā)利用。（二）信息化管理措施1.配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備等硬件設(shè)施，滿(mǎn)足檔案信息化管理的需求。2.選用適合醫(yī)院檔案管理的信息化管理軟件，確保軟件功能滿(mǎn)足檔案管理工作的各項(xiàng)要求。3.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行信息化技能培訓(xùn)，使其熟練掌握檔案信息管理系統(tǒng)的操作和維護(hù)。4.按照檔案數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。（三）數(shù)據(jù)安全與保密1.建立健全檔案信息化管理的數(shù)據(jù)安全保障體系，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、訪(fǎng)問(wèn)控制等措施，防止數(shù)據(jù)丟失、泄露和被篡改。2.加強(qiáng)對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，定期進(jìn)行安全檢查和漏洞修復(fù)，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和惡意軟件入侵。3