PAGE檔案管理制度術(shù)語(yǔ)一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的有效利用，特制定本檔案管理制度術(shù)語(yǔ)規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門(mén)及全體員工在檔案形成、整理、保管、利用等過(guò)程中涉及的術(shù)語(yǔ)使用。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況。2.完整性原則：確保檔案內(nèi)容完整，涵蓋公司/組織運(yùn)營(yíng)的各個(gè)方面。3.系統(tǒng)性原則：對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)、編號(hào)和排列，保持其內(nèi)在聯(lián)系。4.安全性原則：采取有效措施保障檔案的實(shí)體安全和信息安全。二、術(shù)語(yǔ)定義（一）檔案公司/組織在各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，包括紙質(zhì)、電子、聲像等載體。（二）檔案管理對(duì)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等工作進(jìn)行全面規(guī)劃、組織、協(xié)調(diào)和控制的過(guò)程。（三）歸檔將辦理完畢且具有保存價(jià)值的文件材料按照規(guī)定的程序和要求移交檔案部門(mén)集中保存的過(guò)程。（四）立卷將相互關(guān)聯(lián)、具有共同特征和保存價(jià)值的文件材料組合成案卷的過(guò)程。（五）案卷由一組具有有機(jī)聯(lián)系的文件材料組成的檔案保管單位。（六）全宗一個(gè)獨(dú)立的公司/組織、機(jī)關(guān)或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的全部檔案的總和。（七）檔號(hào)以字符形式賦予檔案實(shí)體的用以固定和反映其排列順序的一組代碼。（八）保管期限根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值確定的檔案保存時(shí)間長(zhǎng)度，分為永久、長(zhǎng)期、短期。（九）密級(jí)根據(jù)檔案內(nèi)容涉及的機(jī)密程度劃分的等級(jí)，分為絕密、機(jī)密、秘密。（十）檔案檢索從檔案庫(kù)中查找所需檔案信息的過(guò)程，包括手工檢索和計(jì)算機(jī)檢索。（十一）檔案利用通過(guò)各種方式和途徑，使檔案為公司/組織各項(xiàng)工作服務(wù)的活動(dòng)。（十二）檔案鑒定對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行甄別和判定，確定其保管期限和密級(jí)的過(guò)程。（十三）檔案統(tǒng)計(jì)對(duì)檔案的數(shù)量、狀況、利用情況等進(jìn)行數(shù)據(jù)收集、整理、分析和報(bào)告的活動(dòng)。（十四）檔案銷(xiāo)毀對(duì)失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行登記、審批后予以銷(xiāo)毀的過(guò)程。（十五）電子檔案以數(shù)字代碼形式記錄于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴(lài)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。（十六）紙質(zhì)檔案以紙張為載體，用文字、圖表、符號(hào)等記錄信息的檔案。（十七）聲像檔案以聲音、圖像等形式記錄公司/組織活動(dòng)的檔案，包括照片、錄音帶、錄像帶等。三、檔案管理流程術(shù)語(yǔ)（一）收集1.主動(dòng)收集：檔案部門(mén)定期向各部門(mén)收集應(yīng)歸檔的文件材料。2.被動(dòng)收集：各部門(mén)或員工在辦理完畢相關(guān)業(yè)務(wù)后，主動(dòng)將文件材料移交檔案部門(mén)。（二）整理1.分類(lèi)：按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容、形式等特征進(jìn)行分類(lèi)。2.編號(hào)：為每個(gè)案卷或檔案實(shí)體賦予唯一的編號(hào)。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。（三）保管1.庫(kù)房管理：確保檔案庫(kù)房的溫濕度、防火、防盜、防蟲(chóng)、防潮等條件符合要求。2.裝具選擇：根據(jù)檔案的特點(diǎn)選擇合適的檔案裝具，如檔案柜、檔案盒等。（四）鑒定1.定期鑒定：每隔一定時(shí)間對(duì)檔案進(jìn)行全面鑒定。2.專(zhuān)項(xiàng)鑒定：針對(duì)特定時(shí)期或特定類(lèi)型的檔案進(jìn)行專(zhuān)門(mén)鑒定。（五）統(tǒng)計(jì)1.日常統(tǒng)計(jì)：對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、借閱等情況進(jìn)行實(shí)時(shí)記錄。2.定期統(tǒng)計(jì)：定期對(duì)檔案的數(shù)量、保管期限、利用情況等進(jìn)行匯總分析。（六）利用1.借閱：?jiǎn)T工因工作需要，按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)后借閱檔案。2.查閱：在檔案部門(mén)指定地點(diǎn)查閱檔案。3.復(fù)制：根據(jù)需要對(duì)檔案進(jìn)行復(fù)制，但需經(jīng)過(guò)審批。（七）銷(xiāo)毀1.