PAGE公安檔案工作制度一、總則（一）目的公安檔案是公安機關(guān)在各項工作中形成的具有保存價值的歷史記錄，是維護國家政治安全、確保社會穩(wěn)定、服務(wù)公安工作和社會公眾的重要資源。為加強公安檔案工作的規(guī)范化、科學(xué)化管理，充分發(fā)揮檔案的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《機關(guān)檔案工作條例》《公安檔案管理規(guī)定》等法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公安機關(guān)實際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公安機關(guān)各部門及所屬單位的檔案工作。（三）基本原則公安檔案工作遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、集中保存、方便利用的原則。確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、使用和開發(fā)利用。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置設(shè)立專門的公安檔案管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)本公安機關(guān)的檔案管理工作。檔案管理部門應(yīng)配備與工作任務(wù)相適應(yīng)的檔案管理人員，確保檔案管理工作的順利開展。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本公安機關(guān)檔案工作規(guī)章制度并組織實施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管本公安機關(guān)各部門形成的各類檔案，確保檔案的齊全、完整。3.對檔案進行分類、編號、編目等整理工作，建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查找和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，采取必要的防護措施，確保檔案實體和信息的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。5.開展檔案的鑒定工作，按照規(guī)定定期對檔案進行鑒定，及時剔除失去保存價值的檔案，并做好銷毀工作。6.積極開發(fā)檔案信息資源，為公安工作、社會公眾提供檔案查閱、咨詢等服務(wù)，充分發(fā)揮檔案的作用。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)工作，提高本公安機關(guān)檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和各部門兼職檔案員的工作能力。8.參與本公安機關(guān)重大活動、重要案件等檔案的收集、整理和歸檔工作，確保檔案記錄的全面性和準(zhǔn)確性。（三）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、裝訂和初步立卷工作，確保檔案材料的齊全、完整、準(zhǔn)確。2.按照檔案管理部門的要求，定期將整理好的檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案的鑒定、銷毀等工作，提供相關(guān)信息和資料。4.負(fù)責(zé)本部門檔案的日常保管和利用工作，確保檔案的安全，為本部門工作提供檔案支持。5.接受檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，不斷提高檔案管理工作水平。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.公安業(yè)務(wù)工作中形成的各類文件、材料，包括案件偵查、治安管理、交通管理、出入境管理、消防管理等方面的文件、記錄、證據(jù)等。2.公安機關(guān)內(nèi)部管理工作中形成的文件、材料，如人事管理、財務(wù)管理、行政管理等方面的文件、報表、會議記錄等。3.與公安工作相關(guān)的上級文件、下級請示報告、外部單位來函等。4.公安工作中形成的聲像檔案、電子檔案等，如照片、錄音、錄像、光盤等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案材料及時、準(zhǔn)確地收集齊全。2.收集的檔案材料應(yīng)真實、完整，不得涂改、偽造，嚴(yán)禁擅自銷毀檔案材料。3.對于重要案件、重大活動等形成的檔案材料，應(yīng)實行一案一卷、一事一檔，確保檔案記錄的詳細(xì)性和連貫性。4.聲像檔案應(yīng)注明拍攝時間、地點、人物、內(nèi)容等信息，電子檔案應(yīng)確保數(shù)據(jù)的完整性和可讀性，并按照規(guī)定格式進行存儲和管理。（三）歸檔時間1.日常工作中形成的檔案材料，應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.重大案件、重大活動等形成的檔案材料，應(yīng)在案件辦結(jié)或活動結(jié)束后一個月內(nèi)完成歸檔工作。（四）歸檔程序1.各部門兼職檔案員對收集到的檔案材料進行分類整理，按照檔案管理部門規(guī)定的分類標(biāo)準(zhǔn)和編號方法進行編號、編目。2.將整理好的檔案材料裝訂成冊，編制檔案目錄，填寫檔案移交清單。3.兼職檔案員將檔案材料連同檔案目錄、移交清單一并移交至檔案管理部門，雙方辦理交接手續(xù)。四、檔案的整理與分類（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類方法公安檔案采用年度保管期限機構(gòu)（問題）分類法。1.年度分類：按照文件形成的年度進行分類，不同年度的文件分別整理。2.保管期限分類：根據(jù)檔案的保存價值，將檔案劃分為永久、長期、短期三種保管期限。永久保管：凡是反映公安工作重大事件、重要歷史資料、具有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。長期保管：在較長時間內(nèi)對公安工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為30年。短期保管：在較短時間內(nèi)對公安工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為10年。3.機構(gòu)（問題）分類：按照公安機關(guān)內(nèi)部的機構(gòu)設(shè)置或問題性質(zhì)進行分類。如刑偵、治安、交警等部門形成的檔案分別歸類，或按照文件內(nèi)容所反映的問題進行分類。（三）編號與編目1.編號：檔案編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的識別和管理。編號方法應(yīng)在全公安機關(guān)統(tǒng)一規(guī)定，一般采用“年度+保管期限+機構(gòu)（問題）代碼+順序號”的形式。2.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、檔號、頁數(shù)等內(nèi)容。檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份隨檔案存放，一份單獨裝訂成冊，作為檔案檢索工具。