PAGE醫(yī)院科研檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)醫(yī)院科研檔案管理，確?？蒲袡n案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮科研檔案在醫(yī)院科研工作和管理決策中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》及國家有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于醫(yī)院各科室、各部門及全體科研人員在科研活動(dòng)中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則醫(yī)院科研檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由醫(yī)院檔案管理部門歸口負(fù)責(zé)，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.完整準(zhǔn)確原則科研檔案應(yīng)全面、準(zhǔn)確地反映科研活動(dòng)的全過程，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和完整性。3.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于科研人員查閱和利用，提高檔案的使用效率，為醫(yī)院科研工作服務(wù)。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定醫(yī)院科研檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)醫(yī)院科研檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.建立科研檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的計(jì)算機(jī)管理，提高檔案管理的信息化水平。4.定期對(duì)科研檔案進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定程序銷毀已到保管期限的檔案。5.負(fù)責(zé)向醫(yī)院內(nèi)部及外部提供科研檔案的查閱、借閱等服務(wù)，并做好登記和統(tǒng)計(jì)工作。6.對(duì)各科室、各部門的科研檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。（二）科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)本項(xiàng)目科研檔案的收集、整理和歸檔工作，確保項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確。2.按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將科研項(xiàng)目各階段形成的文件材料移交歸檔，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助檔案管理部門做好科研檔案的鑒定、銷毀等工作。（三）各科室、各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本科室、本部門科研項(xiàng)目檔案的日常管理，指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理和保管工作。2.督促本科室、本部門科研人員及時(shí)將科研文件材料移交歸檔，配合檔案管理部門做好檔案管理工作。三、科研檔案的收集與整理（一）收集范圍1.科研項(xiàng)目立項(xiàng)階段：項(xiàng)目申請書、可行性研究報(bào)告、任務(wù)書、開題報(bào)告、查新報(bào)告等。2.科研項(xiàng)目研究階段：實(shí)驗(yàn)方案、實(shí)驗(yàn)記錄、原始數(shù)據(jù)、調(diào)查問卷、測試報(bào)告、中期檢查報(bào)告等。3.科研項(xiàng)目結(jié)題階段：結(jié)題報(bào)告、驗(yàn)收報(bào)告、成果鑒定證書、專利證書、論文發(fā)表及獲獎(jiǎng)情況等。4.科研合作與交流活動(dòng)：合作協(xié)議、學(xué)術(shù)會(huì)議資料、學(xué)術(shù)講座記錄、對(duì)外交流材料等。5.科研設(shè)備購置與管理：設(shè)備購置申請、合同、驗(yàn)收報(bào)告、使用記錄、維護(hù)保養(yǎng)記錄等。6.科研經(jīng)費(fèi)管理：經(jīng)費(fèi)預(yù)算、決算報(bào)告、經(jīng)費(fèi)使用審批表、報(bào)銷憑證等。（二）收集要求1.科研人員應(yīng)及時(shí)將科研活動(dòng)中形成的各類文件材料收集齊全，確保檔案的完整性。2.文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.收集的文件材料應(yīng)符合檔案管理的規(guī)范要求，采用耐久性強(qiáng)的書寫材料和載體。（三）整理方法1.按照科研項(xiàng)目的類別和時(shí)間順序進(jìn)行分類整理，同一項(xiàng)目的文件材料應(yīng)集中在一起。2.對(duì)每份文件材料進(jìn)行編號(hào)，編制目錄，注明文件名稱、日期、來源等信息。3.對(duì)科研數(shù)據(jù)、圖表等應(yīng)進(jìn)行整理和標(biāo)注，確保其清晰、準(zhǔn)確、完整。4.對(duì)科研項(xiàng)目的電子文件應(yīng)進(jìn)行備份，并按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行整理存儲(chǔ)。四、科研檔案的分類與編號(hào)（一）分類方法1.