PAGE合同檔案保管制度一、總則（一）目的為加強公司合同檔案管理，確保合同檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，提高合同檔案的利用價值，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門簽訂的各類合同檔案的保管、查閱、借閱、銷毀等管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：合同檔案由公司指定的檔案管理部門集中統(tǒng)一保管，確保檔案管理的規(guī)范化和標準化。2.真實完整原則：合同檔案應如實反映合同簽訂、履行的全過程，保證檔案內容的真實性和完整性。3.安全保密原則：采取必要的安全保密措施，防止合同檔案的泄露、損毀和丟失。4.方便利用原則：在確保安全保密的前提下，充分考慮公司各部門對合同檔案的利用需求，提供便捷的查閱和借閱服務。二、合同檔案的范圍（一）合同文本1.公司與外部單位簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務合同、技術合同、借款合同等。2.公司內部各部門之間簽訂的涉及經(jīng)濟往來、權利義務關系的協(xié)議、合同等。（二）合同相關文件1.合同談判過程中的往來函件、會議紀要、談判記錄等。2.合同審批過程中的請示、批復、審批意見等。3.合同履行過程中的補充協(xié)議、變更協(xié)議、解除協(xié)議等。4.合同履行過程中的交付憑證、驗收報告、結算單據(jù)、發(fā)票等。5.與合同相關的其他文件、資料，如擔保文件、保險單據(jù)等。三、合同檔案的收集與整理（一）收集1.合同簽訂部門應在合同簽訂后[X]個工作日內，將合同文本及相關文件原件或復印件一式兩份提交至檔案管理部門。2.合同履行過程中產生的補充協(xié)議、變更協(xié)議、解除協(xié)議等相關文件，合同履行部門應在協(xié)議簽訂后[X]個工作日內提交至檔案管理部門。3.合同履行過程中的交付憑證、驗收報告、結算單據(jù)、發(fā)票等文件，合同履行部門應在文件形成后[X]個工作日內提交至檔案管理部門。4.檔案管理部門應定期對各部門提交的合同檔案進行檢查，確保合同檔案的及時收集。（二）整理1.檔案管理部門收到合同檔案后，應按照合同類別、年度、保管期限等進行分類整理。2.每份合同檔案應編制檔案編號，編號應具有唯一性，便于查詢和管理。3.合同檔案應按照檔案編號順序依次排列，裝入檔案盒，并在檔案盒上標明合同類別、年度、保管期限等信息。4.合同檔案應編制目錄，目錄應包括合同編號、合同名稱、簽訂日期、簽訂單位、合同金額、保管期限等內容，便于查閱和檢索。四、合同檔案的保管（一）保管期限1.合同檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的合同檔案：涉及公司重大權益、重要資產、核心業(yè)務等方面的合同檔案，如公司的重大投資合同、長期租賃合同、重要技術合同等。長期保管的合同檔案：保管期限為[X]年的合同檔案，主要包括公司的一般業(yè)務合同、普通服務合同等。短期保管的合同檔案：保管期限為[X]年的合同檔案，主要包括公司的臨時性業(yè)務合同、一次性服務合同等。2.合同檔案的保管期限從合同履行完畢或終止之日起計算。（二）保管要求1.檔案管理部門應設置專門的合同檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保合同檔案的安全保管。2.合同檔案應分類存放，不同保管期限的合同檔案應分別存放，便于查找和管理。3.合同檔案應整齊排列，不得隨意堆放，確保檔案的有序存放。4.檔案管理部門應定期對合同檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好檢查記錄。5.對破損、褪色的合同檔案，檔案管理部門應及時進行修復或復制，確保檔案的完整性。五、合同檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內部各部門因工作需要查閱合同檔案的，應填寫《合同檔案查閱申請表》，注明查閱合同檔案的名稱、編號、查閱目的、查閱內容等信息，并經(jīng)部門負責人簽字同意后，提交至檔案管理部門。