PAGE檔案局查閱室制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)檔案局查閱室的管理，規(guī)范檔案查閱行為，保障檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于檔案局查閱室的檔案查閱工作，包括對(duì)各類(lèi)檔案資料的查閱、借閱、咨詢等活動(dòng)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案查閱工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：切實(shí)保障檔案的安全，防止檔案信息泄露，維護(hù)國(guó)家和單位的利益。3.服務(wù)利用原則：以方便利用者為出發(fā)點(diǎn)，提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值。二、查閱室職責(zé)（一）檔案整理與保管1.負(fù)責(zé)對(duì)各類(lèi)檔案進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)、編號(hào)、編目和整理，確保檔案排列有序，便于查找。2.做好檔案的安全保管工作，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，如檔案柜、防火防盜防潮防蟲(chóng)等裝置，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的實(shí)體安全。（二）查閱服務(wù)提供1.為利用者提供檔案查閱場(chǎng)所，配備必要的桌椅、電腦等設(shè)備，方便利用者查閱檔案。2.安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)接待利用者，解答利用者的咨詢，協(xié)助利用者查閱檔案，提供必要的技術(shù)支持。（三）查閱登記與統(tǒng)計(jì)1.對(duì)每一次檔案查閱活動(dòng)進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄利用者姓名、單位、查閱時(shí)間、查閱檔案名稱(chēng)及內(nèi)容等信息，確保查閱信息準(zhǔn)確完整。2.定期對(duì)檔案查閱情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，掌握檔案利用動(dòng)態(tài)，為檔案管理工作提供數(shù)據(jù)支持。（四）檔案保護(hù)與監(jiān)督1.監(jiān)督利用者在查閱室內(nèi)的行為，提醒利用者遵守查閱室的各項(xiàng)規(guī)定，愛(ài)護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、批注等。2.對(duì)查閱過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的檔案損壞、丟失等情況及時(shí)進(jìn)行處理，并向上級(jí)報(bào)告。三、查閱室工作人員行為規(guī)范（一）職業(yè)道德1.熱愛(ài)檔案事業(yè)，具有高度的責(zé)任心和敬業(yè)精神，嚴(yán)格遵守檔案工作紀(jì)律。2.樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，熱情接待利用者，耐心解答問(wèn)題，為利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。（二）業(yè)務(wù)能力1.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)，掌握檔案查閱的流程和方法，能夠熟練操作檔案管理系統(tǒng)。2.不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)、新技能，提高自身業(yè)務(wù)水平，適應(yīng)檔案工作發(fā)展的需要。（三）工作紀(jì)律1.嚴(yán)格遵守工作時(shí)間，不得遲到、早退、曠工，有事請(qǐng)假并安排好工作交接。2.工作期間不得擅自離崗、串崗，不得在查閱室內(nèi)從事與工作無(wú)關(guān)的事情。3.保守檔案機(jī)密，不得泄露檔案內(nèi)容和利用者信息。（四）文明服務(wù)1.著裝整齊，舉止端莊，語(yǔ)言文明，態(tài)度和藹，為利用者營(yíng)造良好的查閱環(huán)境。2.積極主動(dòng)為利用者提供幫助，不得推諉、刁難利用者。四、檔案查閱程序（一）查閱申請(qǐng)1.利用者需填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明查閱目的（如學(xué)術(shù)研究、工作參考、解決糾紛等）、查閱檔案的范圍和內(nèi)容要求等。2.申請(qǐng)表應(yīng)由利用者本人簽字，并加蓋所在單位公章（個(gè)人查閱的需提供有效身份證件）。（二）申請(qǐng)審核1.查閱室工作人員收到申請(qǐng)表后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括利用者身份的真實(shí)性、查閱目的的合理性、查閱范圍的合規(guī)性等。2.對(duì)于符合規(guī)定的申請(qǐng)，予以批準(zhǔn)；對(duì)于不符合規(guī)定的申請(qǐng)，應(yīng)向利用者說(shuō)明原因，并要求其補(bǔ)充或修改申請(qǐng)材料。（三）查閱預(yù)約1.經(jīng)審核批準(zhǔn)的查閱申請(qǐng)，工作人員應(yīng)與利用者協(xié)商確定查閱時(shí)間，并進(jìn)行預(yù)約登記。2.查閱時(shí)間應(yīng)根據(jù)檔案管理的實(shí)際情況和利用者的需求合理安排，盡量滿足利用者的查閱要求。（四）查閱實(shí)施1.利用者按照預(yù)約時(shí)間到達(dá)查閱室，工作人員應(yīng)核對(duì)利用者身份，確認(rèn)無(wú)誤后，引導(dǎo)利用者進(jìn)入查閱室，并提供必要的查閱設(shè)備和工具。2.利用者在查閱過(guò)程中應(yīng)嚴(yán)格遵守查閱室的規(guī)定，按照工作人員的指導(dǎo)進(jìn)行操作，不得擅自更改查閱內(nèi)容和范圍。3.