PAGE城建檔案查閱利用制度一、總則（一）目的為加強公司城建檔案的管理，規(guī)范城建檔案的查閱利用行為，充分發(fā)揮城建檔案在公司工程建設(shè)、管理等工作中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、各項目團隊以及與公司有業(yè)務(wù)往來的相關(guān)單位和個人在查閱利用公司城建檔案時的管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標準，確保城建檔案查閱利用工作合法合規(guī)。2.安全保密原則在保障城建檔案信息安全的前提下，做好保密工作，防止檔案信息泄露，維護公司利益。3.服務(wù)利用原則以服務(wù)公司工程建設(shè)、管理等工作為宗旨，積極為查閱利用者提供便利，提高檔案利用效率。二、城建檔案的范圍與分類（一）范圍1.公司各類工程項目從規(guī)劃、設(shè)計、施工到竣工驗收等全過程形成的具有保存價值的文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖紙、圖表、聲像資料等。2.與工程項目相關(guān)的會議紀要、合同協(xié)議、技術(shù)交底、質(zhì)量檢驗報告、安全記錄等文件。3.公司在城市建設(shè)管理方面形成的各類文件，如規(guī)劃審批文件、土地使用文件、環(huán)保文件等。（二）分類1.工程前期文件包括項目立項批復(fù)、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證等。2.工程設(shè)計文件涵蓋初步設(shè)計、施工圖設(shè)計、設(shè)計變更等相關(guān)圖紙及說明。3.工程施工文件包含施工組織設(shè)計、施工日志、技術(shù)交底記錄、材料檢驗報告、隱蔽工程驗收記錄、分項分部工程質(zhì)量驗收記錄等。4.工程監(jiān)理文件如監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則、監(jiān)理月報、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評估報告等。5.工程竣工驗收文件包括竣工驗收報告、工程質(zhì)量保修書、竣工圖等。6.其他相關(guān)文件如與工程項目有關(guān)的會議紀要、合同協(xié)議、往來信函、聲像資料等。三、查閱利用申請與審批（一）申請1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱利用城建檔案的，應(yīng)由部門負責(zé)人填寫《城建檔案查閱利用申請表》，注明查閱利用的目的、內(nèi)容、范圍等。2.與公司有業(yè)務(wù)往來的相關(guān)單位和個人申請查閱利用城建檔案的，應(yīng)提交單位介紹信或個人身份證明，并填寫《城建檔案查閱利用申請表》，詳細說明查閱利用的用途。（二）審批1.《城建檔案查閱利用申請表》由申請人所在部門負責(zé)人簽字后，提交至公司檔案管理部門。2.檔案管理部門對申請進行審核，重點審查申請的合理性、必要性以及查閱利用內(nèi)容是否涉及保密等問題。3.對于一般性查閱利用申請，檔案管理部門負責(zé)人審批即可；對于涉及重要檔案、機密檔案或可能對公司利益產(chǎn)生重大影響的查閱利用申請，需報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)審批同意后，檔案管理部門向申請人出具《城建檔案查閱利用審批單》，明確查閱利用的時間、地點、方式等要求。四、查閱利用方式與要求（一）查閱方式1.現(xiàn)場查閱申請人可在檔案管理部門指定的場所進行現(xiàn)場查閱，檔案管理人員應(yīng)提供必要的查閱設(shè)備和環(huán)境，并進行現(xiàn)場監(jiān)督。2.復(fù)制對于確需復(fù)制的城建檔案，申請人應(yīng)在《城建檔案查閱利用審批單》中注明復(fù)制的內(nèi)容、數(shù)量等，經(jīng)審批同意后，由檔案管理人員按照規(guī)定的程序進行復(fù)制。復(fù)制方式包括復(fù)印、掃描、拍照等，復(fù)制件應(yīng)與原件核對無誤，并加蓋檔案管理部門印章。3.借閱因工作需要長期使用城建檔案的，可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管所借檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、污損、抽取、撤換檔案內(nèi)容。（二）查閱利用要求1.查閱利用者應(yīng)嚴格遵守檔案管理部門的各項規(guī)章制度，愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損、折疊、撕毀等。2.查閱利用過程中，如需摘錄或引用檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并注明出處。3.查閱利用結(jié)束后，查閱利用者應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進行認真檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時查明原因并追究責(zé)任。4.涉及公司機密的城建檔案，查閱利用者應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。如需對外提供檔案信息，應(yīng)按照公司相關(guān)保密規(guī)定辦理審批手續(xù)。五、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案整理與保管1.負責(zé)公司城建檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，確保檔案資料的齊全、完整、準確。2.按照檔案保管要求，妥善保管城建檔案，做好檔案的防潮、防蟲、防火、防盜等工作，定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案安全。（二）查閱利用服務(wù)1.受理查閱利用申請，對申請進行審核和登記，為查閱利用者提供必要的指導(dǎo)和幫助。2.根據(jù)審批結(jié)果，為查閱利用者提供檔案查閱、復(fù)制、借閱等服務(wù)，確保查閱利用工作順利進行。3.對查閱利用情況進行記錄，包括查閱利用時間、內(nèi)容、人員等，定期對查閱利用記錄進行整理和歸檔。（三）監(jiān)督與管理1.對查閱利用現(xiàn)場進行監(jiān)督，確保查閱利用者遵守檔案管理規(guī)定，保護檔案安全。2.對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題及時與查閱利用者溝通解決，并做好記錄。3.定期對城建檔案查閱利用制度的執(zhí)行情況進行總結(jié)和分析，針對存在的問題提出改進措施和建議。六、保密與安全管理（一）保密措施1.對涉及公司機密的城建檔案，應(yīng)劃定保密等級，嚴格限制查閱利用范圍。2.檔案管理人員應(yīng)與查閱利用者簽訂保密協(xié)議，明確雙方的保密責(zé)任和義務(wù)。3.在檔案查閱利用場所設(shè)置必要的保密設(shè)施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，防止無關(guān)人員進入。4.對檔案查閱利用過程進行全程監(jiān)控，確保檔案信息不被泄露。（二）安全管理1.加強檔案保管場所的安全防范措施，配備必要的消防、防盜、防潮、防蟲等設(shè)備，并定期進行檢查和維護確保設(shè)備正常運行。2.對電子檔案應(yīng)采取加密存儲、備份等安全措施，防止電子檔案數(shù)據(jù)丟失或被篡改。3.在檔案查閱利用過程中，如發(fā)生檔案損壞、丟失等情況，檔案管理人員應(yīng)及時報告，并采取相應(yīng)的補救措施，同時查明原因，追究相關(guān)人員的責(zé)任。七、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)審批擅自查閱利用城建檔案。2.查閱利用過程中違反檔案管理規(guī)定，如涂改、污損、抽取、撤換檔案內(nèi)容等。3.轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓所借城建檔案。4.泄露檔案機密信息。5.其他違反本制度的行為。（二）處理措施1.對于一般違規(guī)行為，檔案管理部門應(yīng)及時向違規(guī)者發(fā)出警告，責(zé)令其立即改正，并記錄在案。2.對于情節(jié)較重的違規(guī)行為，公司將對違規(guī)者進行通報批評，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的經(jīng)濟處罰。3.對于嚴重違規(guī)行為，如泄露公司機密信息、造成檔案重大損失等，公司將依法依規(guī)追究違規(guī)者的法