提出申請(qǐng)：檔案部門(mén)定期提出檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)。2.審批：經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.監(jiān)銷(xiāo)：銷(xiāo)毀過(guò)程中需有專(zhuān)人監(jiān)銷(xiāo)，確保銷(xiāo)毀徹底。四、檔案分類(lèi)術(shù)語(yǔ)（一）行政類(lèi)檔案1.公司/組織文件：包括公司章程、決議、決定、通知、報(bào)告等。2.行政管理文件：如人事任免、考勤管理、財(cái)務(wù)管理等方面的文件。（二）業(yè)務(wù)類(lèi)檔案1.市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)檔案：市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、銷(xiāo)售合同、客戶(hù)資料等。2.生產(chǎn)管理檔案：生產(chǎn)計(jì)劃、工藝流程、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等。3.技術(shù)研發(fā)檔案：科研項(xiàng)目資料、技術(shù)方案、專(zhuān)利文件等。（三）財(cái)務(wù)類(lèi)檔案1.會(huì)計(jì)憑證：記賬憑證、原始憑證等。2.會(huì)計(jì)賬簿：總賬、明細(xì)賬、日記賬等。3.財(cái)務(wù)報(bào)表：資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表等。（四）人事類(lèi)檔案1.員工檔案：個(gè)人基本信息、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)記錄、考核評(píng)價(jià)等。2.人事任免文件：關(guān)于員工職務(wù)晉升、調(diào)動(dòng)、離職等的文件。（五）基建類(lèi)檔案1.工程項(xiàng)目文件：項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙等。2.工程建設(shè)過(guò)程文件：施工記錄、質(zhì)量驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工程變更文件等。五、檔案保管期限術(shù)語(yǔ)（一）永久保管1.重要決策文件：涉及公司/組織重大戰(zhàn)略、方針政策的文件。2.財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告：年度財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等。3.人事任免文件：重要崗位人員任免文件。（二）長(zhǎng)期保管1.業(yè)務(wù)合同：有效期較長(zhǎng)的業(yè)務(wù)合同。2.項(xiàng)目資料：重要科研項(xiàng)目、工程項(xiàng)目的資料。3.員工考核記錄：?jiǎn)T工多年的考核評(píng)價(jià)記錄。（三）短期保管1.一般性通知：日常工作中的一般性通知。2.臨時(shí)性報(bào)表：臨時(shí)性的統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。六、檔案密級(jí)術(shù)語(yǔ)（一）絕密1.核心商業(yè)機(jī)密：涉及公司/組織核心技術(shù)、商業(yè)策略、客戶(hù)信息等，一旦泄露將對(duì)公司/組織造成重大損失。2.重要戰(zhàn)略規(guī)劃：未公開(kāi)的公司/組織未來(lái)發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃。（二）機(jī)密1.關(guān)鍵業(yè)務(wù)信息：如重要業(yè)務(wù)流程、市場(chǎng)份額數(shù)據(jù)等。2.內(nèi)部財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)：涉及公司/組織財(cái)務(wù)狀況的敏感數(shù)據(jù)。（三）秘密1.一般性業(yè)務(wù)資料：普通業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的有一定保密性的資料。2.員工個(gè)人隱私信息：在一定范圍內(nèi)需要保密的員工個(gè)人隱私信息。七、檔案利用術(shù)語(yǔ)（一）借閱申請(qǐng)員工填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等。（二）審批流程1.部門(mén)負(fù)責(zé)人審批：借閱申請(qǐng)表先由員工所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字。2.檔案部門(mén)審批：檔案部門(mén)對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，確保符合規(guī)定。3.領(lǐng)導(dǎo)審批：重要檔案的借閱需經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）借閱期限根據(jù)檔案的性質(zhì)和利用需求確定借閱期限，一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日。（四）歸還手續(xù)借閱人在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還檔案，檔案部門(mén)進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤后辦理歸還手續(xù)。