2.檔案管理部門收到《合同檔案查閱申請表》后，應進行審核，審核通過后，安排專人負責提供查閱服務，并做好查閱記錄。查閱記錄應包括查閱日期、查閱人姓名、查閱合同檔案名稱、編號、查閱內容等信息。3.查閱合同檔案時，查閱人應在檔案管理部門指定的地點進行查閱，不得將合同檔案帶出檔案庫房。如需復印合同檔案，應經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理復印手續(xù)。4.查閱人應愛護合同檔案，不得在合同檔案上涂改、標記、污損、抽取、撤換等，如有違反，檔案管理部門有權停止其查閱，并追究其責任。（二）借閱1.公司外部單位因工作需要借閱合同檔案的，應填寫《合同檔案借閱申請表》，注明借閱合同檔案的名稱、編號、借閱目的、借閱期限等信息，并經(jīng)公司相關部門負責人簽字同意后，提交至檔案管理部門。2.檔案管理部門收到《合同檔案借閱申請表》后，應進行審核，審核通過后，報公司分管領導審批。經(jīng)公司分管領導審批同意后，檔案管理部門方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱合同檔案時，借閱人應出具單位介紹信或身份證明，并按照規(guī)定簽訂《合同檔案借閱承諾書》，承諾遵守公司合同檔案管理規(guī)定，按時歸還借閱的合同檔案，不得將合同檔案轉借他人或用于其他非借閱目的。4.借閱合同檔案的期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，借閱人應提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)檔案管理部門同意后方可延長。5.借閱人應妥善保管借閱的合同檔案，不得在合同檔案上涂改、標記、污損、抽取、撤換等，如有違反，檔案管理部門有權收回借閱的合同檔案，并追究其責任。6.借閱人應按時歸還借閱的合同檔案，如因特殊原因不能按時歸還的，應提前向檔案管理部門說明情況，并辦理續(xù)借手續(xù)。逾期未還的，檔案管理部門有權采取相應措施，如停止其借閱權限、追究其責任等。六、合同檔案的保密（一）保密措施1.檔案管理部門應建立健全合同檔案保密制度，明確保密責任，加強對合同檔案管理人員的保密教育和培訓。2.合同檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，不得泄露合同檔案的內容和信息。在工作中，應妥善保管合同檔案，防止檔案丟失、被盜、被篡改等情況的發(fā)生。3.對涉及公司商業(yè)秘密、技術秘密、財務秘密等重要信息的合同檔案，應采取加密存儲、專人保管等特殊保密措施。4.在合同檔案查閱、借閱過程中，檔案管理部門應嚴格控制查閱、借閱范圍，對涉及保密內容的合同檔案，應限制查閱、借閱人員，并要求查閱、借閱人員簽訂保密協(xié)議。（二）保密責任追究1.對違反合同檔案保密制度，泄露合同檔案內容和信息的人員，公司將視情節(jié)輕重，給予相應的紀律處分；構成犯罪的，將依法追究其刑事責任。2.因合同檔案管理人員失職、瀆職等原因，導致合同檔案丟失、被盜、被篡改等情況發(fā)生的，公司將視情節(jié)輕重，給予相應的紀律處分；給公司造成損失的，公司將依法要求其承擔賠償責任。七、合同檔案的銷毀（一）銷毀條件1.合同檔案保管期限屆滿，且已無利用價值的，可以進行銷毀。2.合同檔案因自然災害、意外事故等原因造成損壞、無法修復，且已無利用價值的，可以進行銷毀。3.合同檔案涉及的事項已履行完畢，且已無利用價值的，可以進行銷毀。（二）銷毀程序1.檔案管理部門應定期對保管期限屆滿或已無利用價值的合同檔案進行清理，編制《合同檔案銷毀清單》，清單應包括合同檔案編號、合同名稱、簽訂日期、保管期限等內容。2.《合同檔案銷毀清單》經(jīng)檔案管理部門負責人審核簽字后，報公司分管領導審批。經(jīng)公司分管領導審批同意后，檔案管理部門方可組織實施合同檔案的銷毀工作。3.合同檔案的銷毀工作應指定專人負責，