PAGE推動檔案工作制度創(chuàng)新一、總則（一）目的為了加強本公司/組織檔案工作的規(guī)范化、科學(xué)化管理，提高檔案利用效率，充分發(fā)揮檔案在公司/組織發(fā)展中的作用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本檔案工作制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，依法開展檔案工作。3.服務(wù)利用原則：以服務(wù)公司/組織各項工作為宗旨，積極開發(fā)利用檔案信息資源，為公司/組織決策、生產(chǎn)經(jīng)營、科研創(chuàng)新等提供有力支持。4.安全保密原則：加強檔案安全管理，確保檔案實體和信息安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)公司/組織檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善本公司/組織檔案工作制度、標(biāo)準(zhǔn)和流程。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管、統(tǒng)計和鑒定公司/組織各類檔案，確保檔案的完整與安全。3.開展檔案信息化建設(shè)，建立和維護(hù)檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲和檢索利用。4.負(fù)責(zé)檔案的開發(fā)利用工作，編制檔案檢索工具和參考資料，為公司/組織各部門提供檔案信息服務(wù)。5.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司/組織員工的檔案意識和業(yè)務(wù)水平。6.對公司/組織各部門檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，指導(dǎo)各部門做好檔案的收集、整理、保管和利用工作。（二）各部門兼職檔案員各部門指定一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的日常管理。其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)收集、整理本部門在工作活動中形成的各類文件材料，確保文件材料的齊全、完整。2.按照檔案管理部門的要求，對本部門文件材料進(jìn)行分類、編號、裝訂等初步整理工作，并定期移交至檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案的查閱、借閱等利用工作，及時歸還檔案，并做好相關(guān)記錄。4.負(fù)責(zé)本部門檔案的日常保管和安全保密工作，發(fā)現(xiàn)問題及時向檔案管理部門報告。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類根據(jù)公司/組織的職能和業(yè)務(wù)范圍，將檔案分為以下幾大類：1.行政管理類：包括公司/組織設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，股東會、董事會、監(jiān)事會會議文件，行政辦公文件，人事管理文件，財務(wù)管理文件，審計文件，法務(wù)文件等。2.業(yè)務(wù)經(jīng)營類：涵蓋市場營銷文件，生產(chǎn)管理文件，質(zhì)量管理文件，采購與供應(yīng)鏈管理文件，銷售與客戶服務(wù)文件，項目管理文件等。3.科研技術(shù)類：涉及科研項目立項、研究、驗收等文件，技術(shù)研發(fā)文件，知識產(chǎn)權(quán)文件，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范文件等。4.基本建設(shè)類：包含基本建設(shè)項目規(guī)劃、設(shè)計、施工、竣工驗收等文件，工程圖紙，工程預(yù)決算文件等。5.設(shè)備儀器類：有關(guān)設(shè)備儀器購置、安裝、調(diào)試、維護(hù)、報廢等文件，設(shè)備儀器檔案資料等。6.會計檔案類：按照國家會計檔案管理規(guī)定，包括會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料。7.聲像檔案類：如照片、錄音、錄像等反映公司/組織重要活動、事件和人物的聲像資料。8.電子檔案類：以電子數(shù)據(jù)形式存在的各類文件，包括辦公自動化系統(tǒng)生成的文件、業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份等。（二）檔案編號為便于檔案的管理和檢索，對每類檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號。編號采用層次分類編碼法，具體規(guī)則如下：1.一級代碼：用大寫字母表示檔案類別，如“A”代表行政管理類，“B”代表業(yè)務(wù)經(jīng)營類，以此類推。2.二級代碼：用兩位數(shù)字表示該類別下的一級類目，如“A01”表示公司設(shè)立文件，“A02”表示股東會會議文件等。3.三級代碼：用三位數(shù)字表示該一級類目下的二級類目，如“A01001”表示公司設(shè)立申請書，“A01002”表示公司設(shè)立批復(fù)文件等。4.四級代碼：對于有順序號要求的檔案，用四位數(shù)字表示其順序號，如“A010010001”表示第一份公司設(shè)立申請書。電子檔案編號在紙質(zhì)檔案編號基礎(chǔ)上，增加“E”標(biāo)識，如“EA010010001”表示第一份公司設(shè)立申請書的電子檔案。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍各部門應(yīng)按照檔案管理部門的要求，及時收集本部門在工作活動中形成的具有保存價值的文件材料，包括但不限于以下內(nèi)容：1.上級機關(guān)發(fā)來的與本公司/組織有關(guān)聯(lián)的文件、指示、通知等。