PAGE公司檔案制度修訂背景一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，為公司各項(xiàng)工作提供有力支持，特制定本檔案制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)、子公司的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確，如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況。3.安全保密原則：加強(qiáng)檔案的安全保密工作，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，方便公司員工查閱和使用檔案。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，包括文書檔案、科技檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等。3.對檔案進(jìn)行分類、整理、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。4.建立檔案檢索系統(tǒng)，提高檔案查詢效率。5.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，定期對檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，確保檔案的安全無損。6.組織開展檔案的鑒定、銷毀工作，確保檔案的時(shí)效性和有效性。7.對公司各部門的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。（二）各部門檔案管理職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門各類檔案的收集、整理、保管和移交工作。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案管理工作的落實(shí)。3.按照公司檔案管理制度的要求，及時(shí)將本部門的檔案移交公司檔案管理部門。4.配合公司檔案管理部門做好檔案的查詢、利用等工作。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.文書檔案：包括公司各類文件、通知、報(bào)告、請示、批復(fù)等。按年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）分類。2.科技檔案：包括公司科研項(xiàng)目、工程建設(shè)項(xiàng)目等相關(guān)的技術(shù)文件、圖紙、資料等。按項(xiàng)目分類。3.財(cái)務(wù)檔案：包括公司財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、賬簿、審計(jì)報(bào)告等。按年度類別分類。4.人事檔案：包括公司員工的個(gè)人檔案、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄、考核記錄等。按員工個(gè)人編號分類。5.業(yè)務(wù)檔案：包括公司各類業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的合同、協(xié)議、訂單、客戶資料等。按業(yè)務(wù)類別分類。（二）檔案編號1.文書檔案編號：采用年度+保管期限+流水號的方式，如“2023永久001”。2.科技檔案編號：采用項(xiàng)目編號+流水號的方式，如“KJ202301001”。3.財(cái)務(wù)檔案編號：采用年度+類別+流水號的方式，如“2023CW001”。4.人事檔案編號：采用員工個(gè)人編號，如“001”。5.業(yè)務(wù)檔案編號：采用業(yè)務(wù)類別+流水號的方式，如“YW202301001”。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)按照檔案管理要求，及時(shí)收集本部門在工作活動(dòng)中形成的各類檔案。2.檔案收集應(yīng)確保齊全、完整，不得遺漏重要文件資料。3.對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲方式進(jìn)行收集，并確保其可讀性和可利用性。（二）檔案整理1.檔案管理部門對收集到的檔案進(jìn)行統(tǒng)一整理。2.文書檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行分類，去除重復(fù)文件，進(jìn)行編目、裝訂。3.科技檔案應(yīng)按照項(xiàng)目進(jìn)行整理，對圖紙、資料等進(jìn)行分類、編號、編目。4.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)按照會(huì)計(jì)年度和類別進(jìn)行整理，確保憑證、賬簿等資料的完整性。5.人事檔案應(yīng)按照員工個(gè)人進(jìn)行整理，確保個(gè)人信息的準(zhǔn)確和完整。6.業(yè)務(wù)檔案應(yīng)按照業(yè)務(wù)類別進(jìn)行整理，對合同、協(xié)議等進(jìn)行編號、編目。五、檔案的歸檔與保管（一）檔案歸檔1.各部門整理好的檔案應(yīng)及時(shí)移交公司檔案管理部門進(jìn)行歸檔。2.檔案管理部門對歸檔的檔案進(jìn)行審核，確保檔案符合歸檔要求。3.歸檔后的檔案應(yīng)按照編號順序上架存放，便于查找和管理。（二）檔案保管1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔、通風(fēng)良好。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防、防盜、防潮、防蟲等設(shè)施設(shè)備，確保檔案安全。3.定期對檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。4.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，確保電子檔案的安全性和完整性。六、檔案的利用與借閱（一）檔案利用1.公司員工因工作需要可查閱、利用公司檔案。2.查閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。3.檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定提供檔案查閱服務(wù)，確保查閱人員能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地獲取所需檔案。（二）檔案借閱1.因特殊原因需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。2.借閱檔案應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印檔案，不得在檔案上圈劃、批注等。七、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。2.鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員等組成。3.鑒定小組根據(jù)檔案的價(jià)值和歷史意義，對檔案進(jìn)行評估，確定其保管期限。（二）檔案銷毀1.對已到保管期限且無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實(shí)施。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)