工作人員應(yīng)在利用者查閱期間進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，確保查閱活動(dòng)的正常進(jìn)行，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)予以糾正。（五）查閱記錄1.工作人員應(yīng)在利用者查閱結(jié)束后，及時(shí)填寫(xiě)《檔案查閱登記表》，記錄查閱時(shí)間、查閱檔案名稱(chēng)及數(shù)量、利用者對(duì)檔案的使用情況等信息。2.《檔案查閱登記表》應(yīng)一式兩份，一份由查閱室留存，一份交利用者留存。（六）查閱歸還1.利用者查閱完畢后，應(yīng)將查閱的檔案資料及時(shí)歸還工作人員，工作人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性，確認(rèn)無(wú)誤后辦理歸還手續(xù)。2.對(duì)于借閱的檔案，利用者應(yīng)按照規(guī)定的期限歸還，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。五、檔案查閱范圍與限制（一）查閱范圍1.檔案局依法收集、整理、保管的各類(lèi)檔案資料，包括文書(shū)檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、聲像檔案等。2.經(jīng)檔案局批準(zhǔn)，可供利用者查閱的其他相關(guān)檔案資料。（二）查閱限制1.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的檔案，未經(jīng)相關(guān)部門(mén)批準(zhǔn)，不得查閱。2.檔案原件原則上不得外借，確因工作需要必須外借的，應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，并限期歸還。3.對(duì)某些珍貴、易損的檔案，如需查閱，應(yīng)采取特殊的保護(hù)措施，如使用復(fù)印件或縮微件等。六、檔案查閱室安全與保密規(guī)定（一）安全管理1.查閱室內(nèi)應(yīng)配備必要的安全設(shè)施設(shè)備，如滅火器、防盜報(bào)警裝置等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。2.查閱室工作人員應(yīng)熟悉安全操作規(guī)程，掌握基本的安全知識(shí)和技能，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。3.嚴(yán)禁在查閱室內(nèi)吸煙、使用明火，不得私拉亂接電線，不得存放易燃、易爆等危險(xiǎn)物品。4.下班前，工作人員應(yīng)關(guān)閉門(mén)窗、電器設(shè)備等，確保查閱室安全。（二）保密措施1.查閱室工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容和利用者信息。2.查閱室內(nèi)應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案整理和修復(fù)區(qū)域，無(wú)關(guān)人員不得進(jìn)入。3.對(duì)涉及機(jī)密的檔案查閱活動(dòng)，應(yīng)采取單獨(dú)的查閱場(chǎng)所和保密措施，如專(zhuān)人負(fù)責(zé)、查閱過(guò)程監(jiān)控等。4.利用者在查閱檔案時(shí)，不得將檔案帶出查閱室，如需摘錄、復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。七、檔案查閱室設(shè)備與環(huán)境管理（一）設(shè)備管理1.查閱室內(nèi)應(yīng)配備必要的辦公設(shè)備和檔案查閱設(shè)備，如桌椅、電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、檔案柜等，并定期進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。2.建立設(shè)備使用登記制度，記錄設(shè)備的使用情況、維修情況等信息，對(duì)設(shè)備的使用和維護(hù)進(jìn)行規(guī)范化管理。3.對(duì)于損壞或老化的設(shè)備，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行維修或更新，確保設(shè)備滿足檔案查閱工作的需要。（二）環(huán)境管理1.查閱室內(nèi)應(yīng)保持整潔、衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，為利用者提供良好的查閱環(huán)境。2.查閱室內(nèi)應(yīng)合理布置照明、通風(fēng)等設(shè)施，確保室內(nèi)光線充足、空氣流通。3.查閱室內(nèi)應(yīng)張貼必要的規(guī)章制度和警示標(biāo)識(shí)，提醒利用者遵守相關(guān)規(guī)定。八、檔案查閱室監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案局應(yīng)建立健全檔案查閱室內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)查閱室的工作進(jìn)行檢查和評(píng)估。2.查閱室工作人員應(yīng)定期對(duì)檔案查閱情況進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。3.設(shè)立意見(jiàn)箱或舉報(bào)電話，接受利用者和社會(huì)各界的監(jiān)督，對(duì)反映的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行處理和反饋。（二）考核評(píng)價(jià)1.制定檔案查閱室工作人員考核評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，從工作態(tài)度、業(yè)務(wù)能力、服務(wù)質(zhì)量、安全保密等方面對(duì)工作人員進(jìn)行全面考核。2.考核評(píng)價(jià)結(jié)果與工作人員的績(jī)效掛鉤，作為工作人員獎(jiǎng)懲、晉升、培訓(xùn)等的重要依據(jù)。3.對(duì)檔案查閱室的工作進(jìn)行年度考核評(píng)價(jià)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)