2.本公司/組織制發(fā)的各類文件、報告、決議、決定、合同、協(xié)議、章程、規(guī)章制度等。3.本公司/組織召開的各種會議的文件材料，包括會議通知、議程、報告、決議、記錄等。4.本公司/組織的工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表、財務(wù)報表等。5.本公司/組織在科研、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動中形成的技術(shù)文件、圖紙、數(shù)據(jù)、記錄等。6.本公司/組織的人事檔案材料，包括員工入職、離職、晉升、獎懲等相關(guān)文件。7.本公司/組織的基本建設(shè)項目文件材料，包括項目可行性研究報告、設(shè)計文件、施工圖紙、竣工驗收報告等。8.本公司/組織的設(shè)備儀器檔案材料，包括設(shè)備儀器購置合同、說明書、操作手冊、維修記錄等。9.本公司/組織的聲像檔案材料，如重要活動照片、錄像、錄音等。10.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)定期對本部門文件材料進(jìn)行收集整理，確保文件材料的齊全、完整。2.對于重要文件材料，應(yīng)及時收集并移交檔案管理部門，不得積壓或擅自銷毀。3.收集的文件材料應(yīng)保持原始記錄，不得隨意涂改、偽造或損毀。4.對電子文件的收集，應(yīng)確保其內(nèi)容的真實性、完整性和可讀性，按照規(guī)定格式和存儲要求進(jìn)行保存。（三）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。具體整理要求如下：1.分類整理：按照檔案分類方案，對收集到的文件材料進(jìn)行分類。2.裝訂編目：對紙質(zhì)文件材料進(jìn)行裝訂，去除金屬物，編寫頁號，并按照檔案編號規(guī)則進(jìn)行編號、編目。編目內(nèi)容包括檔號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等。3.數(shù)字化處理：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，并按照電子檔案管理要求進(jìn)行存儲和管理。電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案保持一致，確保其真實性、完整性和可讀性。4.編研加工：對重要檔案進(jìn)行編研加工，編制檔案檢索工具、參考資料和專題匯編等，為檔案利用提供便利。五、檔案的保管（一）保管場所檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度控制設(shè)備、防火防盜設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)備等，確保檔案的安全保管。檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，排列有序，并建立檔案存放索引，便于查找。2.電子檔案應(yīng)按照存儲介質(zhì)和存儲位置進(jìn)行分類管理，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，確保電子檔案的存儲安全和檢索利用。3.聲像檔案應(yīng)按照載體形式進(jìn)行分類保管，如照片應(yīng)沖洗或打印成照片冊，并注明拍攝時間、地點、人物等信息；錄音、錄像應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化存儲，并建立相應(yīng)的目錄索引。（三）保管期限根據(jù)檔案的重要程度和保存價值，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期和短期三種：1.永久保管的檔案：凡是反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對公司/組織發(fā)展有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。如公司/組織的設(shè)立、變更、注銷文件，公司章程，重要會議記錄，重大決策文件，財務(wù)審計報告，知識產(chǎn)權(quán)文件等。2.長期保管的檔案：凡是反映公司/組織一般工作活動，在一定時間內(nèi)對公司/組織有查考利用價值的檔案，列為長期保管。保管期限一般為16年至50年。如公司/組織的年度工作計劃、總結(jié)，一般性會議文件，業(yè)務(wù)合同，人事檔案等。3.短期保管的檔案：凡是反映公司/組織臨時性工作活動，在較短時間內(nèi)對公司/組織有參考價值的檔案，列為短期保管。保管期限一般為15年以下。如公司/組織的臨時性通知、便函，一般性報表等。（四）檔案鑒定檔案管理部門應(yīng)定期對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案專業(yè)人員參加。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，對檔案進(jìn)行全面審查，提出存毀意見。對確無保存價值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀清冊，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，予以銷毀。檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。六、檔案的利用（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、保密的原則，在確保檔案安全和保密的前提下，為公司/組織各項工作提供有效服務(wù)。（二）利用范圍公司/組織內(nèi)部員工因工作需要，可以查閱、借閱本部門及相關(guān)部門的檔案。外部單位因工作需要查閱公司/組織檔案的，須經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（三）利用方式1.