項(xiàng)目類別分類根據(jù)科研項(xiàng)目的性質(zhì)和特點(diǎn)，分為基礎(chǔ)研究、應(yīng)用研究、開發(fā)研究等類別。2.學(xué)科分類按照醫(yī)院的學(xué)科設(shè)置，分為臨床醫(yī)學(xué)、基礎(chǔ)醫(yī)學(xué)、藥學(xué)、護(hù)理學(xué)等學(xué)科。3.時(shí)間分類按照科研項(xiàng)目的立項(xiàng)時(shí)間、研究時(shí)間、結(jié)題時(shí)間等進(jìn)行分類。（二）編號(hào)規(guī)則1.科研檔案編號(hào)采用“項(xiàng)目類別代碼+學(xué)科代碼+年份+項(xiàng)目序號(hào)”的形式。2.項(xiàng)目類別代碼：按照上述分類方法，用大寫字母表示，如基礎(chǔ)研究用“J”表示，應(yīng)用研究用“Y”表示等。3.學(xué)科代碼：按照醫(yī)院學(xué)科設(shè)置，用兩位數(shù)字表示，如臨床醫(yī)學(xué)用“01”表示，基礎(chǔ)醫(yī)學(xué)用“02”表示等。4.年份：用四位數(shù)字表示，如2023年表示為“2023”。5.項(xiàng)目序號(hào)：按照科研項(xiàng)目立項(xiàng)的先后順序，用三位數(shù)字表示，如第1個(gè)項(xiàng)目表示為“001”。例如，某醫(yī)院2023年立項(xiàng)的第5個(gè)臨床醫(yī)學(xué)應(yīng)用研究項(xiàng)目的檔案編號(hào)為：Y012023005。五、科研檔案的保管與保護(hù)（一）保管期限1.科研檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案：具有重要?dú)v史價(jià)值、科學(xué)價(jià)值或?qū)︶t(yī)院科研工作有重大影響的檔案，如科研成果獎(jiǎng)勵(lì)證書、專利證書、重大科研項(xiàng)目檔案等。3.長期保管的檔案：保管期限為16年至50年的檔案，如一般科研項(xiàng)目檔案、科研合作協(xié)議等。4.短期保管的檔案：保管期限為15年以下的檔案，如科研項(xiàng)目的階段性文件材料、臨時(shí)性科研活動(dòng)檔案等。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.電子檔案應(yīng)采用磁帶備份、光盤刻錄、硬盤存儲(chǔ)等多種方式進(jìn)行備份，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。3.對(duì)重要的科研檔案應(yīng)進(jìn)行復(fù)制，分別保存于不同的地點(diǎn)，以防萬一。（三）保護(hù)措施1.定期對(duì)科研檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。2.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的可讀性。3.加強(qiáng)對(duì)檔案庫房的管理，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入庫房，防止檔案丟失、損壞或泄密。六、科研檔案的利用與借閱（一）利用范圍1.醫(yī)院內(nèi)部科研人員、管理人員因科研工作需要查閱科研檔案。2.醫(yī)院外部單位因合作研究、學(xué)術(shù)交流等需要查閱醫(yī)院科研檔案。（二）利用方式1.查閱：科研人員可直接到檔案管理部門查閱科研檔案，檔案管理部門應(yīng)提供必要的查閱條件，并做好查閱登記。2.借閱：因特殊情況需要借閱科研檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用要求1.查閱和借閱科研檔案應(yīng)遵守檔案管理規(guī)定，愛護(hù)檔案，不得擅自涂改、損壞、抽取、撤換或標(biāo)注檔案內(nèi)容。2.查閱和借閱檔案的人員應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得將檔案帶出檔案管理部門。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意。3.查閱和借閱檔案的人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。七、科研檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則：檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)科研檔案進(jìn)行鑒定，一般每五年進(jìn)行一次全面鑒定。2.價(jià)值鑒定原則：根據(jù)科研檔案的歷史價(jià)值、科學(xué)價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。（二）鑒定組織成立科研檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、科研管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)學(xué)科專家等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)科研檔案進(jìn)行鑒定，并提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：鑒定人員直接對(duì)每份檔案進(jìn)行審查，判斷其價(jià)值和保管期限。2.綜合分析法：綜合考慮科研項(xiàng)目的性質(zhì)、規(guī)模、研究成果等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面分析和評(píng)估。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定，確無保存價(jià)值的科研檔案，應(yīng)編制銷毀清冊。2.銷毀清冊應(yīng)包括檔案