PAGE大案檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司大案檔案的管理，確保大案檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮大案檔案在公司經(jīng)營管理、決策支持、風(fēng)險防控等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)涉及重大案件（以下簡稱“大案”）的檔案管理工作，包括但不限于重大經(jīng)濟糾紛案件、重大刑事案件、重大行政案件等。（三）定義1.大案檔案：指公司在處理大案過程中形成的，具有保存價值的各種形式和載體的文件材料，包括但不限于案件受理材料、調(diào)查取證材料、法律文書、會議記錄、往來信函等。2.檔案管理部門：指公司設(shè)立的負責(zé)檔案管理工作的部門，承擔大案檔案的收集、整理、保管、利用等職責(zé)。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：大案檔案由檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映大案處理的全過程，不得篡改、偽造檔案信息。3.保密性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)和公司保密制度，對大案檔案中的敏感信息予以保密，防止信息泄露。4.高效利用原則：在確保檔案安全和保密的前提下，充分發(fā)揮大案檔案的作用，為公司經(jīng)營管理提供及時、有效的支持。二、大案檔案的收集與整理（一）收集范圍1.案件受理階段：包括案件來源材料、立案審批文件、授權(quán)委托書等。2.調(diào)查取證階段：包括調(diào)查計劃、調(diào)查記錄、證據(jù)材料、證人證言等。3.法律程序階段：包括起訴書、答辯狀、庭審記錄、判決書、裁定書等法律文書。4.內(nèi)部溝通與協(xié)調(diào)階段：包括會議紀要、請示報告、領(lǐng)導(dǎo)批示等。5.與案件相關(guān)的其他材料：如和解協(xié)議、調(diào)解記錄、執(zhí)行情況報告等。（二）收集要求1.各承辦部門應(yīng)在大案處理過程中及時收集相關(guān)文件材料，并按照檔案管理的要求進行整理和分類。2.對于重要的文件材料，應(yīng)收集原件；如無法收集原件，應(yīng)收集經(jīng)核對無誤的復(fù)印件，并注明原件保存地點。3.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，簽字蓋章齊全。（三）整理方法1.按照大案處理的流程和時間順序，對收集到的文件材料進行分類整理。2.每類文件材料應(yīng)按照重要程度和時間先后順序進行排列，并編制頁碼。3.對于具有關(guān)聯(lián)性的文件材料，應(yīng)進行合并整理，形成一個完整的案卷。4.在案卷封面和卷內(nèi)目錄上，應(yīng)準確填寫案件名稱、年度、保管期限、密級等信息。三、大案檔案的保管（一）保管期限大案檔案的保管期限根據(jù)案件的性質(zhì)和重要程度確定，一般分為永久、長期和短期三種。1.永久保管：對于涉及公司重大利益、具有重要歷史價值或?qū)疚磥戆l(fā)展具有重大影響的大案檔案，應(yīng)永久保管。2.長期保管：對于涉及公司重要業(yè)務(wù)、具有一定歷史價值或?qū)窘?jīng)營管理有較大參考作用的大案檔案，保管期限為[X]年。3.短期保管：對于一般性的大案檔案，保管期限為[X]年。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案：應(yīng)存放在專門的檔案庫房內(nèi)，按照檔案類別和保管期限進行分類存放，并配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.電子檔案：應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并進行備份。備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時，應(yīng)建立電子檔案的索引和目錄，便于查詢和利用。（三）檔案庫房管理1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標準。2.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案的安全和完整。3.嚴禁在檔案庫房內(nèi)吸煙、使用明火或存放易燃、易爆物品。4.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材和安全防護設(shè)備，并定期進行檢查和維護。四、大案檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱大案檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。2.外部單位因司法調(diào)查、審計等工作需要查閱大案檔案的，應(yīng)按照國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.內(nèi)部查閱：查閱人應(yīng)填寫《大案檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容和查閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門審批。檔案管理部門審批通過后，查閱人應(yīng)在檔案管理人員的陪同下查閱檔案，并做好查閱記錄。2.外部查閱：外部單位查閱大案檔案的，應(yīng)提交單位介紹信、查閱人員有效身份證件等材料，并填寫《大案檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容和查閱期限等信息。經(jīng)公司法律合規(guī)部門審核同意后，提交檔案管理部門審批。檔案管理部門審批通過后，查閱人應(yīng)在檔案管理人員的陪同下查閱檔案，并做好查閱記錄。查閱過程中，檔案管理人員應(yīng)嚴格監(jiān)督查閱人，確保檔案信息不被泄露。（三）利用限制1.查閱大案檔案時，查閱人不得擅自涂改、抽取、撤換、銷毀檔案材料。2.未經(jīng)檔案管理部門同意，查閱人不得將檔案帶出檔案庫房或復(fù)制檔案內(nèi)容。3.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密或個人隱私的大案檔案，應(yīng)嚴格按照公司保密制度進行管理，限制查閱范圍和利用方式。五、大案檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則大案檔案的鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、準確及時的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和可靠性。（二）鑒定組織公司成立大案檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門、法律合規(guī)部門、財務(wù)部門等相關(guān)人員組成。鑒定工作小組負責(zé)對到期的大案檔案進行鑒定，并提出鑒定意見。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性：檢查檔案是否齊全、完整，是否有缺頁、破損等情況。2.檔案的準確性：核對檔案內(nèi)容是否真實、準確，是否與實際情況相符。3.檔案的價值：評估檔案對公司經(jīng)營管理、決策支持、風(fēng)險防控等方面的價值。4.保管期限：根據(jù)檔案的鑒定結(jié)果，確定檔案是否仍需繼續(xù)保管，以及保管期限是否需要調(diào)整。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定工作小組鑒定后，確無保存價值的大案檔案，由檔案管理部門編制《大案檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱、年度、保管期限、銷毀原因等信息。2.《大案檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人審核簽字后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，由檔案管理部門組織實施銷毀工作。銷毀工作應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進行，確保檔案被徹底銷毀。4.銷毀工作完成后，檔案管理人員應(yīng)在《大案檔案銷毀清冊》上簽字確認，并將銷毀清冊歸檔保存。六、大案檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標建立大案檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)大案檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對大案檔案進行掃描、圖像處理等數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.系統(tǒng)開發(fā)：開發(fā)大案檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的錄入、存儲、檢索、借閱、統(tǒng)計等功能。3.安全保障：建立健全大案檔案管理信息系統(tǒng)的安全保障體系，確保檔案信息的安全和保密。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定及時將大案檔案錄入管理信息系統(tǒng)，并確保錄入信息的準確、完整。2.檔案管理人員應(yīng)定期對管理信息系統(tǒng)進行維護和更新，確保系統(tǒng)的正常運行。3.利用管理信息系統(tǒng)查閱大案檔案時，應(yīng)按照系統(tǒng)操作流程進行操作，并做好查閱記錄。4.加強對大案檔案管理信息系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的人員訪問系統(tǒng)。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門公司內(nèi)部審計部門負責(zé)對大案檔案管理工作進行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.大案檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.大案檔案的收集、整理、保管、利用等工作是否符合規(guī)定。3.大案檔案管理信息系統(tǒng)的運行情況。4.大案檔案鑒定與銷毀工作是否規(guī)范。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：內(nèi)部審計部門定期對大案檔案管理工作進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。2.不定期抽查：內(nèi)部審計部門不定期對大案檔案管理工作進行抽查，對發(fā)現(xiàn)的問題進行及時糾正。3.專項檢查：針對大案