五、檔案的保管與保護（一）保管場所檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。庫房應(yīng)配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲藥品等，確保檔案的安全保管。（二）檔案存放1.檔案應(yīng)按照分類編號順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.不同保管期限、不同類型的檔案應(yīng)分開存放，以便于管理和鑒定。3.聲像檔案、電子檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如存儲在專門的存儲設(shè)備中，定期進行檢查和維護，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（三）檔案保護措施1.定期對檔案進行檢查，查看檔案是否有損壞、褪色、霉變等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施進行處理。2.做好檔案的防潮、防蟲工作，根據(jù)庫房溫濕度情況，適時調(diào)節(jié)溫濕度，投放防蟲藥品。3.對電子檔案應(yīng)定期進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并分別存放，防止因存儲介質(zhì)損壞導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。4.加強檔案庫房的安全管理，設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進入庫房，確保檔案實體和信息的安全。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進行定期鑒定，確定檔案的存毀。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限規(guī)定，結(jié)合公安工作實際，對檔案進行鑒定。2.對已過保管期限的檔案，審查其是否仍具有查考利用價值，如涉及重要歷史事件、重大案件線索等仍需保留的檔案，應(yīng)延長保管期限。3.對內(nèi)容重復(fù)、無保存價值的文件，或已被新的文件替代、失去利用價值的檔案，可予以銷毀。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期清理庫存檔案，編制檔案鑒定清冊，列出擬鑒定的檔案清單。2.鑒定小組對檔案鑒定清冊進行審查，逐卷（件）分析檔案的價值，提出存毀意見。3.對鑒定小組提出的存毀意見進行集體研究，形成鑒定結(jié)論。4.對確定銷毀的檔案，編制銷毀清冊，經(jīng)公安機關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后進行銷毀。（四）銷毀方法1.檔案銷毀應(yīng)采用安全、可靠的方式進行，一般采用焚燒或粉碎等方法，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認(rèn)，確保銷毀工作的真實性和徹底性。七、檔案的利用與服務(wù)（一）利用范圍公安檔案的利用主要包括為公安機關(guān)內(nèi)部工作提供查考依據(jù)，為司法機關(guān)、行政機關(guān)等外部單位提供證據(jù)材料，以及為社會公眾提供信息咨詢服務(wù)等。（二）利用手續(xù)1.公安機關(guān)內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。查閱涉密檔案，應(yīng)按照保密規(guī)定辦理審批手續(xù)。2.外部單位查閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，注明查閱目的、內(nèi)容等，經(jīng)公安機關(guān)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱。查閱涉密檔案，應(yīng)按照國家保密法律法規(guī)辦理相關(guān)手續(xù)。3.社會公眾查閱檔案，應(yīng)根據(jù)具體情況，按照規(guī)定程序辦理查閱手續(xù)。一般需提供有效身份證件，說明查閱事由，經(jīng)檔案管理部門審核同意后，可查閱公開的檔案信息。（三）利用方式1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案查閱室，為利用者提供查閱場所。利用者可直接查閱紙質(zhì)檔案或通過檔案管理系統(tǒng)查閱電子檔案。2.對于利用者需要復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)按照規(guī)定辦理手續(xù)，經(jīng)檔案管理部門同意后，由檔案管理人員代為復(fù)印或摘錄，并加蓋檔案查閱專用章。3.檔案管理部門應(yīng)積極開展檔案信息資源開發(fā)利用工作，根據(jù)公安工作和社會需求，編寫檔案參考資料、專題匯編等，為利用者提供更加便捷的服務(wù)。八、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)逐步實現(xiàn)公安檔案管理的信息化，建立涵蓋檔案收集、整理、保管、利用等全過程的檔案管理信息系統(tǒng)，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）系統(tǒng)功能1.檔案錄入與管理：實現(xiàn)檔案信息的電子化錄入，包括文件題名、日期、保管期限、檔號等內(nèi)容，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，方便檔案的存儲和檢索。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、日期、保管期限等進行檢索，快速準(zhǔn)確地查找所需檔案信息。3.利用管理：記錄檔案利用情況，包括利用者信息、利用時間、利用內(nèi)容等，實現(xiàn)對檔案利用的有效管理。4.安全管理：設(shè)置用戶權(quán)限管理功能，確保檔案信息的安全，防止非法訪問和數(shù)據(jù)泄露。5.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)：定期對電子檔案數(shù)據(jù)進行備份，并具備數(shù)據(jù)恢復(fù)功能，保障數(shù)據(jù)的安全性和完整性。（三）數(shù)據(jù)錄入與維護1.檔案管理部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)檔案信息的錄入工作，確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整。2.定期對檔案管理信息系統(tǒng)進行維護和更新，及時錄入新形成的檔案信息，刪除已銷毀的檔案記錄，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實際檔案情況一致。九、檔案工作監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門定期對各部門檔案工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、保管、利用等工作情況。2.對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，督促各部門限期整改，確保檔案工作規(guī)范有序進行。（二）考核評價1.建立檔案工作