查閱：員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、檔號、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。查閱檔案時，應(yīng)在檔案查閱室進(jìn)行，不得將檔案帶出查閱室。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定收取復(fù)印費用。2.借閱：員工因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案名稱、檔號、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱檔案時，應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、偽造、損毀檔案。借閱期滿后，應(yīng)及時歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（四）利用登記檔案管理部門應(yīng)對檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用時間、利用人、利用檔案名稱、檔號、查閱內(nèi)容、借閱期限等信息。利用登記應(yīng)定期進(jìn)行整理和統(tǒng)計，以便掌握檔案利用動態(tài)，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)建立覆蓋公司/組織各部門的檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索利用、在線審批、遠(yuǎn)程查詢等功能，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）系統(tǒng)功能1.檔案錄入：實現(xiàn)檔案的電子化錄入，包括檔案的基本信息、文件內(nèi)容、掃描圖像等，確保檔案信息的準(zhǔn)確、完整。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，如按檔號、題名、日期、責(zé)任者等進(jìn)行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。３.在線審批：實現(xiàn)檔案查閱、借閱等利用申請的在線審批功能，提高審批效率，規(guī)范審批流程。4.權(quán)限管理：設(shè)置不同用戶的訪問權(quán)限，確保檔案信息的安全保密。5.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)：定期對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全，在數(shù)據(jù)出現(xiàn)故障時能夠及時恢復(fù)。6.統(tǒng)計分析：對檔案利用情況、檔案數(shù)量、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（三）數(shù)據(jù)安全管理1.建立檔案信息安全管理制度，明確信息安全責(zé)任，加強對檔案信息系統(tǒng)的安全防護(hù)。2.采用安全可靠的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和軟件系統(tǒng)，設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全防護(hù)措施，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。3.對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密存儲和傳輸，確保數(shù)據(jù)在存儲和傳輸過程中的安全性。4.定期對檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。5.加強對檔案管理人員的安全培訓(xùn)，提高安全意識和操作技能，防止因人員失誤導(dǎo)致信息安全事故。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責(zé)檔案管理部門負(fù)責(zé)對公司/組織各部門檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案工作制度的有效執(zhí)行。各部門兼職檔案員負(fù)責(zé)對本部門檔案工作進(jìn)行日常自查，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案工作制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的工作流程是否規(guī)范。2.檔案材料的完整性和準(zhǔn)確性，是否存在應(yīng)收集而未收集、應(yīng)整理而未整理、應(yīng)保管而未妥善保管等問題。3.檔案保管場所和設(shè)備的安全情況，是否存在火災(zāi)、水災(zāi)、蟲災(zāi)、鼠災(zāi)等安全隱患。4.檔案利用情況，是否按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)，是否存在擅自涂改、偽造、損毀檔案等行為。5.檔案信息化建設(shè)情況，檔案信息系統(tǒng)是否正常運行，數(shù)據(jù)是否安全可靠。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：檔案管理部門每年至少組織一次全面的檔案工作檢查，對各部門檔案工作進(jìn)行實地檢查和評估。2.不定期抽查：檔案管理部門根據(jù)工作需要，不定期對各部門檔案工作進(jìn)行抽查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。3.專項檢查：針對檔案工作中的重點問題或薄弱環(huán)節(jié)，開展專項檢查，如檔案數(shù)字化工作專項檢查、檔案安全保